Хранение документов бухгалтерского учета: сроки, правила

• Нормативное регулирование порядка хранения документов бухучета
• Место хранения бухгалтерской документации
• Срок хранения документации в компании или ИП
• Когда начинается отсчет срока хранения документов
• Порядок хранения документации при ликвидации субъекта предпринимательства
• Порядок действий после истечения срока хранения документов
• Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Единого нормативно-правового акта, который устанавливает основные правила хранения документов бухгалтерского учета, не существует. Поэтому бухгалтера в своей деятельности руководствуются несколькими регламентирующими документами.

К ним относятся:

• Закон 402-ФЗ. Это основной документ, согласно которому субъекты предпринимательства ведут регламентированный учет. Необходимость хранения первички закреплена в ст. 29;
• НК Российской Федерации. Обязанность хранить документацию возлагается на бухгалтера и руководителя согласно подпункту 8 пункта 1 ст. 23 этого документа;
• Приказ № 105, принятый Министерством финансов СССР в 1983 году. Этот нормативно-правовой акт действует и сейчас.
• Приказ №558 от 2010 года, которым утвержден список документов, составляемых государственными организациями;
• Закон 125-ФЗ, который устанавливает порядок ведения архивной документации в нашей стране.

• Документация, на основе которой вводятся данные в регистры бухучета, обязательно должна храниться в архиве.
• Первичка, которая еще не передана в архив, должна храниться в бухгалтерии в специально оборудованных помещениях или шкафах с ограничением доступа посторонних. Ответственность за их сохранность несет руководитель компании или бухгалтер.
• Документы при помещении в архив систематизируются в зависимости от даты оформления или поступления на предприятие.

Сколько нужно хранить первичные документы бухгалтерского учета? Срок хранения зависит от типа первички, но составляет не менее 5 лет согласно требованиям закона 402-ФЗ. В остальных случаях сроки следующие:

• 4 года — для первички, на основании которой рассчитываются налоговые платежи по всем видам налогов;
• 6 лет — для первички, которая послужила основанием для расчета страховых платежей.

Некоторые виды документации хранятся беcсрочно:

• Бухгалтерская отчетность по итогам деятельности за год со всеми предусмотренными законом приложения;
• Акты передачи, ликвидационные балансы и балансы, которые составляются при разделении деятельности;
• Документация, которая подтверждает постановку компании на учет;
• Книги учета доходов и расходов, если компания начисляет и уплачивает налоги по упрощенной системе;
• Соглашения по передачи в лизинг собственности юридического лица, а также дополнительных документов по этим сделкам;
• Документация, подтверждающая переоценку основных фондов, амортизацию, оценку стоимости активов;
• Документы, подтверждающие передачу права собственности на недвижимость с предприятия на предприятия;
• Гражданско-правовые договора, подтверждающие операции с ценными бумагами, договора дарения;
• Паспорта сделок.

Увеличенный срок хранения — 75 лет — предусмотрен для документов, которые касаются наемных сотрудников компании. В перечень этих документов входят:

• Заключенные с сотрудниками трудовые договора и реестры информации о доходах;
• Ведомости, подтверждающие выплаты дивидендов собственникам;
• Первичная документация, подтверждающая выплаты работникам вознаграждений независимо от типа выплат.

Срок, в течение которого должно быть обеспечено хранение документов бухгалтерского учета, начинает истекать с 1 дня следующего года после окончания делопроизводства по первичке и договорам.

Рассмотрим на примере:

• Первичка для составления отчетов — срок начинает истекать 1 января следующего года после того, как первичные документы использовались для внесения изменений в отчеты;
• Хозяйственные договора — год, когда истекает срок действия соглашения или оно прекращается по другим основаниям;
• Первичка для внесения изменений в регистры бухучета — год, следующий за тем, когда документ был сформирован или поступил в компанию;
• Первичка для составления налоговой отчетности — год, в котором документы использовались для составления отчетности.

В случае ликвидации компании нельзя уничтожать документацию, по которой не истекли указанные в предыдущем разделе сроки. Хранение документов бухгалтерского учета юридического лица, которое прекратило свою деятельность, регламентируется ст. 23 закона 125-ФЗ.

Правила следующие:

• Документы, которые необходимо хранить постоянно, передаются в муниципальный архив, с которым заключается отдельный договор;
• Документы, которые отражают взаимоотношения с наемными работниками, также передаются в архив;
• Хранение остальных документов может организовать бывший собственник самостоятельно.

Бухгалтерская и иная документация, по которой истекли сроки хранения, может быть уничтожена. Для этого необходимо создать специальную комиссию в компании. Порядок действий следующий:

1. Руководитель подписывает приказ о создании комиссии и назначает ее членов.
2. Члены комиссии проводят экспертизу документации и определяют ценность документов.
3. Создается акт, в котором указываются документы для уничтожения.
4. После уничтожения документов этот факт также документируется отдельным актом.

Руководитель компании или должностное лицо, которое отвечает за организацию бухгалтерского учета, несут ответственность за сохранность первички. Нормативно-правовыми актами РФ предусмотрены такие виды наказаний для должностных лиц и компаний:

• Отсутствие документов, отражающих хозяйственную деятельность, независимо от причин отсутствия — компания штрафуется в размере 10 или 30 тыс. рублей. Если отсутствие первички привело к неправильному начислению налогов, сумма штрафа составляет от 40 тыс. рублей и более. Этот вид ответственности предусмотрен ст. 120 НК.
• При отсутствии документации должностные лица штрафуются на сумму 5—10 или 10—20 тыс. рублей (при повторном нарушении). Руководителя могут лишить права занимать должность на срок до 2 лет.