12 частых ошибок в бухгалтерском учете

Учетный отдел представляет собой единый механизм. Поломка одной детали влечет за собой сбой во всех смежных операциях. Ниже разобраны 10 наиболее распространенных промахов, которые часто совершаются в бухгалтерии, их последствия и способы профилактики.

Данный перечень сформирован на базе реального опыта аудиторских проверок и комплексного обслуживания множества организаций.

Суть проблемы. Специалист ошибочно полагает, что принципы фиксации затрат и поступлений в интересах бизнеса (бухучет) и для государства (налоговый учет) совпадают. На практике эти нормы серьезно разнятся. Налоговый учет подчиняется Налоговому кодексу РФ и опирается на выбранный режим налогообложения. Бухучет, в свою очередь, базируется на законе 402-ФЗ и ФСБУ. Зачастую требования НК РФ и ПБУ/ФСБУ кардинально расходятся (к примеру, в вопросах начисления амортизации или учета премиальных выплат).

Чем грозит? Возникновением недоимки по НДС или налогу на прибыль. Если затраты учтены по канонам бухучета, но НК РФ лимитирует или запрещает их, инспекторы аннулируют такие списания. Итогом станет доначисление налогов, выставление пеней и штрафных санкций (в размере 20% от суммы долга).

Как избежать? Организовать обособленный учет в требуемых ситуациях либо внедрить продвинутое программное обеспечение, самостоятельно выявляющее расхождения (согласно ПБУ 18/02). Ясно осознавать рамки действия статей Налогового кодекса.

Суть проблемы. Предприятие опирается на типовой образец политики, скачанный в сети много лет назад, либо просто из года в год дублирует старые формулировки. В то же время законодательная база и внутренние бизнес-процессы давно трансформировались, а в программе 1С заданы совершенно иные параметры.

Чем грозит? Учетная политика выступает своеобразным «главным законом» бухгалтерии. Именно этот акт в первую очередь изучают аудиторы и налоговики. Если зафиксированные в документе методы противоречат фактическим проводкам или свежим правовым нормам, ФНС вправе признать данные учета недостоверными. Это спровоцирует перерасчет налоговой базы не в пользу фирмы и штрафы за серьезные искажения учета.

Как избежать? Формировать документ индивидуально под специфику предприятия, отказавшись от скачанных «рыб». Каждый год пересматривать положения учетной политики. Это должен быть рабочий инструмент, отвечающий современным стандартам и текущим реалиям вашей фирмы. Настройки базы 1С обязаны полностью с ним совпадать.

Суть проблемы. Фирма регулярно выписывает премии, выдает средства под отчет, компенсирует персоналу затраты на сотовую связь или транспорт, однако официальные Положения (о командировках, о премировании и прочие), легализующие такие расходы, отсутствуют.

Чем грозит? Налоговая инспекция сочтет подобные траты экономически нецелесообразными. Как следствие: эти суммы вычеркнут из расходов при расчете налога на прибыль, а сверху начислят НДФЛ и страховые взносы. Кроме того, возрастает вероятность проигрыша в судебных тяжбах с работниками.

Как избежать? Подготовить и официально утвердить комплект внутренних актов: регламенты премирования, правила направления в служебные поездки, порядок компенсации корпоративной мобильной связи и аналогичные документы.

Суть проблемы. Первичные документы (УПД, акты, договоры, товарные накладные) выступают базисом любого учета. ФНС отвергнет любые затраты, если они не подкреплены грамотно заполненными бумагами.
Распространенные недочеты:
● Бумаги от партнера затерялись или вообще не были отправлены.
● Документация не завизирована или подписана неправомочным лицом (к примеру, уволенным работником).
● Дата оформления акта предшествует дате подписания контракта.
● Применение графических редакторов или скан-копий вместо внедрения ЭДО или хранения оригиналов.

Чем грозит? В ходе проверки налоговики квалифицируют данные расходы как необоснованные. Инспектор исключит их из затрат, произведет доначисление налога на прибыль и НДС (если применялся вычет), добавив к этому штрафы и пени.

