Кадровое сопровождение сотрудника

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Независимо от специфики и вида деятельности, каждая компания обязана обеспечить правильное кадровое сопровождение сотрудников. Уход в ежегодный оплачиваемый отпуск, перевод работника в другой отдел, предоставление дополнительных дней в виде неоплачиваемого отпуска — это лишь малая часть кадровых операций, которые требуют грамотного документального оформления.

Под кадровым сопровождением сотрудника в первую очередь подразумевается деятельность, связанная с документированием операций, связанных с работниками компании. Сюда можно отнести: движение кадров, учет рабочего времени, расчеты с персоналом и т.д.

Основными нормативными документами, регламентирующими порядок ведения кадрового делопроизводства, представлены в следующем перечне:

• Трудовой кодекс РФ,
• Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1,
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225,
• ГОСТ Р 6.30−2003, ГОСТ Р 7.0.8−2013.

В целом, кадровое сопровождение работника включает в себя широкий спектр задач, а именно: подготовка штатного расписания, составление кадровых приказов, разработка должностных инструкций, ведение табеля учета рабочего времени, заполнение личных карточек и т.д.

В соответствии с установленным законом порядком каждое юридически значимое событие, связанное с кадрами, должно оформляться соответствующим документом.

Рассмотрим более подробно отдельные разновидности кадровых бумаг:

1. Приказы по кадрам — любое кадровое движение должно производиться на основании приказа, изданного руководителем организации. Это может быть выход в отпуск, увольнение сотрудника, прием на работу и т.д.

Для этого документа отсутствует единая обязательная форма, поэтому предприятие может самостоятельно разработать шаблон и утвердить его в составе своей внутренней документации.

Если же бланк приказа не разработан, то можно использовать единые унифицированные формы (№ Т-1, № Т-1а, № Т-5 и др.).

Независимо от внешнего вида кадрового приказа, он должен содержать в себе обязательные сведения, предусмотренные в ТК РФ.

К примеру, если это приказ о предоставлении отпуска, то здесь должно быть указано полное имя сотрудника, вид отпуска, его продолжительность, номер и дата документа. Работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

2. Личная карточка работника — это кадровый документ, в котором собраны все сведения о конкретном сотруднике. Такая бумага подготавливается на каждого человека, находящегося в штате конкретной организации.

Для личной карточки утверждена унифицированная форма № Т-2 (Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1). Однако ее использование не обязательно. Начиная с 2013 года, предприятия могут использовать собственные шаблоны этого документа.

Личная карточка включает в себя такие стандартные сведения:

• общая информация (ФИО работника, место рождения, гражданство, образование и т.д.),
• сведения о воинском учете,
• информация о приеме на работу и переводе,
• об аттестации,
• о повышении квалификации работника,
• о профессиональной переподготовке,
• о полученных наградах,
• сведения об отпусках,
• льготы, на которые вправе рассчитывать конкретный работник,
• дополнительная информация,
• сведения об увольнении (этот раздел заполняется в случае ухода из организации).

3. Положение о защите персональных данных — в соответствии с действующим законодательством работодатель обязан обеспечить конфиденциальность личных сведений его сотрудников (имя, место жительства, начисляемая заработная плата и т.д.).

Чтобы обеспечить единый подход при работе с персональными данными кадров каждая организация должна разработать соответствующее положение.

Как правило, оно состоит из следующих разделов: общие положения, понятие и состав персональных данных кадров, порядок работы с такой информацией, круг лиц, имеющих доступ к личным сведениям о кадрах, защита персональных данных и ответственность за их разглашение.

С таким положением должен ознакомиться каждый работник, имеющий доступ к персональным данным. При этом он одновременно несет материальную, административную и уголовную ответственность.