• /
1.10.2020

Учет при использовании онлайн-кассы

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора
Субъекты предпринимательской деятельности, которые реализуют товары или оказывают услуги населению при принятии оплаты обязаны фиксировать операции по онлайн-кассе. Данные о продаже накапливаются в фискальном накопителе и режиме реального времени отправляются в налоговую. А чек в электронной форме приходит покупателю.

Компании и индивидуальные предприниматели не так давно стали использовать онлайн-кассы — как вести учет этих операций по бухгалтерии знает не каждый специалист. Поэтому имеет смысл разобраться с вопросом подробнее.

Нормативно-правовое регулирование

Необходимость фиксировать операции по онлайн-кассе предусмотрена законом № 54-ФЗ, принятым в 2003 году. Согласно этому документу субъекты предпринимательства обязаны фиксировать факт продажи товара или услуги с помощью кассовой техники, которая через оператора фискальных данных направляет чек в налоговую службу.

Это дает возможность полностью контролировать продажи предпринимателями и компаниями, исключить факт сокрытия выручки и попыток уклонения от уплаты налоговом. Должностным лицам налоговой службы не нужно проверять соблюдение кассовой дисциплины на офисе или в магазине компании. Достаточно провести анализ данных, полученных из онлайн-кассы.

Но далеко не все предприниматели знают, как вести кассовый учет при онлайн-кассе, из-за чего возможны определенные трудности и ошибки в составлении документов. Однако при правильном подходе использование цифрового кассового оборудования позволяет точнее фиксировать продажи и иметь актуальную информацию об остатках на складе.

Обратите внимание, что с тех пор, как была введена онлайн-касса, учет в бухгалтерии этих операций тоже претерпел изменения. Например, нужно правильно оформлять операции при получении денежных средств от покупателя, при получении оплаты покупок в интернете, при выдаче денег клиенту за вторсырье и т. п.

Основные требования при использовании ККТ

Компания или индивидуальный предприниматель при использовании онлайн-касс должен учитывать такие особенности законодательства:

  1. Не использовать в 2020 году онлайн-кассы могут только индивидуальные предприниматели, которые продают продукцию собственного производства или оказывают услуги самостоятельно и не применяют наемный труд.
  2. Если компания оказывает услуги по доставке товаров с помощью курьеров, то каждый курьер при получении денег не обязан пробивать кассовый чек, это можно сделать удаленно.
  3. С помощью онлайн-кассы нужно отражать и безналичный расчет с покупателями-физическими лицами.
  4. Данные о проведенной финансовой операции по продаже товара передаются в налоговую службу через оператора фискальных данных. Перед этим предприниматель должен заключить договор с ОФД, который будет его обслуживать.
  5. Использовать в хозяйственной деятельности можно только кассы с фискальными накопителями. Это отдельный модуль, в котором накапливается информация о проведенных операциях. Она защищена с помощью криптографических алгоритмов от несанкционированного изменения.
  6. Все допущенные к использованию онлайн-кассы внесены в специальный список налоговой службы. В нем присутствует более 100 разнообразных моделей, поэтому у предпринимателя есть выбор моделей с разными возможностями.
  7. Зарегистрировать используемый кассовый аппарат в налоговой службе можно через интернет. Но при этом у компании или ИП должен быть действующий договор с оператором фискальных данных.
  8. Компания, которая использует кассу, не обязана заключать договор с центрами технического обслуживания. Предприниматель самостоятельно может выбрать организацию, которая следит за техническим состоянием кассы. Ремонт и обслуживание можно выполнять и самостоятельно.
  9. При оформлении покупки продавец должен выдавать покупателю бумажный чек, но он может быть продублирован на электронную почту или в текстовом сообщении. Освобождены от выдачи бумажных чеков только курьеры, но они должны предоставлять QR-код, по которому можно загрузить подтверждающий документ. Все виды чеков имеют одинаковое юридическое значение.
  10. Расходы, которые несет компания на покупку кассового оборудования, могут быть вычтены из суммы налоговых платежей в текущем отчетном периоде, но не более 18 тыс. рублей на каждую кассу.

Когда применяется и когда не применяется касса

Субъект предпринимательской деятельности обязан использовать онлайн-кассу и отражать операции в бухгалтерском учете в следующих случаях:

  • Компания или ИП получает деньги от розничных покупателей или заказчиков услуг;
  • Компания реализует лотерейные билеты или принимает ставки, а также выплачивает выигрыши по лотереям;
  • Компания возвращает денежные средства за товар или принимает товар от физического лица (например, при сдаче макулатуры);
  • Компания реализует продукцию через интернет-магазин.

Не нужно использовать онлайн-кассу с отправкой чека в налоговую инспекцию в таких случаях:

  • Выдается зарплата, премия или материальная помощь сотруднику компании;
  • Денежные средства из кассы выдаются под отчет для приобретения товаров;
  • Денежные средства выдаются физическому лицу, которое оказывало услуги компании в рамках гражданско-правового соглашения.
Получить консультацию эксперта

Особенности оформления некоторых кассовых документов

В связи со вступлением в действие всех норм закона № 54-ФЗ, изменились требования к документам по кассе. Большая часть обязательных отчетов была отменена за ненадобностью, так как вся необходимая информация поступает в ФНС в онлайн-режиме. Потому не нужно оформлять формы отчетности КМ-1 — КМ-9.

