Расходы на обучение персонала: бухгалтерский и налоговый учет

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Большинство компаний заинтересованы в повышении профессионального уровня своих сотрудников, поэтому периодически отправляют их на обучение. Это могут быть курсы, семинары и даже получение второго высшего образования.

Если компания самостоятельно оплачивает обучение персонала, то возникает вопрос, как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет затрат на обучение сотрудников. В настоящем обзоре приведены подробные комментарии.

Содержание

Что входит в расходы на обучение сотрудников

Под затратами на обучение персонала подразумеваются суммы, которые были потрачены организацией на подготовку, обучение или же переобучение своих кадров в области, с которой напрямую связана их трудовая деятельности.

Затраты на обучение сотрудников могут принимать разные формы. Так, в эту статью могут быть включены суммы, потраченные в результате:

переобучения кадров в связи с освоением компанией нового направления деятельности;
прохождения сотрудниками курсов по повышению квалификации;
получения работником дополнительных компетенций (обучение в автошколе, курсы иностранного языка);
прохождения сотрудником стажировки за рубежом;
получения второго образования в ВУЗе или повышения учебной степени (магистратура, аспирантура и т.д.);
прохождения работниками платных онлайн-курсов, вебинаров и тренингов.

Согласно положениям ст. 196 ТК РФ работодатель самостоятельно определяет необходимость прохождения дополнительного обучения. Эта информация должна быть зафиксирована в соглашении, трудовом или коллективном договоре.

Законом также предусмотрен ряд случаев, когда периодическое направление сотрудников на учебу является обязанностью работодателя. Например: такое условие действует в отношении водителей городского и наземного электротранспорта. В соответствии с ч.5 п. 1 ст. 20 Закона РФ № 196-ФЗ они должны периодически совершенствовать свои навыки оказания первой помощи в случае аварии.

Какими документами подтвердить расходы на обучение

Чтобы работодатель имел возможность учесть затраты на обучение персонала при уплате налога на прибыль, они должны быть документально подтверждены (ч.2 п. 1 ст. 252 НК РФ).

В каждом отдельном случае пакет подтверждающих бумаг может отличаться. На его состав также оказывает влияние способ обучения. Известны три основных варианта:

Повышение квалификации кадров собственными силами организации без привлечения внешних экспертов (учет такого обучения обычно не производится).
Образовательные услуги оказываются организацией без лицензии (часто имеют формат вебинаров, онлайн-лекций, обратной связи от частных экспертов).
Обучение производится в учебной организации, работающей по лицензии (очно-заочная форма, дистанционно, вечерняя школа).

К примеру, в случае переобучения сотрудника по новому направлению деятельности в ВУЗе, потребуются следующие документы:

приказ руководителя о направлении сотрудника на переобучение в связи с освоением новой области;
должностная инструкция по новому рабочему месту, которое должен будет занять сотрудник после переобучения;
дополнительное соглашение о переводе кадра на другое место или совмещение с текущей деятельностью.

Если возникли расходы на обучение персонала иностранному языку, то работодателю нужно будет собрать:

приказ о направлении сотрудника на курсы по иностранному языку с указанием цели этого мероприятия;
должностная инструкция, включающая обязанность владеть тем или иным языком.

Помимо перечисленного, для учета затрат на обучение персонала в налоговых целях, должен быть собран такой пакет документов:

договор с учебной организацией (должен быть заключен от имени работодателя);
копия лицензии образовательного учреждения (при ее наличии);
учебная программа с количеством часов;
документ об окончании учебы (например, диплом, сертификат, свидетельство об окончании автошколы и т.д.).

На практике также встречаются ситуации, когда фирма оплачивает участие своих работников в различных онлайн-мероприятиях (семинары, вебинары и т.д.) и курсах, которые проводятся образовательными организациями без лицензии. Сюда же можно отнести платные консультации от частных экспертов. В этом случае отнести можно обучение персонала к статье прочих затрат (пп. 14−15 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подтверждающие документы:

договор на оказание услуг;
план мероприятия (семинара, вебинара);
акт о предоставлении консультации или иного вида помощи.

