• /
15.10.2020

Хранение документов бухгалтерского учета: сроки, правила

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора
Основанием для внесения изменений в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы. Руководитель компании или лицо, на которое возложены обязанности по ведению бухгалтерии, обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета в течение предусмотренных законом сроков. Они используются для проверки правильности внесения данных налоговой службой и другими контролирующими органами. За нарушение этого правила или несоблюдение сроков предусмотрена ответственность.

Рассмотрим подробнее порядок хранения документов бухгалтерского учета.

Нормативное регулирование порядка хранения документов бухучета

Единого нормативно-правового акта, который устанавливает основные правила хранения документов бухгалтерского учета, не существует. Поэтому бухгалтера в своей деятельности руководствуются несколькими регламентирующими документами.

К ним относятся:

  • Закон 402-ФЗ. Это основной документ, согласно которому субъекты предпринимательства ведут регламентированный учет. Необходимость хранения первички закреплена в ст. 29;
  • НК Российской Федерации. Обязанность хранить документацию возлагается на бухгалтера и руководителя согласно подпункту 8 пункта 1 ст. 23 этого документа;
  • Приказ № 105, принятый Министерством финансов СССР в 1983 году. Этот нормативно-правовой акт действует и сейчас.
  • Приказ №558 от 2010 года, которым утвержден список документов, составляемых государственными организациями;
  • Закон 125-ФЗ, который устанавливает порядок ведения архивной документации в нашей стране.
Указанными нормативными документами устанавливаются основные принципы, в соответствии с которыми организовывается хранение документов бухгалтерского учета:

  • Документация, на основе которой вводятся данные в регистры бухучета, обязательно должна храниться в архиве.
  • Первичка, которая еще не передана в архив, должна храниться в бухгалтерии в специально оборудованных помещениях или шкафах с ограничением доступа посторонних. Ответственность за их сохранность несет руководитель компании или бухгалтер.
  • Документы при помещении в архив систематизируются в зависимости от даты оформления или поступления на предприятие.

Место хранения бухгалтерской документации

Согласно закону 125-ФЗ коммерческие негосударственные компании и частные предприниматели могут вести архив документов, но не обязаны делать это. Однако согласно НК и закону о бухучете первичка должна храниться у субъекта предпринимательства и предъявляться по требованию контролирующих органов.

Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности легко организовать, если перевести предприятие на электронный документооборот. Законодательством предусмотрено, что правильно оформленные электронные документы полностью эквивалентны бумажным. Но первые хранятся на накопителях сервера или в облаке и не занимают места в архиве. Их легко находить, систематизировать и отправлять по запросу в налоговую службу.

Второй вариант — передача бухучета на аутсорсинг. В этом случае обязанность по хранению первички возлагается на компанию, которая оказывает услугу. Ее специалисты, при необходимости, готовят пакеты документов и подают их в ИФНС для проверок.

Срок хранения документации в компании или ИП

Сколько нужно хранить первичные документы бухгалтерского учета? Срок хранения зависит от типа первички, но составляет не менее 5 лет согласно требованиям закона 402-ФЗ. В остальных случаях сроки следующие:

  • 4 года — для первички, на основании которой рассчитываются налоговые платежи по всем видам налогов;
  • 6 лет — для первички, которая послужила основанием для расчета страховых платежей.

Обратите внимание, что некоторые документы используются для внесения изменений в бухгалтерский и налоговый учет. Если в нормативных документах по ним указаны разные сроки хранения, рекомендуется выбирать больший.

Некоторые виды документации хранятся беcсрочно:


  • Бухгалтерская отчетность по итогам деятельности за год со всеми предусмотренными законом приложения;
  • Акты передачи, ликвидационные балансы и балансы, которые составляются при разделении деятельности;
  • Документация, которая подтверждает постановку компании на учет;
  • Книги учета доходов и расходов, если компания начисляет и уплачивает налоги по упрощенной системе;
  • Соглашения по передачи в лизинг собственности юридического лица, а также дополнительных документов по этим сделкам;
  • Документация, подтверждающая переоценку основных фондов, амортизацию, оценку стоимости активов;
  • Документы, подтверждающие передачу права собственности на недвижимость с предприятия на предприятия;
  • Гражданско-правовые договора, подтверждающие операции с ценными бумагами, договора дарения;
  • Паспорта сделок.

Увеличенный срок хранения — 75 лет — предусмотрен для документов, которые касаются наемных сотрудников компании. В перечень этих документов входят:

  • Заключенные с сотрудниками трудовые договора и реестры информации о доходах;
  • Ведомости, подтверждающие выплаты дивидендов собственникам;
  • Первичная документация, подтверждающая выплаты работникам вознаграждений независимо от типа выплат.

Законом 125-ФЗ в действующий порядок были внесены изменения. Если первичка, отражающая взаимоотношения с наемными сотрудниками, была сформирована в 2003 году или позже, хранить ее можно 50 лет.

