Бухгалтерский учет на условиях аутсорсинга – выбор лучшего варианта

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Основным фактором, которым обусловлена передача бухгалтерии на аутсорсинг, является экономия средств на оплате труда бухгалтера и обеспечении его рабочим местом. Но при этом из поля зрения руководителя предприятия выпадают другие важные факторы, которые нужно учитывать при выборе исполнителя этой услуги.

Вести бухгалтерию на условиях аутсорсинга могут различные исполнители. От правильности выбора среди возможных вариантов зависит не только стоимость, но и качество бухгалтерского учета. Иногда копеечная экономия выливается в серьезные материальные потери.

Рассмотрим подробнее, почему аутсорсинг лучше, чем штатный бухгалтер, и кому целесообразно поручать ведение бухучета на предприятиях малого и среднего бизнеса.

Аутсорсинг предполагает передачу задач по ведению бухгалтерского учета специализированной компании, которая оказывает эти услуги. Учет может быть передан полностью или в определенном объеме (какой-то отдельный его участок).

Штатный бухгалтер может быть заменен одним из трех вариантов компаний:

1. Индивидуальный предприниматель. В качестве ИП обычно регистрируется квалифицированный бухгалтер, который самостоятельно ведет бухгалтерию своих клиентов. Для экономии средств он не имеет офиса и работает удаленно у себя дома. Либо он может время от времени приходить в офис компании и вести учет на компьютере заказчика.

2. Маленькая аутсорсинговая компания. В этом случае исполнитель нанимает небольшой штат бухгалтеров, которые вели бухучет на небольших ООО или у ИП. При заключении договора за вашим предприятием закрепляется один сотрудник, который ведет бухгалтерию. Такой компании можно передавать на аутсорсинг часть функций бухгалтерии или вес объем работ.

3. Крупное консалтинговое агентство. Такой исполнитель имеет несколько подразделений, которые специализируются на конкретных сферах учета. Все бизнес-процессы в таких компаниях четко организованы и регламентированы, установлен действенный контроль за правильностью ведения учета.

Рассмотрим особенности каждого из вариантов.

ИП в качестве бухгалтера-аутсорсера работает один. Поэтому заказчик может надеяться только на его квалификацию и экспертность в вопросах учета. Если нужно отразить в учете сложную операцию, с которой бухгалтер ранее не сталкивался, могут возникнуть сложности и ошибки.

Также необходимо понимать, что при обращении к ИП возможны такие непредвиденные ситуации:

• Если ИП откажется с вами работать, заболеет или уйдет в отпуск по уходу за ребенком, бухгалтерский учет нужно будет срочно передавать другому исполнителю. Возникает путаница в документации, предприятие не может предоставить нужные справки, руководитель не получает оперативную информацию о финансовом состоянии, нет возможности оперативно заключить нужную сделку, совершить платеж.
• У индивидуального предпринимателя и его заказчика отсутствуют инструменты для контроля правильности бухгалтерского учета. Для этих целей нужно привлекать внешнего аудитора или обращаться к консалтинговым агентствам, что требует дополнительных затрат.
• Если ИП ведет учет на своем программном обеспечении, существует вероятность утери базы данных с бухгалтерским учетом компании. Также остается риск потери первичных бухгалтерских документов.

Единственный плюс — экономия. ИП берет за свою работу меньше всего денег. Но в случае ошибок в учете, которые будут обнаружены контролирующими органами, предприятие теряет существенно больше денег на оплату штрафов, пени и недоимок. Страхование рисков и возмещение убытков отсутствует.

В компании, которая ведет бухгалтерию, обычно работает не один штатный бухгалтер, а несколько специалистов. Однако работать с вашей компанией будет один. Причем он не специализируется на конкретной сфере. Но в случае необходимости может попросить помощи у своих коллег.

