• /
15.07.2020

Система внутреннего контроля бухгалтерского учета в организации

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора
От правильности бухгалтерского учета зависит отсутствие проблем с налоговыми органами, а также правильность принятия решений руководителем компании. Отсутствие контроля со стороны директора приводит к появлению хищений и других нарушений. Для предотвращения этих последствий необходимо периодически контролировать работу главбуха и бухгалтеров юридического лица.

Рассмотрим, как производится внутренний бухгалтерский контроль в организации, зачем он нужен и кто может его осуществлять.

Какие компании должны контролировать бухучет в обязательном порядке

Согласно закону 402-ФЗ организация бухгалтерского учета и внутреннего контроля является обязательной для юридических лиц, отчетность которых подвергается обязательному аудиту. Однако этот же нормативный документ предусматривает, что должностные лица компаний обязаны проверять совершаемые факты хозяйственной деятельности. Поэтому на практике все без исключения субъекты предпринимательской деятельности прибегают к внутреннему контролю.

Связано это с тем, что деятельность предпринимателей регулируется огромным количеством законов и подзаконных нормативных актов, которые в той или иной степени влияют на бухгалтерский учет. Отсутствие внутренних проверок рано или поздно приведет к умышленным или неумышленным нарушениям.

Они будут выявлены контролирующими органами и повлекут применение санкций. Поэтому экономически целесообразно понести затраты на организацию контроля, чем впоследствии платить штрафы и оправдываться в судах.

Цели внутреннего контроля бухгалтерского учета на предприятиях

Основной целью внутреннего контроля бухучета является обеспечение соблюдения работниками финансовой службы требований действующего законодательства и внутренних распоряжений, а также правильность отражения в учете текущих хозяйственных операций.

При правильной организации контроля удается избежать материального ущерба в виде пеней, доначислений и штрафных санкций со стороны государственных контролирующих органов.

Принципы внутреннего контроля бухгалтерии

При организации системы внутреннего контроля необходимо опираться на несколько основных принципов:

  • Контролировать работу бухгалтерии необходимо на всех управленческих уровнях и во всех без исключения подразделениях компании;
  • Для проведения контроля нужно привлекать сотрудников, которые благодаря своим полномочиям и функциям могут проверить деятельность подразделения и выявить возможные ошибки;
  • Полезный эффект от внутреннего контроля должен быть сопоставим с затратами на его организацию и проведение на предприятии.

Кто может выступать в качестве внутреннего ревизора

Согласно рекомендациям Министерства финансов контроль за бухгалтерским учетом на предприятии могут осуществлять:

  • Генеральный директор компании;
  • Группа из высшего руководства, которая коллегиально управляет компанией;
  • Главный бухгалтер, если контролируется деятельность подразделений бухгалтерии;
  • Иные специалисты, которые ведут бухгалтерский учет в компании;
  • Отдельный внутренний аудитор или подразделение компании, если оно предусмотрено штатным расписанием;
  • Отдельные сотрудники или подразделения компании, которые могут вести контроль согласно внутренним документам юридического лица или законодательным актам РФ;
  • Ревизионная комиссия, создаваемая для контроля работы акционерных обществ.

Обратите внимание, что список не является закрытым. Выполнять функции ревизора могут любые сотрудники и подразделения по желанию собственника. Однако при этом нужно учитывать, что они должны иметь необходимые знания для анализа бухгалтерии. Также рекомендуется назначать ревизоров так, чтобы исключить возможность сговора или подкупа проверяющих.

Организация внутреннего контроля бухучета

Процесс внутреннего контроля включает в себя четыре основных элемента.

1. Контрольная среда

На предприятии выбираются и внедряются основные принципы и стандарты деятельности юридического лица, которые впоследствии выступают основой для создания системы внутреннего контроля. В контрольной среде отражается культура управления юридическим лицом и формируется отношение наемных работников к контрольным мероприятиям.

2. Коммуникация

Второй элемент внутреннего контроля. Представляет собой способ распространения информации между сотрудниками, который нужен для проведения контроля. Например, при приеме на работу сотрудника обязательно знакомят с его должностными обязанностями и ответственностью, которую он может понести при нарушении.

3. Постановка системы контроля

Для максимальной эффективности все контрольные мероприятия в бухгалтерском учете разделяют на три группы:

  • Предварительные;
  • Текущие;
  • Фактические.

Целесообразно поручать контроль на каждом из этапов разным сотрудникам. В противном случае не исключено возникновение ошибок вследствие «замыливания» взгляда, недостатка знаний и опыта. Разные сотрудники контролируют учет независимо друг от друга. В некоторых случаях имеет смысл создавать комиссию для проверки различных этапов учета или правильности отражения операций.

4. Оценка рисков

Важной составляющей при организации внутреннего контроля является предварительное выявление рисков и управление ими. Например, необходимо выявить и предотвратить наступление обстоятельств, которые могут привести к хищениям, нарушениям со стороны материально ответственных лиц.
Получить консультацию эксперта

Виды внутреннего контроля бухгалтерского учета

Министерство финансов РФ издало документ (письмо ПЗ-11/2013), в котором отражены практические рекомендации о том, как организовать внутренний контроль бухгалтерского учета. В документе государственный орган рекомендует собственнику компании проводить контрольные мероприятия для выявления ошибок персонала, превышения полномочий должностных лиц, защиты от сговора сотрудников.

