Как перейти на удалённую бухгалтерию без рисков

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Однажды наступит день, когда вам придется сменить штатного бухгалтера или подрядную бухгалтерскую организацию — возможно, из-за высокой стоимости обслуживания или из-за безответственной работы. Вот алгоритм, который поможет сделать правильный выбор, не опираясь на интуицию, слепой случай и советы знакомых.

Рынок бухгалтерских услуг перенасыщен предложениями, и у каждой компании свои стандарты работы и тарифная сетка. Мы рекомендуем не тратить время на сравнение тарифов, а выбрать двух-трех кандидатов и пригласить их на консультацию. Во-первых, это лучший способ оценить реальный опыт компании и узнать точную стоимость обслуживания. Во-вторых, это возможность понять, как потенциальный подрядчик оценивает сложность ведения бухучета в вашей компании и как он представляет возможный механизм сотрудничества.

Чтобы разговор был предметным, мы советуем предоставить доступы к вашей бухгалтерской базе. Например, вы можете до встречи выслать копию базы по почте или предоставить временный гостевой доступ. Так специалисты смогут провести экспресс-аудит: изучить ведение бухгалтерского учёта, оценить слабые и сильные стороны, выявить риски — и предложить готовое решение на консультации. В «Мегаконсалте» на аудит уходит от 1 до 5 часов, иногда мы проводим аудит прямо во время встречи. Чтобы защитить себя и клиента, мы подписываем NDA — соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Если потенциальный подрядчик не готов подписать с вами NDA, доступ к базе лучше не предоставлять.

Как и у хорошего врача, максимальная честность на первичной консультации — залог быстрого решения проблем и устойчивого здоровья (в нашем случае — здорового бухучета :). Как вы обрисуете бизнес-процессы и задачи компании, так и будет организована работа бухгалтерии.

После консультации обычный подрядчик сформирует план работ и стоимость обслуживания. Хороший подрядчик зафиксирует ваши пожелания по работе с бухгалтером и отразит их в регламенте взаимодействия, который является неотъемлемой частью договора. А отличный подрядчик расскажет, как вы можете оптимизировать бизнес-процессы, упростить работу бухгалтерии и сэкономить на бухгалтерском обслуживании. Под оптимизацией в «Мегаконсалте» понимают действия и процедуры, предусмотренные законом, с помощью которых можно уменьшить сумму налоговых отчислений. Мы разделяем оптимизацию на внутреннюю и внешнюю — посмотрим, что в них входит.

На консультацию в «Мегаконсалт» пришел представитель компании-грузоперевозчика. Предварительно клиент рассчитал стоимость обслуживания в онлайн-калькуляторе на нашем сайте, и мы искали способы уменьшить полученную цифру. Вот один из способов внутренней оптимизации, который был применен.

Мы выяснили, что каждый месяц компания выполняет 24 заказа и принимает в расходы 240 чеков на бензин — всего 264 документа. Стоимость наших услуг зависит от количества операций, выполняемых бухгалтером, следовательно, мы должны рассчитать стоимость принятия к учету 264 документов — это довольно много. Мы предложили клиенту заключить договор с топливной компанией. В этом случае водители станут оплачивать бензин картой, а топливная компания будет присылать закрывающие документы 1 раз в месяц. Теперь вместо 264 документов клиенту нужно платить за принятие к учету всего 25 документов — а это почти в 10 раз меньше. Объем работы бухгалтера существенно уменьшился, как и предварительно рассчитанная стоимость.

Лучшее время для смены бухгалтера — конец квартала. Прежний бухгалтер закрывает свою зону ответственности, а новый подрядчик начинает работу с нового отчетного периода. Лучше всего, если переезд спланирован: вы уведомляете своего бухгалтера о желании расстаться, тот готовит документы и базу к передаче. Иногда времени на переходный период просто нет: всё горит, на носу конец квартала, а до бухгалтера не дозвониться. Тогда новый подрядчик вносит в план работ экстренное закрытие пробелов предыдущего исполнителя. Такие непростые ситуации удобно обсудить на первичной консультации и показать потенциальному «врачу» состояние бухгалтерской базы.

Мы составили список необходимых документов, которые вы должны запросить у текущего подрядчика. Вне зависимости от того, кто вёл бухучет до переезда: внутренний сотрудник, аутсорсинговая компания или веб-сервис — список всегда один.

• Актуальная база данных «1С:Бухгалтерия». «1С:ЗУП» — если расчет зарплаты велся в отдельной базе.
  
  
• Электронная подпись для сдачи отчётности. Если её нет, в «Мегаконсалте» помогут с оформлением.
  
  
• Архив первичной документации (оригиналы документов). В «Мегаконсалте» структурируют и архивируют всю первичку, обновлённый архив передают клиенту раз в год.
  
  
• Гостевой пароль и логин для входа в банк-клиент в случае, если вы передаете ведение банк-клиента подрядчику.
  
  
• Комплект учредительных документов. С них снимут копию и вернут.
  
  

! Если вы не можете заняться сбором документов для переезда, в «Мегаконсалте» есть запасной вариант: наш специалист берет ситуацию на контроль или связывается с предыдущим исполнителем напрямую.