7.05.2020 (проверено на актуальность 20.07.2023)
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»
Коммерческие компании и частные предприниматели постоянно выдают деньги для хозяйственных нужд. Это так называемые подотчетные деньги, они строго учитываются финансовой службой ООО и отображаются в отчетных документах. Рассмотрим, как организовывается процесс выдачи и возврата, как производится внутренний учет расчетов с подотчетными лицами на примере.
Зачем выдаются средства
Деньги под отчет даются работникам ООО, когда необходимо купить недорогие ТМЦ или оплатить оказанные услуги. Но при этом важно, чтобы они были нужны для ведения хозяйственной деятельности компании. Средства выдаются также перед поездкой в командировку на приобретение билетов, оплату жилья и питание («суточные»).
Основанием для выдачи являются:
Основанием является один из перечисленных документов, а не оба.
Деньги выдаются удобным для работника способом:
Максимальный и минимальный размер аванса не регулируется. Однако перед поездкой по служебным делам согласно ТК РФ нужно дать работнику столько денег, чтобы им хватило на покупку билетов, проживание и суточные.
Основанием для выдачи являются:
- Заявление получателя.
- Распоряжения руководителя. В 9 из 10 случаев используется этот вариант.
Основанием является один из перечисленных документов, а не оба.
Деньги выдаются удобным для работника способом:
- Наличными с одновременным оформлением кассового документа;
- Безналичными на карточку сотрудника (личную или компании).
Максимальный и минимальный размер аванса не регулируется. Однако перед поездкой по служебным делам согласно ТК РФ нужно дать работнику столько денег, чтобы им хватило на покупку билетов, проживание и суточные.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Контроль использования выданных денег
После покупки товаров и услуг работник должен сдать отчет за полученные деньги перед. Работник предоставляет в бухгалтерию следующий пакет документов:
- Авансовый отчет. Для него можно брать типовой бланк или разработать собственную форму, но с обязательными реквизитами первичного бухгалтерского документа.
- Подтверждающие документы. Их роль играют чеки, оплаченные счета и другие бумаги, где отображены суммы потраченных средств.
В документе указываются реквизиты работника, а также подробно перечисляются все пункты трат с указанием реквизитов чеков. Все чеки приклеиваются или прикрепляются к отчету. После сдачи работник бухгалтерии отрывает корешок и отдает работнику. Тем самым сотрудник имеет подтверждение даты сдачи.
Контроль операций бухгалтером
После сдачи отчета бухгалтер выполняет контроль учета расчетов с подотчетными лицами.
Проверка целей расходования выданных средств
Бухгалтер устанавливает, для чего предназначался выданный аванса. После этого он проверяет отчетные документы и делает вывод о том, соответствуют ли траты изначально поставленным целям.
Если проверка прошла успешно, бухгалтер переходит к следующему этапу.
Если проверка прошла успешно, бухгалтер переходит к следующему этапу.
Проверка фактически потраченных средств
Возможны три разных варианта:
- Сотрудник уложился в аванс. Дополнительных действий не требуется, необходимо лишь приложить чеки.
- Потрачен не весь аванс. Излишек возвращается. Сделать это нужно не позднее срока, который предоставляется для проверки отчета. Эта норма введена указанием ЦБ 3210-У. Обратите внимание, что возврат аванса не учитывается с помощью контрольно-кассового аппарата, чек на эту сумму не выписывается.
- Сотрудник потратил больше денег, чем было в авансе. В этом случае компания компенсирует работнику излишне потраченные суммы. Однако для этого он должен подтвердить, что перерасход был сделан в интересах компании и в рамках той цели, на которую выдавался аванс.
Компенсация излишне потраченных средств производится в наличной форме или на карточку.
Подтверждение расходов
При проверке отчета специалист обязан проверить правильность заполнения самого документа и приложений к нему.
Для отчета принимаются только следующие бумаги:
- Чеки с онлайн-кассы или БСО, которые выдаются вместо чеков. Бухгалтер контролирует, чтобы информация в документах соответствовала друг другу.
- Акты и накладные — они подтверждают, что ТМЦ были действительно куплены.
Обязанность по окончательному внутреннему контролю расчетов с подотчетными лицами лежит на генеральном директоре, который утверждает отчетный документ. Сроки устанавливаются внутренними распоряжениями.
Как проверяются командировочные
Предоставить отчет нужно в 3-дневный срок. Если датой приезда оказался выходной, то считать начинают со следующего за ним рабочего дня.
Сотрудник предоставляет:
- Отчет в бумажной форме, составленный на бланке утвержденного образца.
- Чеки и БСО.
Учет расходов с подотчетными лицами после служебной поездки производится по аналогичной схеме, что и в описанном выше случае. Но есть несколько важных нюансов.
Подтверждение проезда
Билет на самолет, поезд или автобус ранее представлял собой БСО. Но с лета прошлого года транспортные компании не могут выдавать билеты на заранее напечатанных бланках. Они оформляются только через специальный кассовый аппарат, который отправляет чек в ФНС через оператора фискальных данных.
