Как контролировать удаленную бухгалтерию

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Неважно, работает бухгалтер в офисе или из дома, в штате или на аутсорсе — важно понимать, чем он занят каждый день, отрабатывает ли он свои обязанности, и не допускает ли ошибок. Мы расскажем о том, как это устроено в «Мегаконсалте», и как наши клиенты контролируют нас.

Для начала мы должны договориться о том, что именно будет являться параметрами контроля, и по каким критериям клиент будет оценивать нашу работу. За основу берем журнал операций в бухгалтерской базе — причем ту часть, которая понятна и репрезентативна для директора или менеджера.

1. По ведению бухучета: общий объем операций в соответствии с журналом 1С; ключевые показатели — разные для каждого вида бизнеса, чаще всего мы используем объем операций авансовых отчётов, актов сверки, комплектов документов реализаций и закупок; налоговый режим.

2. По расчету зарплаты и кадровому сопровождению: количество сотрудников.

3. По ведению банк-клиента: количество платежных поручений (списаний в поставщиков).

4. По созданию документов отгрузки: количество реализаций.

Для каждого показателя рассчитываем среднемесячные величины — за год, полгода и квартал (мы рекомендуем ориентироваться именно на квартал как на самый репрезентативный период расчета). Все показатели закрепляются в договоре как критерии, в разрезе которых «Мегаконсалт» обязан оказывать услуги. В разные месяцы нагрузка может быть неравномерной: компания может расти или, наоборот, оптимизировать расходы и снижать деловую активность. В какой момент нужно пересматривать KPI бухгалтерии? Наш 18-летний опыт подсказывает, что если среднеквартальный объем работ меняется на 20% — это та точка, в которой критерии следует пересматривать.

Если у бизнеса есть ярко выраженная сезонность, среднеквартальные критерии уже не работают. В этом случае следует сформировать 2 системы критериев: для высокого и для низкого сезона.

Также вам понадобится пятая группа критериев, без которой все остальные не являются самодостаточными, — это сроки обработки ваших запросов. Вы должны зафиксировать периодичность:

• предоставления управленческих отчётов,
  
• оповещения о предстоящих суммах уплаты налогов,
  
• формирования отчета о недостающих первичных документах.
  

и сроки:

• предоставления сверок,
  
• предоставления документов отгрузки,
  
• создания в банк-клиенте платежных поручений,
  
• реагирования на прочие запросы с вашей стороны.
  

Всю эту систему «Мегаконсалт» рассчитывает для каждого клиента и фиксирует в договоре. Вы можете внести эти KPI в свой договор с сотрудником или компанией либо сформировать на их основе поощрительную систему вознаграждений.

Имея на руках критерии, вы можете самостоятельно контролировать объем работы бухгалтерии, анализируя показатели в 1С. В «Мегаконсалте» мы предлагаем руководителям разные типы доступа в 1С.

Например, мы можем оформить удаленный доступ, по которому клиент может заглядывать в 1С и сравнивать журнал операций с ключевыми показателями. Или клиент может быть не просто наблюдателем, а равноправным участником. В этом случае мы организуем совместную работу под разными учетными записями. Это позволит вам самостоятельно выполнять часть операций (делать счета, реализации, акты сверки и прочее), а также смотреть по логам — истории работы с 1С — кто, что, когда делал и в каком количестве, вплоть до того, кто работает в базе прямо сейчас.

Редкие руководители умеют работать в 1С и вести учет в разрезе счетов, понимая фактический объем работы бухгалтера. Однако каждый руководитель может научиться работать с простым журналом операций, где зафиксированы все действия бухгалтера — и мы покажем, как им пользоваться.

С работой в банк-клиенте есть несколько вариантов, в зависимости от степени доверия, которое вы оказали компании. Первый способ — отправка платежей по факту ввода код-пароля, который приходит на ваш телефон. Если с платежом все в порядке, вы сообщаете код бухгалтеру. Таким образом, каждый платеж потребует от вас внимания и включенности. Это хорошо, но не всегда удобно: деловые встречи, разные часовые пояса, семейные дела могут превратить отправку код-пароля бухгалтеру в квест.

При втором способе бухгалтер создает все платежки в 1С, выгружает в банк-клиент, а вы оплачиваете их самостоятельно. Чтобы упросить работу по второму варианту, мы рекомендуем назначить день или время для оплаты: к дедлайну бухгалтер будет готовить все платежки, а вы всегда сможете встроить в рабочий график полчаса на их оплату.

Третий вариант — самый распространенный в нашей практике, требующий от клиента минимального участия. Бухгалтер на ограниченных правах доступа создает платежи в системе банк-клиента, а руководитель подписывает и при желании проверяет платежи со своего аккаунта.

В завершение: нельзя забывать и о тех, кто контролирует нас. Назначьте с бухгалтером даты плановой сверки с налоговой, чтобы убедиться в отсутствии неоплаченных задолженностей, штрафов и пеней. «Мегаконсалт» рекомендует проводить сверку не реже раза в год или чаще — по необходимости.