В зависимости от группы контрольных мероприятий при проверке бухгалтерского учета проводятся следующие работы:

1. На предварительном этапе. Здесь контролеры определяют, стоит ли совершать операцию и как она будет отражена в учете. Исключается совершение действий, которые потенциально могут нанести ущерб компании.

2. Во время операции. При правильной организации контроля на этом этапе исключается растрата денежных средств без подтверждающих документов, устраняются риски, связанные с некомпетентностью или умышленными преступными действиями бухгалтера.

3. После совершения операции. Внутренний контроль позволяет установить, имеется ли в компании необходимая первичная документация, правильно ли она оформлена, верно ли отражены в бухучете хозяйственные операции. На этом же этапе возможно проведение инвентаризаций для определения фактического нахождения товаров на складе или денег на счету.

Процедуры внутреннего контроля

Контролирующие мероприятия, направленные на проверку правильности ведения бухгалтерского учета, включают в себя совершение следующих действий:

Документальное оформление хозяйственных операций и их результатов. Проводится проверка наличия записей в регистрах бухгалтерского учета и их сравнение с первичной, наличие бухгалтерских справок, составление промежуточной отчетности с целью сверки данных по различным счетам;

  • Проверка формы и содержания документов, которая позволяет определить их соответствие действующим нормативным документам. Контролер устанавливает, можно ли на основе имеющихся первичных документов вносить изменения в регистры бухгалтерского учета.
  • Сверка данных. Она проводится между различными подразделениями компании, между контрагентами и т. п. Позволяет своевременно выявить и устранить несоответствия, которые могут отразиться на сумме начисленных и уплаченных налогов.
  • Контроль фактического наличия. В процессе проверки устанавливается наличие первичной документации, материальных ценностей, товаров и сырья на складах и объектах компании, денежные средства в кассе и на расчетном счете.
  • Надзор за правильностью сделок. Ревизоры проверяют, правильно ли отражаются в учете сделки компании, насколько выполняются сметы и планы работы, соблюдаются ли сроки составления отчетных бухгалтерских документов и деклараций в налоговую инспекцию.
  • Проверка IT-инфраструктуры, которая обслуживает бухгалтерию. Контролеры удостоверяются в том, что на предприятии введены в действие правила и процедуры автоматизированного учета, регламентирован доступ сотрудников к базам данным, соблюдаются процедуры безопасности при передаче конфиденциальных данных.
Обратите внимание, что результативность контроля напрямую зависит от подхода к нему сотрудников компании — ревизоров. Если проверочные мероприятия проводятся не формально, а с высокой ответственностью, выявить ошибки не составит труда. Компания не пострадает от санкций со стороны государственных контролирующих органов.

Документирование внутреннего контроля

В процессе внедрения системы внутреннего контроля на предприятии необходимо издать соответствующий внутренний документ. Он может быть бумажным или электронным. Положения о внутреннем контроле могут быть частью:

  • Учредительных документов юридического лица;
  • Кадровых документов;
  • Внутренних регламентов, методик и стандартов ведения учета.

Обратите внимание, что документацию по внутреннему контролю необходимо постоянно актуализировать и приводить в соответствие с изменениями в нормативно-правовых актах, регулирующих ведение бухучета и начисление налогов.

Контроль бухгалтерии при ее передаче на аутсорсинг

Организация внутреннего контроля ведения бухгалтерского учета не нужна, если бухгалтерией компании занимается специализированное агентство на условиях аутсорсинга. В этом случае между заказчиком и исполнителем заключается договор, согласно которому последний несет материальную ответственность за правильность ведения документации.

Преимущества такого подхода:

  • Передача бухгалтерии на аутсорсинг позволяет отказаться от контроля первички. Вместе с тем вы сможете без проблем пройти камеральную проверку, избежать доначислений и уменьшить возможность назначения выездной проверки налоговым органом;
  • Сэкономить на оплате налогов, избежать штрафов, пеней и других санкций;
  • Контролировать накопление дебиторской задолженности и предпринимать меры по ее сокращению;
  • Не допускать кассовых разрывов из-за недостатка денежных средств на расчетном счете и в кассе;
  • Правильно начислять заработную плату сотрудникам, начислять и оплачивать налоги и обязательные платежи на ЗП с учетом последних изменений в законодательстве;
  • Не допускать начисления штрафов за нарушения со стороны других государственных контролирующих органов (помимо налоговой).
Мегаконсалт — это ответственное
Компания «Мегаконсалт» ведет бухгалтерский учет для малых и средних предприятий. Заказывайте услугу у наших менеджеров, и вам не придется нести дополнительные затраты и организовывать внутренний контроль. Контактные телефоны для консультаций и заказа услуги указаны на сайте.
Подписаться на нашу рассылку