Как избежать?

1. Максимально переходить на электронный документооборот (ЭДО). Это наиболее надежный вариант.
2. Закрепить за конкретным сотрудником обязанность по сбору оригиналов и делать систематические сверки.
3. Включить в тексты договоров ответственность поставщика за своевременную передачу закрывающих бумаг.

Суть проблемы. Продукция уже прибыла на складские полки, а закрывающие документы от продавца задержались на пару недель. Специалист проводит поставку «вчерашним днем» или, наоборот, не ставит активы на приход до получения УПД. Либо оприходует партию на общий склад, хотя физически она отправлена в розничную точку.

Чем грозит? Возникает путаница с товарными остатками. Программа показывает наличие 100 единиц товара, тогда как на складе их всего 80. Невозможно реализовать позицию, которой нет на балансе, или происходит продажа «воздуха». Все это влечет искажение себестоимости и итогового финансового результата.

Как избежать? Активировать в 1С функцию учета неотфактурованных поставок (приемка ТМЦ без сопроводительных документов). Систематически инициировать сверку данных между работниками склада и бухгалтерией.

Суть проблемы. Подобный недуг часто поражает торговые и производственные организации. В себестоимость забывают включить транспортные издержки или, наоборот, добавляют туда непрофильные статьи (например, маркетинговые расходы). Иногда подводят настройки учетной политики в 1С (задан метод ФИФО, хотя расчет должен идти «по средней»).

Чем грозит? Руководство теряет понимание реального заработка. Владелец бизнеса радуется рентабельности в 30% по отчетам, а в реальности компания функционирует в убыток или балансирует на нуле. Это провоцирует ошибочные управленческие шаги (например, предоставление губительных скидок) и приводит к неправильному расчету налога на прибыль.

Как избежать? В учетной политике требуется детально зафиксировать состав прямых затрат (формирующих себестоимость) и перечень косвенных расходов. Периодически инспектировать параметры базы 1С (алгоритм закрытия 20, 25 и 26 счетов, способ оценки МПЗ).

Суть проблемы. Закрывающий акт за декабрь прошедшего года проводится в программе февралем или январем нового года по причине того, что «поставщик поздно прислал бумаги».

Чем грозит? Нарушается базовый принцип временной определенности фактов хозяйственной жизни. Происходит искажение базы по налогу на прибыль сразу за оба периода (в одном занижен, в другом завышен). Возникает потребность в сдаче корректировочных отчетов и появляется угроза санкций за грубое искажение учетных правил.

Как избежать? Проводить хозяйственные операции строго в том временном отрезке, к которому они фактически относятся, не привязываясь к дате получения физической бумаги. Применять счет «Неотфактурованные поставки» или создавать резервы под предстоящие расходы.

Суть проблемы. Полное отсутствие первичных документов, легализующих сделку, или дефекты в ключевых реквизитах (отсутствующая подпись, неправильная дата, слишком обобщенное наименование услуг).

Чем грозит? В бухгалтерии действует непреложный закон: «Нет правильно оформленного документа — нет расхода». ФНС аннулирует такие издержки, доначисляет прибыль и отклоняет вычеты по НДС.

Как избежать? Утвердить строгий регламент контроля всей входящей документации. Запретить принятие к учету дефектных бланков. Активнее переходить на систему ЭДО, которая исключает подавляющее большинство технических ошибок.

Суть проблемы. Ревизия имущества осуществляется исключительно на бумаге «для галочки»: цифры из 1С просто переписываются в инвентаризационный акт. В реальности никто не пересчитывает кассу и не осматривает склады.

Чем грозит? Компания утрачивает контроль над собственными активами. Это прямая дорога к недостачам, порче и пересортице. Цифры в вашем балансе теряют связь с действительностью. Финансовые отчеты превращаются в фикцию, поскольку не подтверждены реальным наличием имущества. При аудиторской или налоговой проверке любые расхождения будут трактоваться против вас (выявленная недостача признается внереализационным доходом).

