• /
20.08.2020

Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году: пошаговое руководство

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора
С января в РФ начали действовать новые изменения в законодательстве, регулирующие использование ЭТК. Вместе с ними изменились некоторые правила кадрового учета, отчетность. Рассмотрим, как перейти на электронную трудовую книжку и оформить этот процесс на предприятии, чтобы избежать санкций со стороны проверяющих.

Что такое ЭТК

Электронная книжка представляет собой запись в удаленной базе данных Пенсионного фонда РФ, которая находится на территориально разделенных серверах в защищенных дата-центрах. В ней по каждому человеку хранятся следующие данные:

  • Личная информация — ФИО, год рождения;
  • Кадровые перемещения;
  • Места работы;
  • Занимаемые должности;
  • Виды выполняемых работ;
  • Реквизиты документов, которыми вносятся изменения в записи;
  • Основания для прекращения трудовых отношений (мотивировочная часть приказа об увольнении).

В цифровой форме хранится информация с начала текущего года. Поэтому книжка в первоначальной — бумажной — форме также должна храниться у работника.

Доступ к базе данных будут иметь сами работники, их работодатели, а также представители государственных органов в установленных законом случаях. Пенсионный фонд гарантирует сохранность данных, для их хранения используется аттестованная система, которая полностью соответствует требованиям законодательства о защите информации.

Плюсы электронного документа

Зачем переходить на электронные трудовые книжки? Полная оцифровка этого документа и процесс перехода на них со сдачей отчетности добавит трудностей в кадровом учете на предприятии. Также повысится нагрузка на кадровиков, которые должны вовремя предоставлять сведения о нанятых и уволенных работниках. Сложности могут возникнуть и у работников, особенно преклонного возраста, которые не привыкли иметь дело с электронными копиями документов.

Однако есть и преимущества. Работодатели получают такие плюсы от использования ЭТК:

  • Нет необходимости в приобретении бланков и обеспечении условий для их хранения;
  • Нет необходимости вести учет книжек и обеспечивать их сохранность на предприятии;
  • Сводятся к минимуму ошибки при внесении изменений в документы;
  • Сводится к нулю риск потери трудовой книжки;
  • Нет необходимости копировать книжку и заверять ее для предоставления в банк, посольство и другие подобные органы. Достаточно предоставить для этого распечатку.

Зачем переходить на электронные трудовые книжки? Наемные сотрудники получают такие плюсы:

  • Свободный доступ к информации через сайт Госуслуг или личную страницу на сайте ПФ;
  • Отсутствие задержек в выдаче книжки при увольнении от работодателя;
  • Возможность использования ЭТК для заказа и получения некоторых государственных услуг;
  • Возможность дистанционно оформлять пенсии без предоставления копий бумажных документов.

Как переходить на ЭТК работодателю

Рассмотрим, как правильно перейти на электронную трудовую книжку на предприятии. Первый этап перевода — это уведомление всех работников об изменениях, что делается с помощью специального документа. В тексте уведомления нужно обязательно упомянуть, что работник имеет право на сохранение бумажной книжки, которая действовала ранее.

Образец уведомления представлен на иллюстрации ниже:
Обратите внимание, что каждый работник должен быть уведомлен отдельно, нельзя делать один документ с перечислением фамилий всех работников в компании. Это прямо запрещено законодательством.

Необходимо, чтобы работник расписался в уведомлении и заявил о том, что он согласен на переход на ЭТК или не согласен и желает сохранить бумажный вариант документа. Согласие или несогласие оформляется отдельным заявлением, которое составляется в произвольной форме. Можно сделать типовой бланк и раздать его для заполнения.

Собрать заявления о переходе (или отказе) нужно до конца 2020 года. Если работник не смог выразить свое согласие (несогласие) по уважительной причине, то допускается увеличить этот срок, а до тех пор вести учет по этому работнику в традиционной форме.

В переходный период и после его окончания работодатель обязан сдавать отчетность СЗВ-ТД. Отчетность отсылается только по результатам того месяца, когда имели место кадровые перемещения на предприятии. Срок сдачи отчетности до 15 числа следующего месяца.
Обратите внимание, что о факте кадрового перемещения нужно отсылать сведения в ПФ в тот же день или на следующий. Этот порядок введен для того, чтобы исключить факты оформления кадровых документов «задним числом».

Новым законом, который вносит изменения в трудовое законодательство, предусмотрена форма выдачи информации работникам. Она может быть запрошена для ознакомления или предоставления в государственные или коммерческие структуры.

