17.09.2020 (проверено на актуальность 21.07.2023)
Кассовый разрыв: формула расчета, причины, как избежать
Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»
Прибыльная работа субъекта предпринимательства по результатам месяца, квартала или года не означает, что у компании или индивидуального предпринимателя всегда есть деньги на счете для оплаты текущих платежей. При неправильном планировании возникают кассовые разрывы, то есть временное отсутствие средств. Для его покрытия часто применяются займы или задержки платежей, что негативно влияет на рентабельность работы и имидж компании в глазах контрагентов.
Рассмотрим причины кассовых разрывов, способы их прогнозирования. А также узнаем, как избежать кассового разрыва во время работы.
Рассмотрим причины кассовых разрывов, способы их прогнозирования. А также узнаем, как избежать кассового разрыва во время работы.
Что такое кассовый разрыв в компании
Под кассовым разрывом понимают временное отсутствие денег в кассе и/или на расчетном счете для выполнения текущих платежей контрагентам или в государственные органы. Подобные ситуации влекут за собой большое количество негативных последствий:
- Штрафы и пени за просрочку платежей по текущим договорам;
- Расторжение соглашений из-за несоблюдения графика оплаты;
- Ухудшение деловой репутации;
- Ухудшение отношений с наемными сотрудниками из-за задержек по зарплате.
Появление разрыва не говорит о том, что компания работает убыточно. Недостаток денежных средств обычно вызван неправильным планированием, из-за которого платежи от дебиторов поступают позже, чем наступают сроки выплат кредиторам.
Причины кассового разрыва
Наиболее частые причины кассовых разрывов следующие.
1. Неправильная организация бизнес-процессов. Работа субъекта предпринимательской деятельности ведется так, что поступлений недостаточно для покрытия обязательств. Чаще всего подобные ситуации возникают, когда компания несет большое количество накладных расходов, которые не были учтены при первоначальном планировании.
Например, при заключении сделок менеджеры компании или руководство тратит слишком много денег на привлечение каждого клиента, что не предусмотрено маркетинговым планом. В результате доход, который приносит компании клиент, не покрывает понесенные расходы на выполнение работы или оказание услуги.
2. Ошибки в расстановке приоритетности выплат. Если компания работает стабильно, то причиной нехватки денег для текущих платежей могут быть необязательные траты, которые можно сделать после поступления оплаты от заказчиков.
Например, компания заключила договор на выполнение работ или оказание услуг, согласно которому деньги за работу поступают ежемесячно или раз в две недели. И часть денег потратила на обновление интерьера офиса или приобретение новой мебели для кабинета директора. Позже из-за этого у нее не хватило средств на оплату аренды в этом месяце. Если поменять местами приоритеты, покрытие временных кассовых разрывов не понадобится.
1. Неправильная организация бизнес-процессов. Работа субъекта предпринимательской деятельности ведется так, что поступлений недостаточно для покрытия обязательств. Чаще всего подобные ситуации возникают, когда компания несет большое количество накладных расходов, которые не были учтены при первоначальном планировании.
Например, при заключении сделок менеджеры компании или руководство тратит слишком много денег на привлечение каждого клиента, что не предусмотрено маркетинговым планом. В результате доход, который приносит компании клиент, не покрывает понесенные расходы на выполнение работы или оказание услуги.
2. Ошибки в расстановке приоритетности выплат. Если компания работает стабильно, то причиной нехватки денег для текущих платежей могут быть необязательные траты, которые можно сделать после поступления оплаты от заказчиков.
Например, компания заключила договор на выполнение работ или оказание услуг, согласно которому деньги за работу поступают ежемесячно или раз в две недели. И часть денег потратила на обновление интерьера офиса или приобретение новой мебели для кабинета директора. Позже из-за этого у нее не хватило средств на оплату аренды в этом месяце. Если поменять местами приоритеты, покрытие временных кассовых разрывов не понадобится.
3. Отсутствие контроля дебиторской задолженности. Нередко компании в борьбе за клиента предлагают схемы оплаты с отсрочкой платежа. В результате исполнитель должен выполнять работу или оказывать услуги, приобретая материалы на свои деньги. Это приводит к возникновению кассовых разрывов, если ваши контрагенты не готовы ожидать с оплатой.