Как избежать? Проводить полноценную годовую ревизию (перед формированием итогового отчета), а также практиковать внезапные выборочные проверки на протяжении года. Это дисциплинирует персонал и показывает реальную картину состояния активов.

Суть проблемы. Фирма пренебрегает созданием резервных фондов по сомнительным долгам, на оплату отпусков или под обесценение запасов, хотя для подавляющего числа организаций это строгая обязанность бухучета, а не право.

Чем грозит? Существенным искажением финансовой отчетности. Прибыль в балансе выглядит «дутой», хотя фактически средства заморожены в безнадежных долгах или неликвидном товаре. Владелец бизнеса может ошибочно вывести дивиденды из этой фиктивной прибыли, обескровив бизнес.

Как избежать? Анализировать состояние дебиторской задолженности и запасов перед подготовкой годового отчета. Начислять резерв на отпуска ежемесячно.

Суть проблемы. Сбои в «ручных» операциях или неверно заданные параметры автоматической выгрузки. К примеру, выручка от основной деятельности (счет 90) падает на прочие доходы (счет 91), либо капитальные вложения единовременно списываются в текущие затраты.

Чем грозит? Искажением строк Отчета о финансовых результатах и бухгалтерского баланса. Это вводит в заблуждение пользователей отчетности (банковских аналитиков, инвесторов) и способно спровоцировать отказ в кредитовании. Кроме того, подобные промахи влияют на исчисление некоторых налогов (например, налога на имущество).

Как избежать? Свести к минимуму ручные проводки. При оформлении нетиповых сделок опираться на План счетов и инструкцию по его применению. Выполнять внутренний аудит базы перед закрытием периода.

Суть проблемы. Игнорирование использования онлайн-касс (ККТ) в ситуациях, когда их применение обязательно. Еще одна частая оплошность — выплата зарплаты или подотчетных средств из наличной выручки, напрямую поступившей в кассу.

Чем грозит? Работа без пробития чека наказывается штрафом. Выплата заработной платы из «кассовой выручки» (минуя расчетный счет) — это серьезное нарушение правил ведения кассовых операций, за которое также предусмотрены крупные взыскания.

Как избежать? Строго придерживаться правила: вся наличная выручка должна быть изначально сдана в банк. Для обеспечения подотчетных нужд или выплаты вознаграждений персоналу деньги следует снимать с расчетного счета.

Не стоит дожидаться прихода налоговых инспекторов. Основную массу проблем можно обнаружить своими силами.

1. Экспресс-проверка в 1С. Это штатный инструмент, помогающий находить критические ошибки (незакрытые счета, кассовые разрывы, несостыковки по НДС).
2. Взаимосверка с контрагентами. Систематически (минимум раз в квартал) запрашивайте акты сверки у ключевых партнеров. Это подсветит расхождения по авансам и «первичке».
3. Сверка с ФНС. Закажите справку о состоянии расчетов с бюджетом в личном кабинете. Так вы сразу обнаружите неизвестные задолженности или необъяснимые переплаты. При обнаружении неточности её необходимо исправить. Обычно процесс сводится к подаче корректирующих деклараций («уточненкам») или оформлению бухгалтерских справок в текущем периоде (если год еще не закрыт).

У бизнеса есть два пути.
Путь первый — выстраивание жесткой системы внутреннего контроля. Это подразумевает внедрение ЭДО, наём компетентного главного бухгалтера, применение чек-листов для проверки операций и регулярное проведение внутреннего аудита.
Путь второй — делегирование учета на аутсорсинг. Профессиональная бухгалтерская компания несет финансовую ответственность за свои огрехи. Это избавляет руководителя от лишней головной боли и гарантирует ведение учета по стандартам с отслеживанием всех изменений законодательства.
В любом случае, финансирование бухгалтерии по остаточному принципу — это самая дорогая «экономия», которую может позволить себе предприниматель.