11.06.2020 (проверено на актуальность 20.07.2023)
Можно ли вести бухгалтерский учет вручную
Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»
Ведение бухгалтерии вручную допускается действующим законодательством и не влечет санкций со стороны налоговой службы или правоохранительных органов. Однако на практике этот способ не просто неудобный и дорогой, но и влечет за собой ухудшение отношений с контрагентами и ФНС. Ведь куда проще получить документы в электронной форме и провести их в своем учете, чем вводить из с бумажной накладной или счета-фактуры.
Рассмотрим подробнее, можно ли вести бухгалтерский учет вручную и как облегчить труд бухгалтера с использованием обычных офисных приложений без применения специализированных программ на платформе 1С Предприятие или их альтернатив.
Рассмотрим подробнее, можно ли вести бухгалтерский учет вручную и как облегчить труд бухгалтера с использованием обычных офисных приложений без применения специализированных программ на платформе 1С Предприятие или их альтернатив.
Какие программы можно использовать бухгалтеру
Ведение бухгалтерии без специальных программ подразумевает использование обычных приложений, которые есть на каждом компьютере. Наиболее распространенный вариант – это электронная таблица Excel или ее бесплатные аналоги.
Бухгалтера часто используют электронные таблицы для решения дополнительных задач:
В теории использовать электронную таблицу в качестве замены специализированной программы можно. Законодательство даже дает субъекту предпринимательство право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации (за исключением определенных документов). Но на практике такой подход требует совершения огромного количества однотипных операций, что на порядок увеличивает нагрузку на бухгалтера.
Кроме того, ручное ведение учета влечет с собой дополнительные риски:
Разработчики программного обеспечения предлагают огромное количество вариантов покупки учетных приложений и подписки на онлайн-сервисы. Поэтому ведение бухгалтерии вручную экономически выгодно только в том случае, если за месяц компания отражает в учете только 5-10 хозяйственных операций. В противном случае вести бухучет в соответствии с требованиями российского законодательства будет очень сложно.
Бухгалтера часто используют электронные таблицы для решения дополнительных задач:
- Ведение вспомогательных расчетов
- Составление отчетности для внутренних нужд и оперативного управления.
В теории использовать электронную таблицу в качестве замены специализированной программы можно. Законодательство даже дает субъекту предпринимательство право самостоятельно разрабатывать формы первичной документации (за исключением определенных документов). Но на практике такой подход требует совершения огромного количества однотипных операций, что на порядок увеличивает нагрузку на бухгалтера.
Кроме того, ручное ведение учета влечет с собой дополнительные риски:
- Многократно повышается возможность появления ошибок, вызванных человеческим фактором;
- Существенно увеличивается время поиска первичных документов в бумажных архивах. Помимо неудобства для руководителя, это вызывает сложности при подготовке ответов на запросы налоговой и предоставлении документов во время проверок;
- При ручном учете сложно получать сводные и аналитические данные для принятия управленческих решений. Связано это с отсутствием систематизации и невозможности сортировки или отбора по заданным критериям.
Разработчики программного обеспечения предлагают огромное количество вариантов покупки учетных приложений и подписки на онлайн-сервисы. Поэтому ведение бухгалтерии вручную экономически выгодно только в том случае, если за месяц компания отражает в учете только 5-10 хозяйственных операций. В противном случае вести бухучет в соответствии с требованиями российского законодательства будет очень сложно.
Основные требования к бухгалтерскому учету
Бухгалтер компании или индивидуального предпринимателя обязан документально отразить и правильно провести по регистрам бухучета все хозяйственные операции компании и выстроить их по датам совершения. На первый взгляд, эта задача легко решается с помощью простых приложений и бумажных журналов.
Однако сложности начинаются тогда, когда правоохранительные органы или должностные лица налоговой службы просят предоставить оригиналы или копии первичных документов, на основании которых сделана запись в бухучете. Ситуация еще более усложняется, когда нужно обнаружить и устранить выявленную ошибку.
Если процесс автоматизировать с помощью специальных программ, то после клика на проводке на экран выводится первичка, на основе которой были сделаны записи. В результате каждый из документов всегда находится в доступе у бухгалтера, он может проверить правильность его оформления.
Однако сложности начинаются тогда, когда правоохранительные органы или должностные лица налоговой службы просят предоставить оригиналы или копии первичных документов, на основании которых сделана запись в бухучете. Ситуация еще более усложняется, когда нужно обнаружить и устранить выявленную ошибку.
Если процесс автоматизировать с помощью специальных программ, то после клика на проводке на экран выводится первичка, на основе которой были сделаны записи. В результате каждый из документов всегда находится в доступе у бухгалтера, он может проверить правильность его оформления.
