19.11.2020 (проверено на актуальность 21.07.2023)
Счетные ошибки при начислении заработной платы
Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»
При большом объеме работ по начислению зарплаты сотрудникам возможны ошибки при определении сумм, причитающихся конкретным специалистам. Из-на них происходит переплата ЗП, что ведет к потерям оборотных средств предприятия и снижению рентабельности. Счетные ошибки при начислении зарплаты можно исправить согласно ТК РФ. Рассмотрим подробнее, как проходит этот процесс.
Важность правильного определения разновидности ошибки
Статья 137 ТК предусматривает, что без обращения в суд можно удерживать из ЗП сотрудника суммы, переплаченные ему вследствие счетной ошибки и по нескольким другим причинам, перечень которых приведен в нормативном документе.
Счетные ошибки при начислении зарплаты возникают в случае:
- Ошибок при совершении арифметических действий. Например, если ЗП начисляется в электронной таблице и работник неправильно просуммировал цифры или ввел не ту формулу, которая повлияла на конечный результат.
- Опечаток при вводе данных в приложение для начисления ЗП. Например, расчетчик ошибся столбцом при вводе данных или ввел лишние нули в конце числа.
Такие ошибки можно исправить в порядке, предусмотренном частью 2 статьи 137.
Но законодательством запрещено удерживать из ЗП сотрудников лишние выплаты, которые произошли по следующим причинам:
- Неправильное применение норм законодательства. Например, расчетчик неправильно посчитал дни отпуска работника или рассчитал зарплату по двойному тарифу в случае, когда нужно было применять другой коэффициент.
- Неправильное применение внутренних документов компании. Например, работник получил премию, которая согласно трудовому соглашению или коллективному договору не предусмотрена для него.
- Выплаты за другого сотрудника. Например, если работник получил деньги за однофамильца.
Деньги, выплаченные по перечисленным выше причинам, работник может вернуть только добровольно. В противном случае они компенсируются за счет прибыли и не подлежат взысканию даже по решению суда.
Порядок удержания вследствие счетной ошибки
Удерживать деньги, которые были выплачены из-за счетных ошибок при начислении зарплаты, можно только при соблюдении строгой процедуры, предусмотренной законодательством. Учитывается несколько моментов, каждый из которых подробно описан ниже.
Соблюдение сроков
Решение об удержании денег из следующей зарплаты работника можно принять только в течение месяца. Такой порядок предусмотрен статьей 137 ТК.
Схема следующая:
- Сотруднику устанавливается срок, в течение которого он должен вернуть переплату. Если он соглашается, необходимо подтвердить согласие письменным документом.
- По истечении срока добровольного возврата издать приказ о принудительном удержании работодатель может в течение месяца. Если срок прошел, исправление счетной ошибки таким образом не допускается.
- Для удержания необходимо оформить отдельный документ и выполнить бухгалтерские проводки, вносящие исправление в учет. Используется метод «Красное сторно».
Оформление документов
При обнаружении излишне выплаченных сумм ЗП расчетчик или специалист, который начисляет зарплату, составляет соответствующую докладную записку. Она пишется на имя руководителя компании в свободной форме. Пример подобного документа представлен на иллюстрации ниже.
На основании докладной записки издается приказ по предприятию за подписью руководителя. Его наличие предусмотрено письмом Роструда под номером 3044−6-0. Кроме того, необходимо документально подтвердить согласие работника на удержание этой суммы. Его можно получить двумя способами:
- В виде подписи на приказе;
- В виде отдельного документа.
Пример приказа об удержании с согласием работника представлен на иллюстрации ниже.
Расчет размера удержания
Взыскать из заработной платы сотрудника можно всю сумму переплаты. Но при этом с одной зарплаты можно удерживать только не более 20% от размера выплаты. Поэтому если переплата будет слишком большой, удержание может занять несколько месяцев. Такой порядок предусмотрен ст. 138 Трудового кодекса.
Рассмотрим на примере.
В мае текущего года расчетчиком были допущены счетные ошибки при начислении заработной платы, из-за чего сотрудник компании получил лишних 11 тыс. рублей. Обычный размер ЗП составляет 27 тыс. рублей. Зарплата была выплачена 1 числа следующего месяца, а факт переплаты обнаружен через 10 дней. Приказом руководителя удержание производится по согласию с работником.
Расчеты следующие (с учетом того, что сотрудник выплачивает все налоги на доходы физлиц без каких-либо вычетов):
Рассмотрим на примере.
В мае текущего года расчетчиком были допущены счетные ошибки при начислении заработной платы, из-за чего сотрудник компании получил лишних 11 тыс. рублей. Обычный размер ЗП составляет 27 тыс. рублей. Зарплата была выплачена 1 числа следующего месяца, а факт переплаты обнаружен через 10 дней. Приказом руководителя удержание производится по согласию с работником.
