Обзор изменений для кадровика: ведение воинского учета и обязательные кадровые документы

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора

С 1 января 2025 года в области кадрового учета вступят в силу важные законодательные изменения. Во-первых, будет отменен мораторий на проверки трудовой инспекцией, что означает усиление контроля за соблюдением трудового законодательства в компаниях. Во-вторых, вводится единый электронный реестр воинского учета для организации. Теперь компании, которые обязаны вести воинский учет, должны быть готовы к проверкам и соблюдению всех требований законодательства. В этой статье рассмотрим, что ждет кадровиков в 2025 году и как подготовиться к изменениям.

С 2025 года введен единый электронный реестр воинского учета для работодателя, в котором будет собрана информация обо всех организациях, подлежащих воинскому учету. Это изменение усиливает контроль со стороны проверяющих органов и требует от работодателей своевременной постановки организации на воинский учет. Кадровики должны будут регулярно обновлять информацию в реестре и взаимодействовать с военкоматами.

Основные действия по ведению воинского учета в организации для кадровика:

1. Постановка организации на воинский учет. Если ваша компания еще не встала на учет, рекомендуется сделать это как можно скорее, чтобы избежать штрафов и проблем с проверками. Постановка включает в себя подготовку необходимых документов и уведомление военкомата о численности и категориях сотрудников, подлежащих учету
2. Регулярная проверка воинского учета в организациях. После постановки на учет компании нужно будет ежегодно сверяться с военкоматом. Для этого необходимо подготовить отчетные документы и провести внутреннюю проверку соответствия всех кадровых данных.
3. Обновление данных в электронном реестре. С внедрением единого электронного реестра воинского учета для организации кадровики обязаны оперативно обновлять информацию о сотрудниках, подлежащих воинскому учету. В случае изменений в составе персонала или иных обстоятельств, связанных с воинским учетом, данные в реестре должны быть актуализированы.
4. Соблюдение законодательства. Ведение воинского учета в организации — это не просто формальность. При проверке инспекторами любой недочет может привести к штрафам. Поэтому рекомендуется регулярно проводить внутренний аудит учета.

С усилением контроля и отменой моратория на проверки особое внимание следует уделить перечню обязательных кадровых документов. Несоблюдение требований к ведению этих документов может повлечь серьезные штрафы, которые составляют от 30 000 до 100 000 рублей для организаций и от 1 000 до 20 000 рублей для должностных лиц.

Перечень обязательных кадровых документов в организации 2024:

1. Учредительные документы. Актуализированные уставы, решения общих собраний участников/учредителей.
2. Локальные нормативные акты:
• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положение о защите персональных данных.
• Положение об оплате труда.
• Положение о премировании (если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре).
3. График отпусков на 2024 год.
4. Штатное расписание.
5. Табель учета рабочего времени за год.
6. Приказы по основной деятельности и личному составу.
7. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
8. Трудовые книжки и личные карточки работников.
9. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
10. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей.
11. Журнал учета мероприятий по контролю.
12. Должностные инструкции (если есть ссылка на должностную инструкцию в трудовом договоре).
13. Документы о материальной ответственности:
• Договор о полной индивидуальной материальной ответственности (если есть материально ответственные лица).
• Договор о коллективной материальной ответственности (если ведется соответствующая работа).
14. Перечень должностей с ненормированным рабочим днем (если есть такой режим работы).
15. График сменности (если введена сменная работа).
16. Положение о неразглашении коммерческой тайны (если в трудовом договоре закреплено соблюдение тайны).

Важно: список обязательных кадровых документов должен регулярно проверяться кадровиком на актуальность и соответствие действующему законодательству. Несоблюдение требований по оформлению или хранению этих документов может стать причиной штрафов при проверках.

Пример: Компания, у которой отсутствует график отпусков или он не утвержден на текущий год, рискует быть оштрафованной на сумму до 50 000 рублей. Также любые несоответствия в трудовых договорах или их отсутствие ведут к серьезным финансовым санкциям.

С 2025 года компании столкнутся с ужесточением контроля в сфере кадрового учета. Введение единого электронного реестра воинского учета для работодателя потребует от кадровиков особой внимательности при работе с данными, подлежащими воинскому учету. Наряду с этим, отмена моратория на проверки трудовой инспекцией означает, что каждая организация должна тщательно проверить, имеются ли у нее все необходимые кадровые документы.

Правильное ведение воинского учета и своевременное обновление перечня обязательных кадровых документов поможет избежать штрафов и обеспечит выполнение норм трудового законодательства. Если у вас возникнут вопросы или вам нужна помощь в проверке документов, специалисты готовы прийти на помощь и подготовить вашу организацию к новым требованиям.