Например, компания заключила договор на отделку помещения, но с оплатой после выполнения работ. Чтобы выполнить заказ необходимо купить обои, цемент, клей и т. п. Сделать это с отсрочкой не получается. В результате приходится вкладывать собственные оборотные средства. Если затем заказчик задержит оплату, у порядной организации возникнет кассовый разрыв. А в некоторых случаях возместить затраты не удается.
4. Ошибка с объемом продаж или закупок. При приобретении сырья для производства или товаров для продажи компания вкладывает собственные деньги, которые затем нельзя будет использовать для погашения задолженностей перед кредиторами. Если правильно спланировать работу, «замороженные» деньги быстро вернутся с прибылью. Но если переоценить спрос, на реализацию товара уйдет много времени и возникнет кассовый разрыв.
Например, компания закупила 100 тыс. единиц елочных игрушек в надежде реализовать их с большой прибылью перед новым годом. Однако из-за переоценки спроса продать удалось только 50 тыс. В результате ожидаемая прибыль получена не будет, а средства будут «заморожены» как минимум до следующего новогоднего праздника.
Например, компания заключила договор на отделку помещения, но с оплатой после выполнения работ. Чтобы выполнить заказ необходимо купить обои, цемент, клей и т. п. Сделать это с отсрочкой не получается. В результате приходится вкладывать собственные оборотные средства. Если затем заказчик задержит оплату, у порядной организации возникнет кассовый разрыв. А в некоторых случаях возместить затраты не удается.
4. Ошибка с объемом продаж или закупок. При приобретении сырья для производства или товаров для продажи компания вкладывает собственные деньги, которые затем нельзя будет использовать для погашения задолженностей перед кредиторами. Если правильно спланировать работу, «замороженные» деньги быстро вернутся с прибылью. Но если переоценить спрос, на реализацию товара уйдет много времени и возникнет кассовый разрыв.
Например, компания закупила 100 тыс. единиц елочных игрушек в надежде реализовать их с большой прибылью перед новым годом. Однако из-за переоценки спроса продать удалось только 50 тыс. В результате ожидаемая прибыль получена не будет, а средства будут «заморожены» как минимум до следующего новогоднего праздника.
Формулы расчета кассового разрыва
Появление разрывов по кассе опасно тем, что для их покрытия предпринимателю приходится задействовать дополнительные ресурсы. Это приводит к дополнительным тратам, например, на погашение процентов по краткосрочному кредиту.
Избежать этого можно, если заранее рассчитать кассовый разрыв. Для расчета используется такая формула:
Избежать этого можно, если заранее рассчитать кассовый разрыв. Для расчета используется такая формула:
ОДС = Дн + П — Р
где
ОДС — остаток денег дня;
Дн — денежные средства на начало дня;
П — ожидаемые поступления;
Р — ожидаемые расходы.
Для обнаружения разрыва необходимо выполнить этот расчет на каждый день как минимум на месяц вперед либо больше. Размер поступлений можно брать такой же, как за прошлый месяц или из плановых показателей. Расходы берутся из бюджета трат.
Автоматизировать расчет можно с помощью электронных таблиц или специализированных онлайн-сервисов в интернете, в том числе для ведения управленческого учета.
ОДС — остаток денег дня;
Дн — денежные средства на начало дня;
П — ожидаемые поступления;
Р — ожидаемые расходы.
Для обнаружения разрыва необходимо выполнить этот расчет на каждый день как минимум на месяц вперед либо больше. Размер поступлений можно брать такой же, как за прошлый месяц или из плановых показателей. Расходы берутся из бюджета трат.
Автоматизировать расчет можно с помощью электронных таблиц или специализированных онлайн-сервисов в интернете, в том числе для ведения управленческого учета.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Как спрогнозировать кассовый разрыв
Рассмотрим на примере процесс прогнозирования кассового разрыва для компании, которая занимается созданием сайтов. Предположим, что у нее был заказан большой бизнес-сайт стоимостью в 1,8 млн рублей с поэтапной оплатой. Срок действия договора — 6 месяцев.
Схема платежей следующая:
- Авансовый платеж 360 тыс. рублей;
- Оплата первого этапа 288 тыс. рублей;
- Оплата второго этапа 288 тыс. рублей;
- Оплата после окончания работ 864 тыс. рублей.