Если работник компании купил билет в интернете и предъявлял его в транспорте в электронной форме, то после возвращения этот документ распечатывается вместе с подтверждением его оплаты.
В качестве подтверждающего документа для электронного билета принимаются:
Подтверждением оплаты выступают:
Если работник летал на самолете, то дополнительно бухгалтеру предоставляется посадочный талон, в котором проставлены отметки о прохождении досмотра.
Если работник компании купил билет в интернете и предъявлял его в транспорте в электронной форме, то после возвращения этот документ распечатывается вместе с подтверждением его оплаты.
В качестве подтверждающего документа для электронного билета принимаются:
- Маршрут (квитанция) для авиаперевозок. Форма утверждена Приказом Министерства транспорта № 134;
- Купон электронного билета для поездки на поезде. Форма утверждена Приказом № 322;
- Квитанция электронного билета для других видов транспорта. Форма утверждена приказом № 116.
Подтверждением оплаты выступают:
- Чек кассового аппарата;
- Слип пластиковой карты либо чек терминала, который подтверждает списание средств с карты;
- Выписка из банка, подтверждающая списание средств на оплату билета;
- Иной финансовый документ, если он оформлен на БСО.
Если работник летал на самолете, то дополнительно бухгалтеру предоставляется посадочный талон, в котором проставлены отметки о прохождении досмотра.
Подтверждение проживания
Подтверждением расходов на отель может служит только копия чека из онлайн-кассы. БСО, изготовленные в типографии, не являются основанием для компенсации расходов. Принимаются только БСО, выданные автоматизированной системой отеля.
Если для отчета используется чек онлайн-кассы, то в нем печатаются дата заезда и выезда. Когда в чеке этих данных нет, в дополнение к нему выдается бланк строгой отчетности из автоматизированной системы.
Если для отчета используется чек онлайн-кассы, то в нем печатаются дата заезда и выезда. Когда в чеке этих данных нет, в дополнение к нему выдается бланк строгой отчетности из автоматизированной системы.
Суточные расходы
Размер суточных для работника и порядок и компенсации руководитель компании определяет самостоятельно и закрепляет это решение приказом. Также порядок оплаты суточных расходов в командировке может оговариваться отдельно в трудовом договоре с работником.
Нормативно-правовые акты не ограничивают размер суточных, однако если их сумма будет большой, они облагаются НДФЛ. Предельный размер необлагаемых суточных:
- Для командировок по России — 700 рублей;
- Для командировок за границу — 2500 рублей.
Обратите внимание, что работник не отчитывается за потраченные суточные и не предъявляет чеки за них. Они служат для компенсации дополнительных расходов, который он может понести в командировке. Чаще всего эти средства используются для питания.
Отражение операций в плане счетов
Для учета описываемых операций выделен отдельный активный счет. По дебету отражаются:
В кредите счета отражаются такие операции:
- Выдача денег. При оформлении проводки корреспондирующими счетами в кредите будут счета 50 или 51;
- Компенсация перерасходованных денежных средств. Корреспондирует с теми же счетами.
В кредите счета отражаются такие операции:
- Стоимость купленных работников товаров или оплаченных услуг. Счет корреспондирует с дебетом тех счетов, куда относятся эти расходы. Например «Основное производство» или «Материалы»;
- Размер потраченных на командировку средств. Корреспондирует с теми же счетами, что и в предыдущем пункте.
- Возврат не потраченного аванса. В этом случае в дебете будет опять стоят счета 50 или 51;
- Учет входящего НДС по купленным товарам и услугам. Корреспондирует со счетом 19.
Обратите внимание, что для учета входящего НДС работник помимо перечисленных ранее документов должен предоставить счета фактуры от компаний, которые платят налог на добавленную стоимость. В противном случае, даже если в чеке НДС выделено отдельной строкой, он может быть списан налоговой при проверке и начислена недоимка.
Учет расчетов с подотчетными лицами — трудоемкий участок учета, требующий повышенного внимания. Поэтому в крупных компаниях этим занимаются отдельные сотрудники. Если компания невелика, этот процесс можно поручить стороннему консалтинговому агентству на условиях аутсорсинга.
Учет расчетов с подотчетными лицами — трудоемкий участок учета, требующий повышенного внимания. Поэтому в крупных компаниях этим занимаются отдельные сотрудники. Если компания невелика, этот процесс можно поручить стороннему консалтинговому агентству на условиях аутсорсинга.
Советы бухгалтеру по контролю
Выданные авансы и командировочные относятся к прямым расходам компании и уменьшают налогооблагаемую базу. Поэтому сотрудники ФНС уделяют повышенное внимание проверке законности этих операций. Неправильно оформленные авансовые отчеты или отсутствие подтверждающих документов может стать основанием для доначисления налогов.
Поэтому на бухгалтера возлагается ответственность за контроль правильности оформления документов. Во избежание проблем при составлении авансового отчета рекомендуется заранее консультировать работников о том, какие документы он должен предоставить во время отчета.
Если авансовые отчеты и командировочные выдаются постоянно, целесообразно разработать и утвердить письменную инструкцию для лиц, получающих авансы. В документе рекомендуется подробно описать все реквизиты, которые должны присутствовать на фискальных документах.
