20.08.2020 (проверено на актуальность 21.07.2023)
Как перейти на электронные трудовые книжки в 2020 году: пошаговое руководство
Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»
С января в РФ начали действовать новые изменения в законодательстве, регулирующие использование ЭТК. Вместе с ними изменились некоторые правила кадрового учета, отчетность. Рассмотрим, как перейти на электронную трудовую книжку и оформить этот процесс на предприятии, чтобы избежать санкций со стороны проверяющих.
Что такое ЭТК
Электронная книжка представляет собой запись в удаленной базе данных Пенсионного фонда РФ, которая находится на территориально разделенных серверах в защищенных дата-центрах. В ней по каждому человеку хранятся следующие данные:
В цифровой форме хранится информация с начала текущего года. Поэтому книжка в первоначальной — бумажной — форме также должна храниться у работника.
Доступ к базе данных будут иметь сами работники, их работодатели, а также представители государственных органов в установленных законом случаях. Пенсионный фонд гарантирует сохранность данных, для их хранения используется аттестованная система, которая полностью соответствует требованиям законодательства о защите информации.
- Личная информация — ФИО, год рождения;
- Кадровые перемещения;
- Места работы;
- Занимаемые должности;
- Виды выполняемых работ;
- Реквизиты документов, которыми вносятся изменения в записи;
- Основания для прекращения трудовых отношений (мотивировочная часть приказа об увольнении).
В цифровой форме хранится информация с начала текущего года. Поэтому книжка в первоначальной — бумажной — форме также должна храниться у работника.
Доступ к базе данных будут иметь сами работники, их работодатели, а также представители государственных органов в установленных законом случаях. Пенсионный фонд гарантирует сохранность данных, для их хранения используется аттестованная система, которая полностью соответствует требованиям законодательства о защите информации.
Плюсы электронного документа
Зачем переходить на электронные трудовые книжки? Полная оцифровка этого документа и процесс перехода на них со сдачей отчетности добавит трудностей в кадровом учете на предприятии. Также повысится нагрузка на кадровиков, которые должны вовремя предоставлять сведения о нанятых и уволенных работниках. Сложности могут возникнуть и у работников, особенно преклонного возраста, которые не привыкли иметь дело с электронными копиями документов.
Однако есть и преимущества. Работодатели получают такие плюсы от использования ЭТК:
- Нет необходимости в приобретении бланков и обеспечении условий для их хранения;
- Нет необходимости вести учет книжек и обеспечивать их сохранность на предприятии;
- Сводятся к минимуму ошибки при внесении изменений в документы;
- Сводится к нулю риск потери трудовой книжки;
- Нет необходимости копировать книжку и заверять ее для предоставления в банк, посольство и другие подобные органы. Достаточно предоставить для этого распечатку.
Зачем переходить на электронные трудовые книжки? Наемные сотрудники получают такие плюсы:
- Свободный доступ к информации через сайт Госуслуг или личную страницу на сайте ПФ;
- Отсутствие задержек в выдаче книжки при увольнении от работодателя;
- Возможность использования ЭТК для заказа и получения некоторых государственных услуг;
- Возможность дистанционно оформлять пенсии без предоставления копий бумажных документов.
Как переходить на ЭТК работодателю
Рассмотрим, как правильно перейти на электронную трудовую книжку на предприятии. Первый этап перевода — это уведомление всех работников об изменениях, что делается с помощью специального документа. В тексте уведомления нужно обязательно упомянуть, что работник имеет право на сохранение бумажной книжки, которая действовала ранее.
Образец уведомления представлен на иллюстрации ниже:
Образец уведомления представлен на иллюстрации ниже:
Обратите внимание, что каждый работник должен быть уведомлен отдельно, нельзя делать один документ с перечислением фамилий всех работников в компании. Это прямо запрещено законодательством.
Необходимо, чтобы работник расписался в уведомлении и заявил о том, что он согласен на переход на ЭТК или не согласен и желает сохранить бумажный вариант документа. Согласие или несогласие оформляется отдельным заявлением, которое составляется в произвольной форме. Можно сделать типовой бланк и раздать его для заполнения.