Особенности сотрудничества с такой компанией состоят в следующем:

• Есть возможность получить дополнительную помощь от бухгалтеров-коллег, однако часто среди них не оказывается специалиста в конкретной сфере учета;
• При болезни или беременности сотрудника, который ведет учет вашего предприятии, его заменяют на новый. Однако все равно возникают задержки при решении сложных и оперативных задач, так как передача дела не происходит мгновенно. Кроме того, сразу после передачи возможны ошибки в учете до тех пор, пока новый работник не вникнет в ваши дела.
• Не предусмотрено автоматизированной системы контроля над бухгалтерским учетом, за исключением встроенных средств CRM-системы;
• Электронная база данных с бухгалтерией вашего предприятия хранится на сервере компании, поэтому защищена. Однако возможны случаи утери из-за несвоевременного бекапирования и доступ к ней посторонних из-за плохой организации защиты данных.

Аутсорсинг бухгалтерии обходится дороже, чем у ИП. В некоторых случаях, если это предусмотрено договором, компания, которая оказывает услуги, возмещает ущерб от ошибок в учете. Однако из-за недостатка собственных оборотных средств сумма такой «страховки» обычно невелика. А перечень случаев, при которых возможно возмещение, ограничен.

В такой компании работает много бухгалтеров, причем они специализируются на учете в различных сферах экономики. Поэтому при заключении договора за заказчиком закрепляют специалиста в определенной области. При необходимости сложные вопросы решаются с помощью сотрудников других отделов — аудиторов, адвокатов и т. п.

Передача бухгалтерии на аутсорсинг в профессиональное агентство имеет такие плюсы:

• В компании, которая ведет бухгалтерию, разработан и внедрен четкий регламент передачи дел с помощью внутренней CRM. Поэтому в случае болезни, отпуска, декрета какого-то сотрудника его функции автоматически передаются другому без задержек и путаницы. Преемственность учета сохраняется постоянно.
• В крупном агентстве используются сложные учетные приложения, с помощью которых автоматизируются бизнес-процессы, связанные с бухгалтерским учетом. Предусмотрены внутренние и внешние механизмы контроля, благодаря которым исключаются ошибки при отражении хозяйственных операций в учете и начислении налогов.
• Базы данных с бухгалтерской информацией хранятся удаленно в защищенных центрах данных и постоянно резервируются для защиты от утери данных.

Ответственность аутсорсинговой компании полностью страхуется, ущерб клиенту возмещается на 100%. Для каждого из заказчиков разрабатываются индивидуальные решения.

Аутсорсинг бухгалтерии позволяет отказаться от штатного бухгалтера. Поэтому платить ему заработную плату нет необходимости. Компания оплачивает услуги аутсорсинговой компании согласно договору. Размер оплаты зависит от объема предоставляемых услуг и устанавливается индивидуально.

Хотя стоимость услуг аутсорсинговой компании может быть больше, чем размер зарплаты бухгалтера (но не большой бухгалтерии), заказчик все равно экономит средства за счет следующих статей расходов:

• Налог на прибыль или УСН Д-Р
• Налоги на заработную плату бухгалтера.
• Покупка программ, компьютеров, справочников
• Подписка на периодические издания и повышение квалификации
• Отсутствие рабочего места.
• Отсутствие расходов на канцелярию.

Более того, если из-за неправильных действий аутсорсера предприятию будут доначислены налоги, пени и штрафы, либо заказчик понесет другие финансовые потери, связанные с ошибками в учете, они возмещаются согласно договору.

Нужен аутсорсинг бухгалтерии? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Мы являемся профессиональной консалтинговой компанией, которая оказывает услуги по ведению бухгалтерского и кадрового учета, а также консультирует субъектов предпринимательской деятельности по юридическим вопросам, связанным с налоговым и хозяйственным законодательством.

Для получения консультаций, расчета стоимости и заказа услуги обращайтесь к менеджерам по работе с клиентами по телефонам, указанным на сайте.