Обратите внимание, что потраченные сотрудником деньги, которые не подтверждаются фискальными документами, при их невозврате считаются доходом работника и облагаются НДФЛ.
Только кассовый чек, который подтверждает оплату, не является основанием для включения расхода в отчет. Во многих случаях необходима также бумага, которая удостоверяет факт оказания услуги или получения товара. Однако если его нет, бухгалтер самостоятельно может заменить его при оприходовании.
Например, при покупке товара подотчетное лицо предоставило только чек. В этом случае приказом создается комиссия, которая принимает купленный товар у работника и оформляет акт приема-передачи с описанием купленных ТМЦ. После этого товар может быть оприходован.
Еще один важный момент — соответствие приобретенных товаров и услуг целям, на которые выдан аванс. Если они не соответствуют, это может также послужить основанием для снятия расходов и доначисления налогов. Например, если деньги выданы на приобретение канцелярии для офиса, нельзя приобретать корма для животных или смартфон.
Поэтому на бухгалтера возлагается ответственность за контроль правильности оформления документов. Во избежание проблем при составлении авансового отчета рекомендуется заранее консультировать работников о том, какие документы он должен предоставить во время отчета.
Если авансовые отчеты и командировочные выдаются постоянно, целесообразно разработать и утвердить письменную инструкцию для лиц, получающих авансы. В документе рекомендуется подробно описать все реквизиты, которые должны присутствовать на фискальных документах.
Обратите внимание, что потраченные сотрудником деньги, которые не подтверждаются фискальными документами, при их невозврате считаются доходом работника и облагаются НДФЛ.
Только кассовый чек, который подтверждает оплату, не является основанием для включения расхода в отчет. Во многих случаях необходима также бумага, которая удостоверяет факт оказания услуги или получения товара. Однако если его нет, бухгалтер самостоятельно может заменить его при оприходовании.
Например, при покупке товара подотчетное лицо предоставило только чек. В этом случае приказом создается комиссия, которая принимает купленный товар у работника и оформляет акт приема-передачи с описанием купленных ТМЦ. После этого товар может быть оприходован.
Еще один важный момент — соответствие приобретенных товаров и услуг целям, на которые выдан аванс. Если они не соответствуют, это может также послужить основанием для снятия расходов и доначисления налогов. Например, если деньги выданы на приобретение канцелярии для офиса, нельзя приобретать корма для животных или смартфон.
Типичные ошибки при учете расходов
Во избежание проблем с налоговой службой бухгалтер должен вовремя и тщательно контролировать следующие направления:
Наиболее частыми ошибками бухгалтера по авансовым отчетам являются:
- Правильность составления отчетов и подачу их бухгалтеру;
- Трату денежных средств по целевому назначению;
- Наличие чеков и их соответствие установленной форме;
- Отражение авансов в бухгалтерских отчетах.
Наиболее частыми ошибками бухгалтера по авансовым отчетам являются:
- Возмещение работнику расходов, которые не подлежат возмещению согласно действующим нормативно-правовым актам;
- Возмещение расходов сверх установленных лимитов. Например, если сотрудник летел в бизнес-классе вместо эконом без предварительного согласования с руководителем;
- Компенсация командировочных расходов при поездках на один день, если работник имел возможность вернуться домой;
- Неправильное определение длительности командировки для выдачи суточных;
- Ошибки при возмещении расходов на проживание, если работник жил в гостинице на пути следования к конечной точке.
Нормативно-правовые акты обязывают вести аналитический учет по каждому авансу. Для этого целесообразно использовать журнал выдачи сумм, в котором сортировать данные по подотчетным лицам. В этом случае можно легко отследить сроки, в течение которых работник должен сдать документы в бухгалтерию.
Для контроля производится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. Она проходит ежегодно, что позволяет вовремя выявить и исправить недостатки до проверки налоговой службы. Однако если компания в своей деятельности постоянно выдает авансовые отчеты и часто отправляет сотрудников в командировки, имеет смысл увеличить частоту проведения проверок и делать их раз в полгода или квартал.
Для контроля производится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. Она проходит ежегодно, что позволяет вовремя выявить и исправить недостатки до проверки налоговой службы. Однако если компания в своей деятельности постоянно выдает авансовые отчеты и часто отправляет сотрудников в командировки, имеет смысл увеличить частоту проведения проверок и делать их раз в полгода или квартал.
Ваша компания постоянно выдает авансы и отправляет работников в командировки? Хотите организовать контроль расчетов с подотчетными лицами, но не можете выделить на это направление отдельного бухгалтера? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Мы предоставляем консультационные услуги и ведем бухгалтерский учет на условиях аутсорсинга.
Наши специалисты могут проверить правильность отражения операций в учете и оформления документов, а также взять на себя дальнейшее ведение этого направления. Для связи с менеджерами воспользуйтесь указанным на сайте телефоном.
Наши специалисты могут проверить правильность отражения операций в учете и оформления документов, а также взять на себя дальнейшее ведение этого направления. Для связи с менеджерами воспользуйтесь указанным на сайте телефоном.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Остались вопросы? Напишите нам!