Как должностная инструкция выручает в трудовых отношениях

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Должностные инструкции в трудовом праве не являются обязательными. Большая часть работодателей и наемных работников считают их анахронизмом, а контролирующие органы не наказывают компании за отсутствие этих документов. Однако на самом деле наличие этого документа позволяет разрешить большую часть спорных ситуаций, защитить права работника и работодателя. Рассмотрим, что из себя представляет этот документ, зачем он нужен и какую пользу приносит.

Само определение термина «должностная инструкция» приведено в письме № 3042−6-0, подготовленном Рострудом в 2007 году. Под ним понимают документ, в котором описаны:

• Задачи, которые решает работник на своем месте;
• Квалификационные требования к нему;
• Права и обязанности сотрудника;
• Ответственность за невыполнение трудовых обязанностей.

Наличие должностной инструкции дает возможность четко распределить права и обязанности между сотрудниками и руководителями подразделений, а затем требовать их исполнения и применять санкции в случае нарушения.

Если руководитель компании письменно не зафиксирует права и обязанности сторон, возможно возникновение конфликтных ситуаций между сторонами. Ведь работник будет уверен, что он не должен делать работу, а работодатель не будет иметь инструментов для применения санкций к нему.

Должностная инструкция является внутренним нормативным документом компании. Она может устанавливать собственные правила, но в рамках требований трудового законодательства и других законодательных актов. Также она должна соответствовать трудовому и коллективному договорам, заключенным с работниками.

Должностная инструкция в трудовых отношениях не является обязательной. Однако пользы от нее достаточно много, чтобы в обязательном порядке разработать и принять этот документ в дополнение к трудовому договору.

Этот документ четко устанавливает требования, которым должен соответствовать работник при поступлении на работу. Например, уровень владения программным обеспечением, знания языков, стаж работы на аналогичной должности. Если эти требования будут зафиксированы письменно, в дальнейшем можно мотивировать отказ в приеме или увольнение сотрудника при несоответствии им занимаемой должности.

Кроме того, инструкция упрощает составление штатного расписания и расчет зарплаты. Согласно трудовому кодексу, уровень платы труда зависит от следующих факторов:

• Квалификации сотрудника;
• Сложности работы;
• Количества затраченного труда.

Если в компании несколько сотрудников работают на аналогичных должностях, базовая заработная плата у них будет одинаковой. Однако некоторые из работников могут работать больше или лучше, что необходимо поощрять материально. Сделать это можно как раз на основе должностной инструкции. В ней можно устанавливать различные виды материальных и иных поощрений, а также способы их начисления. Также можно предусмотреть материальную ответственность за ошибки в работе. Работники будут получать достойное вознаграждение и понимать схему его начисления.

Еще одно основание для использования должностной инструкции — увольнение работника в связи с тем, что он не может выполнять возложенные на него задачи. Согласно трудовому законодательству уволить сотрудника руководитель компании может только в том случае, если он не выполняет свои обязанности, что зафиксировано документально. Однако в трудовом договоре может отсутствовать полный перечень обязанностей работника, следовательно и уволить его за это нарушение будет невозможно. Должностная инструкция позволяет решить эту проблему.

Аналогично обстоят дела и с привлечением к дисциплинарной ответственности. Если возникает спор между работником и работодателем, доказательством правоты последнего будет как раз инструкция, в которой прописаны обязанности сотрудника. Если не предоставить этот документ, велика вероятность восстановления работника по решению суда с выплатой зарплаты за дни вынужденного прогула.

Зачем нужна должностная инструкция? Аргументы в пользу использования этого документа следующие:

1. Документ может пригодиться при приеме сотрудников на работу. На основе зафиксированных в нем обязанностей можно определить перечень требований и отсеять кандидатов до собеседования с мотивировкой отказа.

Если для конкретной должности нет инструкции, специалист по подбору персонала не может понять, какой сотрудник лучше подойдет для решения стоящих задач. Кроме того, согласно статье 64 ТК при отказе в приеме на работу работодатель должен дать мотивированное обоснование отказа. То есть указать, что именно не подошло ему при собеседовании.

2. Инструкция помогает оценить пригодность сотрудника для работы на конкретной должности. Если работник не может выполнять определенные обязанности, его можно уволить согласно статье 71 ТК. При этом в мотивировочной части можно указать, какие именно обязанности из инструкции он не смог выполнить.

Обратите внимание, что наличие в трудовом договоре оговорки об испытательном сроке не дает основания уволить сотрудника, если он не справился с работой. Для этого работодатель должен доказать, что этот факт имел место. А если должностной инструкции нет, невозможно указать конкретные причины в мотивировочной части приказа об увольнении.

3. Инструкция дает возможность распределить права и обязанности между сотрудниками внутри компании и облегчить их замену при необходимости.

Работодатели сталкиваются с ситуациями, когда работники срочно увольняются или не могут исполнять свои обязанности по другим причинам. В этом случае можно найти ему замену, но сложно объяснить, что именно следует делать на этой должности. Если в компании имеется должностная инструкция, то работник сможет быстро сориентироваться и приступить к работе с минимальной задержкой.

4. Должностная инструкция позволяет обосновать мотивировочные выплаты и разный размер зарплаты сотрудников на одинаковых должностях.

Согласно требованиям трудового законодательства, если работник, кроме своих обязанностей, замещает своего коллегу или совмещает несколько должностей с увеличением объема работы, он получает дополнительную оплату. Однако, чтобы иметь основание для выплаты, необходимо доказать, что объем работы увеличился и не соответствует изначальному на конкретной должности. Кроме того, наличие инструкции позволяет назначить стимулирующие выплаты, если работник делает больше, чем предусмотрено его должностью.

5. С помощью должностной инструкции можно обосновать расходную часть, на которую уменьшается доход при расчете налога на прибыль. В нее могут быть включены компенсационные выплаты работникам (а питание, проезд, оплату телефона). С одной стороны, это позволит оптимизировать налоговую нагрузку, с другой — пресечь злоупотребления при начислении компенсаций.

Если компенсации не будут предусмотрены инструкцией, их нельзя отнести в расходную часть. В противном случае возможны проблемы с налоговой инспекцией.

6. Инструкция позволяет разрешить спорную ситуацию. Она может возникнуть при неисполнении работником своих обязанностей.

Уволить сотрудника можно только в случае, если доказать это неисполнение. Однако по названию должности часто непонятно, что именно должен делать, например «секретарь» или «менеджер». Но если круг обязанностей четко прописан в инструкции, проблема решается автоматически.

Обязательна ли должностная инструкция к трудовому договору? Нет, не обязательна. Нужна ли она для регулирования отношений между работником и работодателем? Да, польза от нее несомненна. Но только в случае правильного составления с учетом требований законодательных актов.