Собрать заявления о переходе (или отказе) нужно до конца 2020 года. Если работник не смог выразить свое согласие (несогласие) по уважительной причине, то допускается увеличить этот срок, а до тех пор вести учет по этому работнику в традиционной форме.
В переходный период и после его окончания работодатель обязан сдавать отчетность СЗВ-ТД. Отчетность отсылается только по результатам того месяца, когда имели место кадровые перемещения на предприятии. Срок сдачи отчетности до 15 числа следующего месяца.
Необходимо, чтобы работник расписался в уведомлении и заявил о том, что он согласен на переход на ЭТК или не согласен и желает сохранить бумажный вариант документа. Согласие или несогласие оформляется отдельным заявлением, которое составляется в произвольной форме. Можно сделать типовой бланк и раздать его для заполнения.
Собрать заявления о переходе (или отказе) нужно до конца 2020 года. Если работник не смог выразить свое согласие (несогласие) по уважительной причине, то допускается увеличить этот срок, а до тех пор вести учет по этому работнику в традиционной форме.
В переходный период и после его окончания работодатель обязан сдавать отчетность СЗВ-ТД. Отчетность отсылается только по результатам того месяца, когда имели место кадровые перемещения на предприятии. Срок сдачи отчетности до 15 числа следующего месяца.
Обратите внимание, что о факте кадрового перемещения нужно отсылать сведения в ПФ в тот же день или на следующий. Этот порядок введен для того, чтобы исключить факты оформления кадровых документов «задним числом».
Новым законом, который вносит изменения в трудовое законодательство, предусмотрена форма выдачи информации работникам. Она может быть запрошена для ознакомления или предоставления в государственные или коммерческие структуры.
Популярные учетные приложения, в которых ведется кадровый учет (например, 1С ЗУП), уже адаптированы под требования нового законодательства и позволяют формировать отчетность и отправлять ее в электронной форме.
Еще одно требование при переходе, которое должно быть выполнено в течение 2020 года — приведение внутренних документов компании в соответствие с изменениями в законодательстве. Необходимо разработать и принять регламент, по которому сотрудники отдела кадров будут вести ЭТК.
Новым законом, который вносит изменения в трудовое законодательство, предусмотрена форма выдачи информации работникам. Она может быть запрошена для ознакомления или предоставления в государственные или коммерческие структуры.
Популярные учетные приложения, в которых ведется кадровый учет (например, 1С ЗУП), уже адаптированы под требования нового законодательства и позволяют формировать отчетность и отправлять ее в электронной форме.
Еще одно требование при переходе, которое должно быть выполнено в течение 2020 года — приведение внутренних документов компании в соответствие с изменениями в законодательстве. Необходимо разработать и принять регламент, по которому сотрудники отдела кадров будут вести ЭТК.
Что нужно знать работнику
Наемные сотрудники уведомляются о порядке ведения ЭТК кадровым подразделением компании. Далее перечислены основные моменты, которые имеют значение:
1. ЭТК вводятся в оборот добровольно для тех, кто уже работает в качестве наемного работника. Если работник выразил согласие на переход на ЭТК, он оформляет свое решение заявлением. После этого бумажная книжка выдается на руки и храниться у работника. Она может понадобиться при решении вопросов о начислении пенсии в будущем.
2. Работник может отказаться от ЭТК. В этом случае учет будет далее вестись в бумажной форме. Такое решение также оформляется заявлением. Сведения о трудовой деятельности при отказе от электронной формы будут параллельно вноситься в базу данных в Пенсионном фонде и бумажный документ.
3. При поступлении на работу в первый раз оформляется только электронная книжка. Бумажный вариант не предусмотрен. Этот порядок действует с 1 января 2021 г. Если работник поступает на работу в течение переходного периода, он еще может выбрать бумажный вариант.
4. Сведения о предыдущих местах работы при устройстве на новое место могут предоставляться в электронной форме или в виде распечатки. В первом случае эти сведения должны быть заверены цифровой подписью. Соответствующий файл или распечатка выдаются работнику при увольнении.
5. Сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронной форме хранятся на защищенных серверах в дата-центрах Пенсионного фонда. Государственный орган гарантирует, что сбой или взлом системы невозможен, а информация хранится на распределенных серверах, что исключает риск утери данных.