В налоговом законодательстве также четко указаны сроки хранения документов, подтверждающих затраты на обучение персонала. Согласно ч. 5 п. 3 ст. 264 НК РФ эти бумаги должны быть сохранены в течение всего периода обучения и 1 года работы кадра, чья учеба была профинансирована организацией. При этом общий минимальный срок хранения составляет 4 года.

Отражение в бухгалтерском учете

Расходы на обучение и повышение квалификации персонала также должны быть правильно отражены в бухгалтерском учете.

В соответствии с положениями ПБУ 10/99 затраты на обучение персонала относят к категории расходов, связанных с обычными видами деятельности. При этом отражаются они на счете 26 «Общехозяйственные расходы». На этом счете аккумулируются затраты для нужд управления, и не касающиеся напрямую производственного процесса.

Расходы на обучение кадров должны быть учтены в том периоде, в котором они фактически возникли, то есть в момент подписания акта об оказании услуги. Такой вывод следует из п. 18 раздела IV ПБУ 10/99.

Подобные затраты оформляются следующими корреспонденциями счетов:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» (20 «Основное производство», 44 «Расходы на продажу») Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — показаны суммы, потраченные на обучение сотрудников;

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 50 «Касса» (51 «Расчетные счета», 71 «Расчеты с подотчетными лицами») — перечислена оплата на обучение кадров.

Если организация внесла предоплату за обучение своих сотрудников, то такая операция оформляется следующими проводками:

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 50 «Касса» (51 «Расчетный счет», 71 «Расчеты с подотчетными лицами») — отражена дебиторская задолженность в результате перечисления предоплаты за учебу;

Дт 20 «Основное производство» (25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») — зачет предоплаты по обучению после получения акта оказанных образовательных услуг.

Если обучающийся не работает в организации, то расходы на его учебу отражаются такой проводкой: Дт 91 «Прочие доходы и расходы» Кт «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Исчисление и уплата налогов и сборов

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ при исчислении налога на прибыль организация вправе уменьшить свой доход на сумму расходов, входящих в утвержденный перечень.

Затраты на обучение персонала также относятся к списку расходных статей, на которые можно уменьшить свою налогооблагаемую базу. Они включены в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 23) п. 1 ст. 23 НК РФ).

Однако, чтобы затраты на обучение персонала можно было учесть при уплате налога на прибыль, обязательно соблюдение следующего ряда условий:

договор с образовательным учреждением должен быть заключен от имени компании. Если по такому соглашению второй стороной будет выступать работник, то уменьшить налоговые начисления не получится;
учебное заведение, в которое направлен сотрудник для прохождения обучения, должно иметь лицензию на оказание подобных услуг;
работодатель и обучающийся должны состоять в официальных трудовых отношениях. Допускается и другой вариант — наличие договора, по которому физическое лицо в течение 3 месяцев после завершения обучения должно трудоустроиться в эту компанию и отработать там не менее 1 года;
наличие полного комплекта документов, подтверждающих понесенные расходы;
расходы на учебу кадров должны быть обоснованными и оправданными с экономической точки зрения.

Учитывать затраты на обучение персонала в организации при расчете налоговой базы следует только после завершения обучения. Если компания произвела оплату авансом, то нужно дождаться окончания учебы или отдельного ее этапа (с прикреплением подтверждающих бумаг).

Если заключен ученический договор, то фирма также может учесть в целях налогообложения затраты на стипендию. Однако здесь есть важный нюанс — если после обучения с учащимся так и не был заключен трудовой договор, то налоговая база не может быть уменьшена на сумму этих расходов.

Отдельно стоит рассмотреть ситуацию, когда работник сам заключил договор с учебной организацией и оплатил свое обучение, а работодатель компенсировал ему потраченные деньги. В этом случае расходы последнего нельзя будет учесть при расчете налоговой базы. Для организаций на УСН и ОСНО действует единое обязательное условие (п. 3 ст. 264 НК РФ) — работодатель должен сам заключить договор с учебным учреждением.

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Подлежат ли расходы на обучение сотрудников обложению страховыми взносами

Согласно налоговому праву выплаты, производимые в пользу работников, должны облагаться страховыми взносами. В связи с этим у многих работодателей возникает вопрос, делать ли перечисления с сумм, потраченных на обучение персонала.