Популярные учетные приложения, в которых ведется кадровый учет (например, 1С ЗУП), уже адаптированы под требования нового законодательства и позволяют формировать отчетность и отправлять ее в электронной форме.

Еще одно требование при переходе, которое должно быть выполнено в течение 2020 года — приведение внутренних документов компании в соответствие с изменениями в законодательстве. Необходимо разработать и принять регламент, по которому сотрудники отдела кадров будут вести ЭТК.

Что нужно знать работнику

Наемные сотрудники уведомляются о порядке ведения ЭТК кадровым подразделением компании. Далее перечислены основные моменты, которые имеют значение:

1. ЭТК вводятся в оборот добровольно для тех, кто уже работает в качестве наемного работника. Если работник выразил согласие на переход на ЭТК, он оформляет свое решение заявлением. После этого бумажная книжка выдается на руки и храниться у работника. Она может понадобиться при решении вопросов о начислении пенсии в будущем.

2. Работник может отказаться от ЭТК. В этом случае учет будет далее вестись в бумажной форме. Такое решение также оформляется заявлением. Сведения о трудовой деятельности при отказе от электронной формы будут параллельно вноситься в базу данных в Пенсионном фонде и бумажный документ.

3. При поступлении на работу в первый раз оформляется только электронная книжка. Бумажный вариант не предусмотрен. Этот порядок действует с 1 января 2021 г. Если работник поступает на работу в течение переходного периода, он еще может выбрать бумажный вариант.

4. Сведения о предыдущих местах работы при устройстве на новое место могут предоставляться в электронной форме или в виде распечатки. В первом случае эти сведения должны быть заверены цифровой подписью. Соответствующий файл или распечатка выдаются работнику при увольнении.

5. Сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронной форме хранятся на защищенных серверах в дата-центрах Пенсионного фонда. Государственный орган гарантирует, что сбой или взлом системы невозможен, а информация хранится на распределенных серверах, что исключает риск утери данных.
Получить консультацию эксперта

Как отчитываться в ПФР после 1 января 2020 года

С начала текущего года работодатели обязаны сообщать о кадровых изменениях на предприятии до 15 числа следующего месяца. В отчете отражается информация о приеме на работу, первое или увольнении. Соответствующий отчет называется «Сведения о трудовой деятельности работников».

Кроме того, с 1 января сдается персонифицированная отчетность. Она заполняется на каждого сотрудника, который принимается или увольняется с работы. Фиксации подлежит таже перемещение внутри организации.

Если в течение переходного периода сотрудник не включался в отчеты СЗВ-ТД (по той причине, что он не менял место работы и должность), то сведения о нем нужно все равно подать не позднее 15 февраля следующего года.

Компании со штатом сотрудников до 25 человек могут сдавать отчеты в бумажной форме, остальные — только в электронном виде с заверением электронной подписью.

Электронные трудовые книжки — нормативная база

Основными законами, которые регулируют использование ЭТК в России, являются:

  • 439-ФЗ. Этим документом изменен Т К России, которые позволяют использовать электронные документы для накопления сведений о трудовой деятельности человека.
  • Закон 27-ФЗ. Это документ вводит в действие и регламентирует персонифицированный пенсионный учет для последующего начисления пенсий;
  • Административный кодекс, которым предусмотрена ответственность за нарушения требований о предоставлении отчетности о работниках.

Согласно закону, принятому в декабре 2019 года, с 1.01.2020 все работодатели должны предоставлять данные о трудовой деятельности работника в общую базу данных ПФ. К таким сведениям относятся данные о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении из компании. Сведения передаются в электронной форме и содержатся в так называемых электронных трудовых книжка.

Статьей 5.27 Административного кодекса предусмотрена ответственность за следующие нарушения:

  • Непредоставление или предоставление неполных сведений о работнике;
  • Внесение недостоверных причин увольнения в электронную трудовую книжку;
  • Задержка в выдаче трудовой книжки или выдачи сведений о трудовой деятельности после увольнения.

Санкцией статьи предусмотрены штрафы для должностных лиц и компаний в размере до 70 тыс. рублей.
Мегаконсалт возьмет на себя
Когда нужно перейти на электронные трудовые книжки? Законодательством предусмотрен срок до конца этого года, в течение которого работники должны принять решение о форме ведения документа.

Компания «Мегаконсалт» готова оказать помощь в организации процесса перехода согласно действующему законодательству и обеспечить ведение кадрового учета на условиях аутсорсинга. Для получения консультаций по этому вопросу и оформления заявки обращайтесь к нашим менеджерам.
Подписаться на нашу рассылку