Расчеты следующие (с учетом того, что сотрудник выплачивает все налоги на доходы физлиц без каких-либо вычетов):
- Посчитаем сумму НДФЛ с обычной зарплаты 27 тыс. * 0,13 = 3,51 тыс. рублей.
- С одной зарплаты можно удерживать не более 20%, но расчет ведется от фактически выданной на руки суммы. То есть (27 тыс. — 3,51 тыс.) * 0,2 = 4,698 тыс. рублей.
- Фактически на руки сотрудник получил переплату в размере 11 тыс. — (11 тыс. * 0,13) = 9,570 тыс. Возвращать он должен зарплату за минусом налога.
- Ежемесячно работник будет возвращать 4,698 рублей два месяца и остаток 173 рубля третий месяц.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Перерасчет налоговых и других обязательных платежей
Если причиной переплаты стали счетные ошибки при начислении заработной платы в прошлых периодах, специалист по учету в компании должен произвести перерасчет налоговых платежей и других обязательных выплат в фонды.
К ним относится:
После сторнирования неверно выполненных проводок и возврата работником лишних сумм у сотрудника возникнет переплата по налогу на доходы физлиц. То есть у него из зарплаты будет удержан лишний налог. Поэтому следует подать уточненную декларацию в ИФНС. Это требование указано в ст. 81 Налогового кодекса.
Неправильные выплаты в фонды возникают в случае, если работнику неправильно начислили заработную плату в прошлом периоде. То есть проценты отчислений рассчитывались от большей облагаемой базы. В этом случае в налоговую подается уточненный отчетный документ по расчету обязательных взносов.
Налог на прибыль при излишне выплаченной зарплате будет заниженным, так как выплаты сотрудникам включаются в состав расходов. Следовательно, возникает недоимка по налогу и необходимо подавать уточненную декларацию.
К ним относится:
- Налог на доходы физлиц;
- Взносы в пенсионный фонд, ФСС и медицинское страхование;
- Налог на прибыль компании (если она работает на ОСНО).
После сторнирования неверно выполненных проводок и возврата работником лишних сумм у сотрудника возникнет переплата по налогу на доходы физлиц. То есть у него из зарплаты будет удержан лишний налог. Поэтому следует подать уточненную декларацию в ИФНС. Это требование указано в ст. 81 Налогового кодекса.
Неправильные выплаты в фонды возникают в случае, если работнику неправильно начислили заработную плату в прошлом периоде. То есть проценты отчислений рассчитывались от большей облагаемой базы. В этом случае в налоговую подается уточненный отчетный документ по расчету обязательных взносов.
Налог на прибыль при излишне выплаченной зарплате будет заниженным, так как выплаты сотрудникам включаются в состав расходов. Следовательно, возникает недоимка по налогу и необходимо подавать уточненную декларацию.
Рассмотрим порядок начислений для случая, описанного в предыдущем разделе. То есть работнику в результате счетной ошибки были выплачены лишние 11 тыс. рублей. Из-за этого предприятие заплатило лишние платежи:
- В ПФ в размере 2,42 тыс. рублей или 22% от 11 тыс. рублей;
- В ФСС 319 рублей или 2,9% от лишней суммы;
- На медстрахование 561 рубль или 5,1% от лишней зарплаты;
На страхование от несчастных случаев 22 рубля или 0,2% от 11 тыс. рублей.
Кроме того, из зарплаты сотрудника был ошибочно удержан и перечислен в бюджет налог на доходы физлиц в размере 1,43 тыс. рублей или 13% от 11 тыс. рублей.
Уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль произошло на сумму 14,322 рубля. Сюда включаются излишне выплаченные деньги в размере 11 тыс. плюс все начисления и взносы. С учетом процентной ставки налога на прибыль в размере 20% размер недоимки составит 2,864 рубля.
Обратите внимание, что корректировки не выполняются в следующих случаях:
1. По причине невыполнения сотрудником установленного объема работы, что подтверждено решением комиссии, которая рассматривала спор.
2. По причине незаконных действий работника. Например, если ему произведен вычет по налогу на доходы физлиц из-за предоставленных поддельных документов. Факт такого нарушения должен быть подтвержден в судебном порядке.
Особенность ситуации состоит в том, что налоговые платежи делаются не за прошлые периоды, а за текущие выплаты, основанием для которых является решение суда или комиссии. Поэтому эти налоги отражаются уже в текущих декларациях и расчетных документах.
1. По причине невыполнения сотрудником установленного объема работы, что подтверждено решением комиссии, которая рассматривала спор.
2. По причине незаконных действий работника. Например, если ему произведен вычет по налогу на доходы физлиц из-за предоставленных поддельных документов. Факт такого нарушения должен быть подтвержден в судебном порядке.