Еще один важный момент при ведении бухгалтерии – создание собственных первичных документов. Они нужны самой компании и контрагенту, который на их основе вносит изменения в свой бухгалтерский учет. Законом предусмотрена возможность использования трех видов первички:
При ведении бухгалтерского учета с помощью специальных программ первичка печатается уже заполненной по требованию бухгалтера или другого работника компании. А в некоторых случаях бумажные документы вовсе не используются, обмен юридически значимыми бумагами производится через операторов электронного документооборота.
Дополнительный плюс применения программ – автоматизация всех рутинных операций. Например, бухгалтеру достаточно ввести первичный документ в приложение и нажать на кнопку Провести. После чего происходят следующие действия:
При ручном ведении бухгалтерии невозможно вести аналитический учет в разрезе покупателей, продавцов, видов товаров, сумм налогов.
- Унифицированные бланки, изготовленные типографским способом;
- Бланки документов, загруженные со специализированных сайтов в интернете;
- Первичка, форма которой разработана самостоятельно.
При ведении бухгалтерского учета с помощью специальных программ первичка печатается уже заполненной по требованию бухгалтера или другого работника компании. А в некоторых случаях бумажные документы вовсе не используются, обмен юридически значимыми бумагами производится через операторов электронного документооборота.
Дополнительный плюс применения программ – автоматизация всех рутинных операций. Например, бухгалтеру достаточно ввести первичный документ в приложение и нажать на кнопку Провести. После чего происходят следующие действия:
- Внесение операции на счета бухгалтерского учета;
- Формирование аналитических отчетов с учетом новой операции;
- Пополнение номенклатуры товаров, которую затем можно использовать в других документах;
- Внесение записей в обязательные документы, которые требует составлять налоговая служба.
При ручном ведении бухгалтерии невозможно вести аналитический учет в разрезе покупателей, продавцов, видов товаров, сумм налогов.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Нужна ли экономия на ручном ведении учета
Единственным преимуществом ручного ведения бухгалтерии является отсутствие затрат на покупку специального программного обеспечения, а также оплату услуг по технической поддержке, если она предусмотрена лицензионным соглашением.
Минусов у ручного варианта намного больше:
- Вы или ваш бухгалтер не сможет оперативно составить и предоставить акт сверки расчетов и поставок контрагенту или его формирование займет много времени. А программа создаст акт за несколько секунд и отправит его по электронным каналам связи заинтересованному лицу.
- Большая нагрузка на бухгалтеров, вызванная отсутствием автоматизации, приводит к появлению большого количества ошибок. Например, неправильное проведение сверки приведет к тому, что вашей компании поставщик не доплатит деньги за поставленный товар или услугу.
- «Лоскутный учет» чреват накоплением большого количества ошибок в учете, выявить и устранить которые будет невозможно. Часто из-за применения нескольких неспециализированных приложений данные теряются, не стыкуются друг с другом и т. п.
- Иногда возникает ситуация, когда первичный документ дважды проводится по учету или не проводится вовсе. После этого для выявления ошибки бухгалтер тратит часы и дни своего рабочего времени, чтобы выявить и устранить расхождение в данных.
Обратите внимание, что ответственность за правильность ведения бухучета, начисление и уплату налоговых платежей несет руководитель компании. Поэтому его попытка экономии на приобретении программ может стать причиной доначислений крупных сумм, размер которых намного превышает цену приложения для бухгалтера.
Как снизить расходы
Для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии можно пользоваться специальным программным обеспечением. Однако в этом случае, помимо покупки самого ПО, нужно приобрести подходящие компьютеры, сервера, оборудовать рабочее место, обучить работников и следить за техническим состоянием IT-инфраструктуры.
Более эффективный способ организации бухгалтерского учета — передача этих функций сторонней компании на условиях аутсорсинга. В этом случае вы не беспокоитесь за организацию учета и не контролируете его правильность. Эти задачи решает аутсорсинговая компания, она несет материальную ответственность за достоверность внесенных данных.
Компания «Мегаконсалт» предлагает услуги по ведению бухучета для небольших, средних и крупных компаний. У нас есть специализированное ПО и квалифицированные специалисты, которые смогут отразить в учете наиболее сложные операции независимо от сферы вашей деятельности.
Для оформления заявки и получения консультаций по вопросу организации бухучета обращайтесь к нашим менеджерам по указанному на сайте телефону.
Более эффективный способ организации бухгалтерского учета — передача этих функций сторонней компании на условиях аутсорсинга. В этом случае вы не беспокоитесь за организацию учета и не контролируете его правильность. Эти задачи решает аутсорсинговая компания, она несет материальную ответственность за достоверность внесенных данных.
Компания «Мегаконсалт» предлагает услуги по ведению бухучета для небольших, средних и крупных компаний. У нас есть специализированное ПО и квалифицированные специалисты, которые смогут отразить в учете наиболее сложные операции независимо от сферы вашей деятельности.
Для оформления заявки и получения консультаций по вопросу организации бухучета обращайтесь к нашим менеджерам по указанному на сайте телефону.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Остались вопросы? Напишите нам!