Расчет зарплаты на аутсорсинге или штатным бухгалтером компании

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Расчет зарплат на аутсорсинге позволяет существенно сократить затраты предприятия на ведение учета и сдачу отчетности, не пожертвовав при этом качеством работы специалиста по начислению ЗП. Для понимания эффективности и выгоды от передачи функций расчетчика провайдеру, который оказывает подобные услуги, рассмотрим финансовые и иные выгодны для субъекта предпринимательства.

Содержание

Затраты на содержание специалиста по расчету ЗП

Большинство руководителей ошибочно считают, затраты на расчет заработной платы сотрудников складываются только из оплаты труда специалиста, который этим занимается. Однако такой подход в корне неверен. Стоимость содержания своего бухгалтера, который рассчитывает ЗП, включает в себя не только прямые, но и косвенные затраты. А также денежные средства, которые были потрачены на поиск работника на рынке труда и поддержание его высокой квалификации.

Специалист по расчету зарплаты требует таких затрат:

Оплата труда сотрудника с начислениями на ЗП согласно действующему законодательству;
Затраты в сфере HR, которые включают в себя стоимость поиска работника, адаптация его для работы на конкретном предприятии, обучение работе и поддержание квалификации, мотивация в виде премий и других поощрений;
Страховка возможных убытков и потерь, которые может понести компания из-за некомпетентности, умышленных или неумышленных ошибок работника. Например, выплаты штрафов и пеней из-за недоначисления налоговых платежей.

Статьи расходов на содержание штатного сотрудника

Рассмотрим каждый из пунктов. Зарплата специалиста, который умеет начислять зарплату и обязательные платежи в бюджет и фонды на нее, составляет 40 тыс. рублей, то есть за год придется потратить 480 тыс. рублей.

Эта сумма должна быть увеличена еще на 22%, которые уходят на страховой взнос, выплаты в пенсионный фонд, фонд социального и медицинского страхования. Расчет сделан на основе минимальных процентных ставок для работника, который работает в офисе. Следовательно, к сумме в 40 тыс. рублей нужно добавить 12 тыс. обязательных платежей. За год набирается сумма к выплате в размере 144 тыс.

Следует принимать во внимание, что работник, который несет ответственность за начисление зарплаты, не может выполнять свои обязанности 100% времени. Он может заболеть, ему положен отпуск в соответствии с ТК РФ, возможны другие уважительные причины невыхода на работу. Даже если брать отпуск в размере 28 дней и болезни в течение года длительностью до 2 недель, придется замещать расчетчика сотрудником 1,5 месяца. Затраты на оплату труда подменного специалиста также следует включить в расходы, так как основному бухгалтеру ЗП также выплачивается.

Следующий важный момент — затраты на обучение работника. Даже если нанять для расчета ЗП опытного сотрудника, он не может постоянно сохранять квалификацию из-за изменений в законодательстве. Поэтому его необходимо посылать на семинары и курсы повышения квалификации. Затраты на обучение могут быть разными. Но практика показывает, что нужно тратить не менее 32 тыс. рублей.

Сделка с заинтересованностью ООО — это операция, в совершении которой заинтересован представитель руководства компании.

Размер премии и сама ее выплата зависят от внутренних нормативных документов конкретного предприятия. Бухгалтерам, которые рассчитывают зарплату, обычно выплачивают премии по итогам отчетного периода. То есть:

Ежеквартально;
Ежегодно.

Для примера возьмем сумму, равную двум месячным заработным платам или 80 тыс. Дополнительно возможны выплаты премий ежемесячно за качественное выполнение текущих служебных обязанностей. Сумма может меняться, но для примера добавим около 36 тыс. премии в год (1,9 оклада в течение 3 месяцев). В результате на премирование в годовых расходах нужно заложить сумму в размере 80−108 тыс.

Часто применяется также нематериальные способы мотивации. Один из наиболее распространенных вариантов — медицинская страховка, которая выплачивается работодателем. Средний размер страховых платежей на медицинское страхование составляет около 30 тыс. за календарный год.

Возможны также опциональные расходы, стоимость которых также нужно учитывать:

Компенсация затрат на занятия спортом;
Компенсация затрат на питание и (или) проезд к месту работы;
Оплата мобильного телефона;
Затраты на корпоративные мероприятия и праздники

Еще одна статья затрат, которую при подсчете стоимости обычно не учитывают. Речь идет о таких разовых и периодических расходах:

Рождение ребенка или смерть близкого, юбилей и другие торжественные события, которые обычно поощряются денежными выплатами;
Приобретение и техническая поддержка специализированного ПО для работы сотрудника;
Покупка мебели и компьютера, их замена по мере износа.

Для примера заложим на эти расходы сумму в размере 40 тыс.