Точный ответ представлен в пп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ. В соответствии с этой нормой расходы на обучение сотрудников относятся на счет затрат, по которым не уплачиваются страховые взносы.

Встречается и другая ситуация, когда выплаты делаются в пользу лиц, не состоящих в штате организации (например, учеба финансируется по ученическому договору). В этом случае также отсутствует объект обложения страховыми взносами, так как обучающийся не состоит в трудовых отношениях с компанией и не работает по договору ГПХ.

Как производится возмещение расходов на обучение сотрудника

Работодатели заинтересованы в том, чтобы после повышения квалификации сотрудник остался работать дальше в компании. Именно поэтому при заключении дополнительного соглашения или ученического договора, там прописывается пункт о том, что обучающийся в течение определенного периода должен отработать в организации.

Если работник принял решение уйти от работодателя раньше оговоренного срока, то последний вправе взыскать с него затраты на обучение персонала в организации. Такая возможность прописана в ст. 249 ТК РФ.

Условия для взыскания с работника сумм, потраченные на его учебу:

повышение квалификации проводилось по инициативе работодателя;
обучение финансировалось организацией;
сотрудник уволился до истечения оговоренного периода времени;
увольнение произошло без уважительных причин.

При одновременном соблюдении перечисленных выше условий работодатель имеет право предъявить счет за обучение. Необходимо успеть это сделать до момента ухода организации. В противном случае вернуть потраченные средства будет сложно (особенно, если уволившийся будет против).

Процедура возмещения расходов на обучение реализуется в следующем порядке:

Вначале определяется точная сумма, которую должен вернуть сотрудник. Она может быть рассчитана пропорционально периоду времени, который остался не отработанным. Возможен и другой вариант — возврат полной стоимости обучения (если такое условие содержится в документах).
Далее работодатель должен получить письменное согласие кадра на осуществление удержаний из его окончательного расчета (который получит при увольнении).
Осуществление удержаний из заработной платы (с учетом условий, прописанных в ст. 137−138 ТК РФ).

Если за один раз всю сумму возместить невозможно, то работодатель может договориться с работником о постепенном погашении этого долга. Однако точные сроки, суммы и прочие условия лучше закрепить в отдельном соглашении.

Важное уточнение — суммы, возвращенные работником за обучение, в полном объеме признаются в составе доходов организации. Это значит, что с них также уплачивается налог.

«Мегаконсалт» предоставляет

бухгалтерские услуги

Какие особенности имеют расходы на обучение сотрудников при УСН

Уменьшить налоговые отчисления за счет затрат на обучение сотрудников также вправе организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН). Однако здесь следует принимать во внимание несколько важных особенностей:

Вычесть из налоговой базы расходы, связанные с обучением кадров, может только та компания, которая применяет УСН с объектом «Доходы — Расходы». Об этом написано в пп. 33) п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Уменьшить налоговую базу можно только на ту сумму, которая была потрачена на обучение сотрудников, входящих в штат компании на УСН. На внештатные кадры такое условие не распространяется.
ИП, уплачивающий налоги по «упрощенке», может уменьшить их только на расходы, которые понес на обучение кадров из штата. Затраты на собственную учебу вычесть не получится.

В остальном, для организаций/индивидуальных предпринимателей на УСН действуют такие же правила по бухгалтерскому и налоговому учету бюджета на обучение персонала, что и для компаний на ОСНО, перечисляющих налог на прибыль. Эти условия касаются наличия лицензии у образовательной организации (в случаях, когда она необходима), полного комплекта подтверждающих бумаг, договора на обучение, заключенного от имени работодателя, и экономической оправданности такой учебы.

Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»

Модернизация основных средств. Особенности бухгалтерского и налогового учета | Полезное

Жилье за счет работодателя: особенности налогообложения | Полезное

Какие налоги платят ИП в 2021 году | Полезное

Хранение документов бухгалтерского учета: сроки, правила | Полезное

Выбор варианта аутсорсинга бухгалтерии | Полезное

Система внутреннего контроля бухгалтерского учета в организации | Полезное

Остались вопросы? Напишите нам!