10-летний срок хранения предусмотрен для гражданско-правовых документов, подтверждающих продажу движимого имущества, передачу его в залог и отчеты по валютным счетам, открытым в зарубежных банках.

Обратите внимание на особый срок хранения документов бухгалтерского учета, отражающих возникновение убытка у юридического лица. Согласно действующему порядку, субъекты предпринимательства, которые используют ОСНО и УСН, могут уменьшать на сумму убытка полученные доходы в течение следующих 10 лет. Таким образом уменьшается налогооблагаемая база и налог на прибыль или единый налог. Следовательно, подтверждающие документы нужно хранить в течение всего периода, пока убыток не будет использован полностью. Это правило установлено статьями 283 и 348.18 НК.

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

Срок, в течение которого должно быть обеспечено хранение документов бухгалтерского учета, начинает истекать с 1 дня следующего года после окончания делопроизводства по первичке и договорам.

Рассмотрим на примере:

  • Первичка для составления отчетов — срок начинает истекать 1 января следующего года после того, как первичные документы использовались для внесения изменений в отчеты;
  • Хозяйственные договора — год, когда истекает срок действия соглашения или оно прекращается по другим основаниям;
  • Первичка для внесения изменений в регистры бухучета — год, следующий за тем, когда документ был сформирован или поступил в компанию;
  • Первичка для составления налоговой отчетности — год, в котором документы использовались для составления отчетности.

Если компания списывает безнадежную дебиторскую задолженность, необходимо обеспечить хранение документов в течение 4 лет после списания.

По документам, отражающим стоимость основных фондов, что амортизируются в компании, срок хранения начинает течь после полной амортизации и отражения этой операции в налоговом учете.

Так как электронный и бумажный документы эквивалентны, сроки хранения документации в цифровой форме не отличаются.

Порядок хранения документации при ликвидации субъекта предпринимательства

В случае ликвидации компании нельзя уничтожать документацию, по которой не истекли указанные в предыдущем разделе сроки. Хранение документов бухгалтерского учета юридического лица, которое прекратило свою деятельность, регламентируется ст. 23 закона 125-ФЗ.

Правила следующие:

  • Документы, которые необходимо хранить постоянно, передаются в муниципальный архив, с которым заключается отдельный договор;
  • Документы, которые отражают взаимоотношения с наемными работниками, также передаются в архив;
  • Хранение остальных документов может организовать бывший собственник самостоятельно.
Получить консультацию эксперта

Порядок действий после истечения срока хранения документов

Бухгалтерская и иная документация, по которой истекли сроки хранения, может быть уничтожена. Для этого необходимо создать специальную комиссию в компании. Порядок действий следующий:

  1. Руководитель подписывает приказ о создании комиссии и назначает ее членов.
  2. Члены комиссии проводят экспертизу документации и определяют ценность документов.
  3. Создается акт, в котором указываются документы для уничтожения.
  4. После уничтожения документов этот факт также документируется отдельным актом.

Если первичка хранится в папках в подшитом виде, необходимо изъять из папок документы для уничтожения, а остальные заново подшить.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Руководитель компании или должностное лицо, которое отвечает за организацию бухгалтерского учета, несут ответственность за сохранность первички. Нормативно-правовыми актами РФ предусмотрены такие виды наказаний для должностных лиц и компаний:

  • Отсутствие документов, отражающих хозяйственную деятельность, независимо от причин отсутствия — компания штрафуется в размере 10 или 30 тыс. рублей. Если отсутствие первички привело к неправильному начислению налогов, сумма штрафа составляет от 40 тыс. рублей и более. Этот вид ответственности предусмотрен ст. 120 НК.
  • При отсутствии документации должностные лица штрафуются на сумму 5—10 или 10—20 тыс. рублей (при повторном нарушении). Руководителя могут лишить права занимать должность на срок до 2 лет.

Если документы были уничтожены умышленно с целью получения незаконного обогащения, виновный штрафуется на сумму до 200 тыс. рублей или лишается свободы на срок до 1 года. Ответственность предусмотрена статьей 325 УК.

Обратите внимание, что из-а отсутствия документов компании могут доначислить налоги с сопутствующими штрафами и пенями.
«Мегаконсалт» — комплексное

Как организовать хранение

Наиболее простой и эффективный способ организовать хранение документов бухгалтерского учета — передавать ведение бухучета на аутсорсинг. В этом случае организовывать архив и следить за соблюдением требований законодательства будет компания-исполнитель. И ответственность за нарушение возлагается на нее.

Компания «Мегаконсалт» предлагает услуги по ведению бухгалтерского учета. Поручив эту работу нам, вам не нужно организовывать хранение документов, нужная первичка предоставляется по требованию. В том числе и по запросу налоговой службы.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Подписаться на нашу рассылку