И еще один важный фактор — предоставление рабочего места. Стоимость аренды квадратного метра в офисном здании среднего уровня составит, к примеру, 13 тыс. рублей. Согласно санитарным нормам для работы одного офисного сотрудника нужно выделать около 6 м². Даже если сократить эту норму на треть, то есть выделить 4 квадрата, необходимо заложить в расходы сумму в размере 52 тыс. каждый год.

Общая сумма на содержание расчетчика

Результаты расчетов для удобства сведем в общую таблицу.

Если лицо, которое рассчитывает зарплату, одновременно ведет всю бухгалтерию предприятия или определенный участок учета, его зарплата будет больше. Следовательно и расходы с условных 800−900 тыс. рублей увеличатся до 1,3 млн, а то и 1,7 млн (в зависимости от оплаты труда).

Аутсорсинг зарплаты требует меньших затрат. Оплата перечисляется в виде фиксированной суммы, которую компания перечисляет провайдеру на основании договора. Рассмотрим подробнее, что получает заказчик за свои деньги.

Объем услуг, который предоставляет аутсорсинговая компания в рамках договора

Виды работ, которые выполняет аутсорсинговая компания (провайдер) в рамках договора по начислению зарплаты, зависит от выбранного пакета и обязанностей, указанных в соглашении. Чаще всего услуги делятся на два вида:

Основные. Они оказываются ежемесячно согласно установленному графику. В них обычно входит непосредственно расчет ЗП и другие действия, которые сопутствуют этой услуге. Например, распечатка и передача расчетных листов, сдача отчетности, внесение проводок в финансовую систему клиента.
Дополнительные. Оказываются провайдером по мере возникновения необходимости в них. Пакет услуг в этом случае зависит от специфики работы и организации учета конкретного клиента.

Обратите внимание, что от объема работы по первому пункту (количества работников, которым нужно начислять зарплату) и видов услуг по второму пункту зависит размер оплаты провайдеру. Но плюс расчета зарплаты на аутсорсинге в том, что заказав минимальный объем услуг потом легко их масштабировать по мере развития компании и увеличения численности персонала.

Базовые и дополнительные услуги аутсорсера

В базовую стоимость расчета заработной платы на аутсорсинге входят такие виды услуг:

Подготовка расчетно-платежной ведомости по всему предприятию с разделением на разделы по подразделениям компании или видам выплат. Классификация аналитических статей учета оговаривается отдельно.
Общий размер фонда оплаты труда и сумма обязательный платежей, которую компания должна перечислить в бюджет и фонды;
Расчетные листы для каждого сотрудника. Они могут быть предоставлены в виде сообщений на e-mail или в мессенджерах, базы данных для размещения на корпоративном портале и так далее.
Ввод информации в виде бухгалтерских проводок в учетную программу, которую использует для ведения бухгалтерии компания-заказчик.

Аутсорсинг зарплаты предполагает также оказание дополнительных услуг по мере возникновения необходимости. В их число входят:

Расчет нерегулярных выплат, то есть начисление отпускных или оплаты больничных листов, расчет выходного пособия. Так как необходимость в этих услугах предсказуема, компания-заказчик при составлении договора с провайдером сразу оговаривает объем подобных расчетов, на основании чего устанавливается стоимость дополнительной услуги. При большом объеме работы аутсорсинговые компании обычно предоставляют льготные тарифы, что дает возможность сэкономить на оплате.
Составление индивидуальных отчетов, которые используются руководством компании-заказчика для личных целей. Количество и типы отчетов могут варьироваться, от чего зависит итоговая стоимость. Также на цену влияет подробность отчетной документации. Чаще всего руководителям нужны ведомости по зарплате с разделением по подразделениям компании или по отдельным статьям расходов.
Налоговые консультации при проведении проверок налоговой инспекцией. Консультативная помощь может иметь разную форму. Например, устное предоставление нужной информации по телефону или письменный ответ, который можно направить в налоговую в ответ на запрос ИФНС. В особых случаях представитель аутсорсинговой компании может присутствовать при выездной проверке или посетить инспекцию для дачи разъяснений по интересующему вопросу.

Расчет зарплат на аутсорсинге также включает в себя оказание услуг, которые вовсе невозможно предугадать заранее. Например:

Подготовка справки о доходах для сотрудника для получения визы или кредита в банке;
Подготовка отчетов об изменении фонда оплаты труда за длительный период;
Перерасчеты и корректировочные отчеты в случае изменения трудового законодательства.