Ежемесячные расходы компании с учетом зарплаты сотрудников (с налоговыми платежами), аренды офиса и дополнительных расходов 175 тыс. рублей. Если посчитать на период действия договора, то затраты составят 1050 тыс. рублей, а ожидаемая прибыль — 750 тыс. рублей. Остаток на счету компании на момент начала работ составлял 200 тыс. рублей.
Предположим, что работы по договору велись так:
- В первом месяце был получен аванс и оплачены расходы. 200+360−175 = 385 тыс. рублей.
- Во втором месяце работы велись, но деньги не поступали. 385 — 175 = 210 тыс. рублей.
- В третьем месяце поступила оплата за первый этап работ. 210 + 288 — 175 = 323 тыс. рублей.
- В четвертом месяце поступила оплата за второй этап работ 325 + 288 — 175 = 436 тыс. рублей.
- В пятом месяце работы велись, но деньги не поступали 436 — 175 = 261 тыс. рублей.
- В шестом месяце работы велись, но деньги не поступили из-за просьбы заказчика доделать выявленные недостатки и замечания. 261 — 175 = 86 тыс. рублей.
- В седьмом месяце удалось закончить работы, но заказчик оплату не выполнил без нарушений условий соглашения. 86 — 175 = - 89 тыс. рублей, то есть компании не хватит денег для покрытия текущих расходов. Получается кассовый разрыв.
- В восьмом месяце поступила оплата. — 89 + 864 — 175 = 600 тыс. рублей.
Обратите внимание, что из-за неверного расчета времени на реализацию проекта компании пришлось столкнуться не только с кассовым разрывом, но и с уменьшением планируемой прибыли.
Что делать, если кассовый разрыв уже случился
При наступлении кассового разрыва, то есть необходимости совершить платежи при отсутствии денежных средств на счетах не нужно искать причины сложившейся ситуации. Необходимо ввести в действие план мероприятий для покрытия кассового разрыва.
Он может состоять из нескольких этапов:
- Распределить приоритетность платежей. Необходимо выделить оплаты, которые нельзя перенести без последствий, и перечислить деньги по ним. Наиболее приоритетные платежи — налоги, арендная плата, кредиты. При просрочках по ним начисляются пени и штрафы. Оплата контрагентам и покупка канцелярский товаров в этом случае могут подождать. Наиболее неприоритетные платежи — оплата корпоративно, представительские расходы, обучение сотрудников. От них можно вовсе отказаться на период разрыва.
- Получить оплату раньше установленного срока. Для этого рекомендуется связаться с контрагентами, которым уже отгружены товары или оказаны услуги, и попросить их сделать платеж ранее, чем предусмотрено договором. При просрочках платежей можно обращаться с претензиями и исками в суд.
- Увеличить сроки оплаты кредиторам. Для этого необходимо связаться с контрагентами, которые поставляли товары или оказывали услуги вам. Можно попросить отсрочить платеж или разбить его на несколько меньших.
- Увеличение объемов продаж. Для этого задействуются маркетинговые акции, вроде скидок или сезонных распродаж.
- Использование средств компании на покрытие разрыва. Например, отказ учредителя от получения дивидендов, которые могут быть направлены на финансирование текущей деятельности.
- Использование кредитов. Это худший вариант, который следует оставить на крайний случай, так как кредитование требует дополнительных расходов на оплату процентов.
Как избежать кассовых разрывов
Избежать кассовых разрывов позволяет правильное планирование, а также несколько дополнительных советов:
- Изменение схемы получения платежей от контрагентов. Идеальный вариант — это авансирование работы и оплата собственных платежей с отсрочкой. В этом случае достигается максимальная финансовая устойчивость.
- Контроль дебиторской задолженности. Необходимо следить за своевременностью оплаты за поставленные товары и оказанные услуги, не допускать просрочек и списания просроченной задолженности.
- Уменьшение оборотных средств или товарных запасов. Имеет смысл делать меньшие закупки, чтобы не «замораживать» деньги в неликвидном товаре.
Хотите организовать управленческий, бухгалтерский и налоговый учет, получать консультации о налоговой оптимизации и правильном финансовом планировании для предотвращения кассовых разрывов? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Контактные телефоны для консультаций и заказа услуг указаны на сайте.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Остались вопросы? Напишите нам!