Особенность ситуации состоит в том, что налоговые платежи делаются не за прошлые периоды, а за текущие выплаты, основанием для которых является решение суда или комиссии. Поэтому эти налоги отражаются уже в текущих декларациях и расчетных документах.
Как удерживать деньги из ЗП, если ошибка не относится к счетной
Согласно трудовому законодательству — ст. 137 ТК — только счетные ошибки при начислении зарплаты дают право на удержание излишне выплаченных сумм. Поэтому описанным выше способом невозможно удержать деньги в таких случаях:
1. Сбой, произошедший в приложении для начисления зарплаты. Судебные органы первой и второй инстанций по-разному применяли нормы законодательства в отношении сбоев программного обеспечения. Однако решение ВС РФ 59-В11−17 дает однозначное пояснение и запрещает трактовать сбой как счетную ошибку.
2. Двойная выплата заработной платы сотруднику за один отчетный период. Например, если работник получил зарплату на карту, после чего ему выдали деньги из кассы предприятия.
Обратите внимание, если счетные ошибки при начислении заработной платы отсутствуют, законодательство запрещает только принудительное удержание сумм. Если работник готов добровольно вернуть излишне выплаченные деньги, это не запрещено. Однако такое согласие нужно получить в письменном виде, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.
1. Сбой, произошедший в приложении для начисления зарплаты. Судебные органы первой и второй инстанций по-разному применяли нормы законодательства в отношении сбоев программного обеспечения. Однако решение ВС РФ 59-В11−17 дает однозначное пояснение и запрещает трактовать сбой как счетную ошибку.
2. Двойная выплата заработной платы сотруднику за один отчетный период. Например, если работник получил зарплату на карту, после чего ему выдали деньги из кассы предприятия.
Обратите внимание, если счетные ошибки при начислении заработной платы отсутствуют, законодательство запрещает только принудительное удержание сумм. Если работник готов добровольно вернуть излишне выплаченные деньги, это не запрещено. Однако такое согласие нужно получить в письменном виде, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.
В случае отсутствия добровольного согласия взыскать деньги можно только по решению суда. В этом случае при рассмотрении иска нужно предоставить доказательства, подтверждающие обстоятельства, при которых были начислены излишние суммы.
В качестве доказательств можно использовать:
- Справки от администраторов компьютеров или руководителя IT-отдела компании о том, что в используемом программном обеспечении произошел сбой. И следствием его стали ошибки при начислении зарплаты.
- Выписки из банка о том, что на счет работника была зачислена заработная плата, а также расходные кассовые ордера или ведомости, по которым выдавались деньги в кассе.
- Иные документы, которые подтверждают получение денежных средств сотрудниками.
Как избежать счетных ошибок
Счетные ошибки при начислении зарплаты приводят к перерасходу оборотных средств и повышению нагрузки на бухгалтеров, которые вносят исправления в учет. Избежать подобных ситуаций можно путем передачи функций начисления ЗП аутсорсинговой компании.
В этом случае компания-заказчик получает следующие преимущества:
В аутсорсинговой компании выстроена многоуровневая система контроля, которая исключает появление ошибок. При необходимости заказчик может получать не только регламентированные отчеты, но и персональную отчетность, необходимую для принятия тактических и стратегических управленческих решений.
В этом случае компания-заказчик получает следующие преимущества:
- Минимизируется риск появления счетных ошибок при начислении зарплаты. Для ведения учета в аутсорсинговом агентстве привлекаются опытные специалисты в области трудового законодательства. Они имеют большой опыт начисления ЗП в различных сферах с помощью современного программного обеспечения.
- Снижается риск возникновения ошибок, связанных с изменением действующего законодательства. В аутсорсинговой компании работают юристы в области налогового и трудового законодательства, которые своевременно информируют бухгалтером о последних изменениях в нормативно-правовых актах.
- Уменьшение расходов компании на содержание учетной службы. При передаче процесса начисления зарплаты на аутсорсинг освободившееся время сотрудники могут тратить на ведение своего участка учета и повысить его качество.
- Уменьшение расходов компании на содержание сотрудников, которые начисляют зарплату. Затраты уменьшаются за счет экономии на фонде оплаты труда, налоговых платежах, выплат по аренде помещения и обеспечению рабочего места.
В аутсорсинговой компании выстроена многоуровневая система контроля, которая исключает появление ошибок. При необходимости заказчик может получать не только регламентированные отчеты, но и персональную отчетность, необходимую для принятия тактических и стратегических управленческих решений.
Обращайтесь за помощью к специалистам компании «Мегаконсалт». Мы гарантируем правильность и своевременность начисления зарплаты и ввод проводок в учетное приложение заказчика. Аутсорсинговым договором предусмотрена компенсация затрат по переплате заработной платы по нашей вине. Поэтому заказчик на 100% застрахован от потерь, связанных с ошибками бухгалтеров и расчетчиков.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Остались вопросы? Напишите нам!