Как определяется стоимость услуг по договору

Аутсорсинг зарплаты производится провайдером на основании договора. Стоимость базового пакета услуг формируется на сновании следующих факторов:

Количество сотрудников компании-заказчика, для которых необходимо начислять заработную плату. Для каждого из них необходимо производить отдельные расчеты зарплаты и суммы налогов к выплате в бюджет, готовить и рассылать расчетные листки.
Количество обособленных подразделений компании, для которых необходимо производить расчет оплаты труда. Для каждого из них необходимо готовить и подавать регламентированную отчетность в налоговую и государственные фонды.
Сложность расчета заработной платы. Стоимость зависит от принятых алгоритмов расчета, применяемых коэффициентов, способа премирования, наличия смен или вахтового метода.
Способ предоставления отчетной документации заказчику. Если компании необходимо предоставлять отчеты только в электронной форме, то цена услуги будет ниже. В случае использования бумажных отчетов затраты повышаются из-за увеличения количества времени, необходимого на их формирование, печать и пересылку.

Обратите внимание, что с увеличением количества работников, для которых необходим расчет зарплат на аутсорсинге, стоимость этих услуг в расчете на одного сотрудника уменьшается.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Преимущества аутсорсинга расчета заработной платы для главного бухгалтера

Для руководителя бухгалтерской службы аутсорсинг расчета заработной платы несет в себе следующие ключевые преимущества:

снижение фискальных рисков, а также издержек, возникающих при выполнении такой задачи,
экономия фонда оплаты труда за счет сокращения части кадров, в услугах которых больше нет необходимости — в бухгалтерии можно произвести перераспределение нагрузки и нанять более узких специалистов (их услуги обойдутся дешевле), а также человека, который будет координировать работу с провайдером и обсуждать с ним все рабочие вопросы,
повышение качества расчетов заработной платы — аутсорсинговые компании активно используют в своей работе передовые методики расчетов, современные программы и высокопрофессиональных кадров, систематически повышающих свою квалификацию. Это дает возможность оперативно рассчитывать зарплату, не совершая ошибок и не нарушая действующее законодательство,
отсутствие человеческого фактора и прочих рисков, связанных с текучкой кадров, выходом специалиста в декрет, больничными и т. д

Как проверить провайдера?

Приняв решение передать участок по расчету заработной платы на аутсорсинг, следующим важным этапом будет выбор подходящего провайдера. Чтобы не ошибиться следует обращать внимание на следующие параметры:

репутация провайдера и продолжительность работы на рынке аутсорсинговых услуг,
опыт работы в конкретной отрасли — для плодотворного сотрудничества важно, чтобы провайдер знал все тонкости и особенности работы в рамках конкретного направления деятельности компании-заказчика,
наличие нужных опций и интересующих услуг (например, начисление оплаты труда с применением сложной системы премирования),
отзывы текущих и бывших клиентов выбранного провайдера,
стоимость услуг — ее необходимо сравнить с полным объемом текущих затрат на ведение участка бухгалтерского учета, связанного с расчетом зарплаты,
наличие у провайдера документов, подтверждающих его работу и ее качество (договор, SLA, страховка, политика качества и т. д.)

Передать в «Мегаконсалт»

расчет зарплаты на аутсорсинг

Выгоден ли аутсорсинг зарплаты для субъекта предпринимательства

Выгодны от расчета зарплаты на аутсорсинге зависят от сферы деятельности и размера коммерческого предприятия. Для маленьких фирм, которые занимаются оптовыми продажами или разрабатывают программное обеспечение, передача функций по начислению ЗП провайдеру будет максимально выгодной. Для одного квалифицированного бухгалтера в такой компании слишком мало работы, а платить ему придется много. В этом случае есть смысл передать расчет зарплат на аутсорсинг, а ведение бухгалтерского учета поручить сотруднику по совместительству.

Выгоды получает также компания, у которой штатная численность сотрудников составляет от 50 до 150 человек. В этом случае обычно расчет зарплаты веден не отдельный сотрудник, а один из бухгалтеров. Если использовать аутсорсинг зарплаты, можно освободить рабочее время бухгалтера для выполнения других задач. В целом затраты в обеих вариантах будут равными, но за счет оптимизации внутренних бизнес-процессов можно уменьшить численность сотрудников бухгалтерии и повысить рентабельность работы.

Если на предприятии ЗП рассчитывают отдельные специалисты, аутсорсинг зарплаты даст максимальную выгоду. В этом случае можно подобрать оптимальный по цене и объему работы пакет и платить ровно за те услуги, которые оказаны.

Передать расчет зарплаты на аутсорсинг можно компании «Мегаконсалт». Для получения консультаций по этому вопросу и оформления заявки обращайтесь к нашим менеджерам.

Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»

Счетные ошибки при начислении заработной платы | Полезное

Как исправить ошибки в начислении зарплаты | Полезное

Должностная инструкция финансового директора | Полезное

Материальная ответственность главного бухгалтера | Полезное

Выбор варианта аутсорсинга бухгалтерии | Полезное

Система внутреннего контроля бухгалтерского учета в организации | Полезное

Остались вопросы? Напишите нам!