Бухгалтер и кадровик: распределяем обязанности

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Небольшие компании и предприниматели, на которых работает небольшое количество сотрудников, редко нанимают отдельного специалиста для ведения кадрового учета. У таких субъектов предпринимательства ведет кадровое производство бухгалтер, даже если он не знаком с трудовым законодательством и не имеет соответствующего опыта.

Можно ли совмещать должностные обязанности бухгалтера и кадровика? Оправдывает ли экономия риски, которые несет предприниматель при такой организации кадрового учета? Каким образом можно организовать учет кадров без привлечения к этой работе сотрудника бухгалтерии?

Работник бухгалтерии в своей повседневной деятельности руководствуется законом о бухгалтерском учете, НК и другими подобными нормативными документами. Для выполнения своих обязанностей он не обязан досконально знать трудовое законодательство и иметь опыт его применения.

Ведение кадров требует не только специальных знаний, но и опыта работы. Возложение обязанностей кадровика на бухгалтера приводит к серьезным негативным последствиям, которые проще разобрать на практических примерах.

1. Премии сотрудникам. Например, руководитель дает указание работнику бухгалтерии выписать премию ему или другому работнику. При этом не сообщает о том, за какие заслуги он был премирован. Бухгалтер выполняет эти указания без учета внутренних документов, регламентирующих премирование. В результате налоговая не разрешает отнести эту сумму к расходам, уменьшает расходную часть и доначисляет налог на прибыль или УСН 15%. В результате предприятие несет дополнительные затраты на оплату штрафа и пени.

2. Оформление на дистанционную работу. Например, компания дает бухгалтеру указание удаленно оформить на работу в компании сотрудника, который является гражданином иностранного государства и работает через интернет с территории своей страны. Работник бухгалтерии выполняет это требование, хотя и не подозревает, что оно является незаконным. Суть в том, что согласно российскому законодательству оформлять на работу дистанционных работников-иностранцев в нашей стране нельзя. Директор и бухгалтер могли не знать этого требования, что и привело к нарушению. А специалист в области права не допустил бы нарушения еще на стадии получения указания от собственника или директора.

3. Оформление на должность вне штатного расписания. Например, руководитель головного офиса дает указание оформить наемного сотрудника в компанию. Однако для него не предусмотрена должность в штатном расписании. Это означает, что без оформления дополнительных документов принять работника и начислить ему зарплату нельзя. Подобные действия могут стать причиной проверок со стороны налоговых органов и лиц, которые несут ответственность за соблюдение трудового законодательства.

Штатный бухгалтер является квалифицированным специалистом в своей области. Однако он не обязан в силу занимаемой должности образования иметь глубокие познания в сфере трудового законодательства. Кроме того, кадровый учет обычно не предусмотрен его должностной инструкцией.

Поэтому работники бухгалтерии ответственно подходят к ведению своего участка учета, но уделяют минимум внимания кадровым вопросам. Это приводит к тому, что прием на работу, перемещение и увольнение сотрудников, а также учет больничных и отпусков ведется с нарушениями.

В случае их обнаружения при проверках виновное лицо, то есть генеральный директор компании, привлекается к административной ответственности и штрафуется на сумму до 5 тыс. рублей. А с компании взыскивается административный штраф в размере до 50 тыс. рублей. Более того, работа юридического лица может быть полностью приостановлена на 3 месяца.

Если нарушение будет допущено повторно, руководителю компании могут запретить занимать руководящие должности, то есть дисквалифицировать его, сроком до 3 лет.

Не менее важна и работа с кадрами. Если неправильно составить должностные инструкции или трудовой договор, уволить сотрудника по инициативе работодателя будет сложно или невозможно. Также возможны другие проблемы:

• Ошибки при расчете средней заработной платы;
• Неправильный расчет выплат за отпуск или больничный.

При обращении работника в суд и выигрыше иска работодателю придется возмещать не только прямой ущерб, но и компенсировать затраты на суд и моральный ущерб. Такая выплата «съест» всю экономию, полученную благодаря отказу от услуг кадровика.

В отделе кадров компании и бухгалтерии часто используются для работы одни и те же документы. Поэтому можно сделать вывод о том, что часть функций кадровика и бухгалтера пересекаются. Однако для правильной организации учета необходимо четко определить обязанности бухгалтер-кадровик и установить, какой документ составляется конкретным специалистом.

Составлять штатное расписание и вести его должен специалист по кадрам. Так как в компании, которая использует труд наемных работников, изменения в кадровом составе происходят практически ежемесячно, именно отдел кадров будет владеть актуальной информацией по этому вопросу.

Ответственного за ведение штатного расписания назначают приказом по предприятию. В этом же документе могут быть предусмотрены (или не предусмотрены) надбавки за ведение документа, а также порядок предоставления информации об изменениях в ШР в бухгалтерию.

Этот документ может вести кадровик или бухгалтер, который начисляет заработную плату сотрудникам. Если в компании работает большое количество специалистов, табель может вести отдельно выделенный сотрудник.

На предприятии издается положение о ведении табельного учета. В нем должны быть предусмотрены такие моменты:

• Порядок составления;
• Сроки предоставления в бухгалтерию;
• Порядок внесения изменений при необходимости.

Независимо от того, кто составляет табель, его должен проверить бухгалтер. От информации в документе зависит начисление заработной платы, а за этот участок работы отвечает специалист бухгалтерии. Во избежание конфликтов между бухгалтером и кадровиком необходимо отдельно расписать обязанности каждого из них.

Бухгалтер должен готовить приказы о премировании самостоятельно в том случае, если премия составляет одну из основных частей зарплаты по результатам месяца. Эта работа является дополнительной для специалиста по начислению зарплаты, поэтому ее нужно закреплять в должностной инструкции и предусматривать дополнительное вознаграждение.

В некоторых случаях руководители компаний «сваливают» подготовку приказов о выдаче премий, обосновывая свои действия наличием пункта «иные поручения» в должностной инструкции работника бухгалтерии. Однако в этом случае не стоит ожидать от бухгалтера качественной работы, так как вряд ли он захочет работать «бесплатно».

В большинстве случаев отчеты в ПФ сдает бухгалтер, так как он же их и заполняет. Однако если бухгалтерия перегружена другими обязанностями, эту функцию может выполнять специалист отдела кадров. Законодательством не предусмотрено особых требований по этому вопросу.

Существует более простой, понятный, дешевый и эффективный способ организации кадрового и бухгалтерского учета. Можно возложить обязанности бухгалтера-кадровика на аутсорсинговую компанию, которая оказывает эти услуги. При таком решении вопроса все функции, которые выполняет аутсорсер, оговариваются в договоре. А заказчик не беспокоится за правильность организации обеих сфер учета.

Хотите организовать бухгалтерский и налоговый учет на своем предприятии? Воспользуйтесь помощью компании «Мегаконсалт». Для заказа услуги и получения консультаций по кадровым и бухгалтерским вопросам обращайтесь к нашим менеджерам по указанному на сайте телефону.