Но появились новые документы:

  • Закрытие смены;
  • Закрытие фискального накопителя в кассовом аппарате;
  • Коррекция операции;
  • Возврат прихода.
Корректировка операции

Применяется в том случае, если во время оформления продажи касса не работала (не было связи с интернетом) или работала неправильно (произошел сбой не по вине оператора). Часто такие ситуации происходят в магазинах розничной торговли, кафе и ресторанах.

Если компания или предприниматель, которые используют обнаруживают, что операции по онлайн-кассе отражены неправильно или не отражены, необходимо совершить следующие действия:

  1. Составляется акт, в котором отражается операция, не проведенная по кассе. Он не имеет формализованной формы. В документе нужно указать вид операции и название товара, сумму и причину, по которой она не была отражена с помощью онлайн-кассового аппарата.
  2. Формируется корректирующий чек, в котором указывается тип операции, основания для корректировки и сумма. Тип операции может быть «приход» или «расход». Корректировка может производиться после самостоятельного выявления ошибки или по требованию налоговой службы.
  3. Проинформировать налоговую инспекцию о произведенной корректировке. Информация направляется в случае, если ошибка выявлена и исправлена самостоятельно.

Обратите внимание, что если ошибка в учете при использовании кассы обнаружена и исправлена плательщиком, то он не привлекается к ответственности согласно статьи 14.5 Административного кодекса.

Если субъект предпринимательства использует формат 1.05 для фискальных документов, то корректирующий чек не применяется. Вводится чек с пометкой «возврат» для приходной или расходной операции.
Возврат прихода

Этот тип операции фиксируется по кассе, если продавец возвращает деньги покупателю при отказе от покупки или для исправления ошибок, допущенных при оформлении операции во время продажи товара или услуги.

Варианты действий:

  • При возврате суммы — с помощью онлайн-кассы оформляется возвратный чек, в котором указывается номер операции, по которой делается возврат;
  • При исправлении ошибки — вместе с возвратным чеком оформляется корректирующий, в котором указываются правильные данные. В качестве дополнительных сведений в чеках прописываются номера обеих документов.

Обратите внимание, что ФНС следит за тем, насколько правильно оформляются операции по онлайн-кассе. Если предприниматель или компания слишком часто корректируют и отменяют чеки, это может спровоцировать внеплановую проверку соблюдения требований кассового учета.

Порядок ведения кассового учета

Онлайн-касса и бухгалтерский учет кассовых операций не заменяют друг друга. Использование кассовой техники с передачей чека в онлайн-режиме не освобождает бухгалтера от ведения учета так, как это предусмотрено действующими положениями (Указание 3210-У).

Компания должна вести:

  • книгу учета кассовых операций;
  • приходные и расходные ордера;
  • оприходовать выручку в кассу.

Обратите внимание, что кассовые документы являются первичной документацией, которая согласно закону 402-ФЗ должна храниться в компании 5 лет и более. Выдавать и принимать денежные средства может только сотрудник, который исполняет обязанности кассира или совмещает их с должностью бухгалтера. С таким работником заключается договор о полной материальной ответственностью.

Рекомендуется периодически проводить проверку соблюдения кассовой дисциплины и правильности оформления документов. В противном случае при выявлении нарушений налоговой службой компания и ее должностные лица наказываются согласно нормам Административного кодекса, а в некоторых случаях — уголовного.

Бухгалтерские проводки

Все операции по кассе при отражении их в учете корреспондируют со счетом 50. Поступление средств отражается по дебету счета, расходование — по кредиту. Каждая операция вносится в бухучет только на основе правильно оформленной первичной документации. К ней относятся:

  • ордера;
  • договоры;
  • авансовые отчеты.

Лимиты денежных средств по кассе

Субъект предпринимательской деятельности, который работает с наличными средствами, должен внутренним нормативным документом установить лимит денежных средств по кассе. Это необходимо сделать до того, как будут проводиться операции. Отступить от этого правила могут только малые предприятия.

Нормативными документами, регламентирующими операции по кассе, не установлен период, на который устанавливается лимит. Он остается неизменным до тех пор, пока не будет установлен новый.

Ответственность за нарушение правил кассовых операций

Полную ответственность за соблюдение кассовой дисциплины несет руководитель компании, даже если совершил их кассир или бухгалтер. Поэтому директор ООО должен постоянно контролировать работу собственного сотрудника, отвечающего за кассу и использующего онлайн-кассовые аппараты.

Наиболее распространенные нарушения при ведении кассового учета:

  • несовпадение данных в отчетных документах сведениям, которые имеются в оформленной первичной документации;
  • превышение лимита денежных средств в кассе компании;
  • размер расчетов наличными деньгами превышает установленные пределы;
  • в компании отсутствует документация, которая регулирует правила бухгалтерского учета кассовых операций и назначает ответственных лиц;
  • данные по документам не соответствуют фактическому остатку денег в кассе на момент проверки.

Обратите внимание, что штраф компании и должностному лицу может быть выявлен за каждую выявленную ошибку по кассе. Поэтому если бухгалтер совершает ошибки периодически, размер санкций может быть очень большим. Причем привлекается и руководитель, и сама компания.

Размеры санкций статей административного кодекса представлены на иллюстрации ниже.
Помощь «Мегаконсалт»
Хотите правильно отражать операции по онлайн-кассе в бухгалтерском учете? Избежать ошибок при оформлении отчетных документов и нарушений сроков сдачи отчетности? Обращайтесь в компанию «Мегаконсалт». Мы оказываем услуги по ведению бухучета и налогового учета на условиях аутсорсинга. Для консультаций и оформления заказа свяжитесь с менеджерами по указанным телефонам.
Подписаться на нашу рассылку