1. ЭТК вводятся в оборот добровольно для тех, кто уже работает в качестве наемного работника. Если работник выразил согласие на переход на ЭТК, он оформляет свое решение заявлением. После этого бумажная книжка выдается на руки и храниться у работника. Она может понадобиться при решении вопросов о начислении пенсии в будущем.
2. Работник может отказаться от ЭТК. В этом случае учет будет далее вестись в бумажной форме. Такое решение также оформляется заявлением. Сведения о трудовой деятельности при отказе от электронной формы будут параллельно вноситься в базу данных в Пенсионном фонде и бумажный документ.
3. При поступлении на работу в первый раз оформляется только электронная книжка. Бумажный вариант не предусмотрен. Этот порядок действует с 1 января 2021 г. Если работник поступает на работу в течение переходного периода, он еще может выбрать бумажный вариант.
4. Сведения о предыдущих местах работы при устройстве на новое место могут предоставляться в электронной форме или в виде распечатки. В первом случае эти сведения должны быть заверены цифровой подписью. Соответствующий файл или распечатка выдаются работнику при увольнении.
5. Сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронной форме хранятся на защищенных серверах в дата-центрах Пенсионного фонда. Государственный орган гарантирует, что сбой или взлом системы невозможен, а информация хранится на распределенных серверах, что исключает риск утери данных.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Как отчитываться в ПФР после 1 января 2020 года
С начала текущего года работодатели обязаны сообщать о кадровых изменениях на предприятии до 15 числа следующего месяца. В отчете отражается информация о приеме на работу, первое или увольнении. Соответствующий отчет называется «Сведения о трудовой деятельности работников».
Кроме того, с 1 января сдается персонифицированная отчетность. Она заполняется на каждого сотрудника, который принимается или увольняется с работы. Фиксации подлежит таже перемещение внутри организации.
Если в течение переходного периода сотрудник не включался в отчеты СЗВ-ТД (по той причине, что он не менял место работы и должность), то сведения о нем нужно все равно подать не позднее 15 февраля следующего года.
Компании со штатом сотрудников до 25 человек могут сдавать отчеты в бумажной форме, остальные — только в электронном виде с заверением электронной подписью.
Кроме того, с 1 января сдается персонифицированная отчетность. Она заполняется на каждого сотрудника, который принимается или увольняется с работы. Фиксации подлежит таже перемещение внутри организации.
Если в течение переходного периода сотрудник не включался в отчеты СЗВ-ТД (по той причине, что он не менял место работы и должность), то сведения о нем нужно все равно подать не позднее 15 февраля следующего года.
Компании со штатом сотрудников до 25 человек могут сдавать отчеты в бумажной форме, остальные — только в электронном виде с заверением электронной подписью.
Электронные трудовые книжки — нормативная база
Основными законами, которые регулируют использование ЭТК в России, являются:
- 439-ФЗ. Этим документом изменен Т К России, которые позволяют использовать электронные документы для накопления сведений о трудовой деятельности человека.
- Закон 27-ФЗ. Это документ вводит в действие и регламентирует персонифицированный пенсионный учет для последующего начисления пенсий;
- Административный кодекс, которым предусмотрена ответственность за нарушения требований о предоставлении отчетности о работниках.
Согласно закону, принятому в декабре 2019 года, с 1.01.2020 все работодатели должны предоставлять данные о трудовой деятельности работника в общую базу данных ПФ. К таким сведениям относятся данные о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении из компании. Сведения передаются в электронной форме и содержатся в так называемых электронных трудовых книжка.
Статьей 5.27 Административного кодекса предусмотрена ответственность за следующие нарушения:
- Непредоставление или предоставление неполных сведений о работнике;
- Внесение недостоверных причин увольнения в электронную трудовую книжку;
- Задержка в выдаче трудовой книжки или выдачи сведений о трудовой деятельности после увольнения.
Санкцией статьи предусмотрены штрафы для должностных лиц и компаний в размере до 70 тыс. рублей.
Когда нужно перейти на электронные трудовые книжки? Законодательством предусмотрен срок до конца этого года, в течение которого работники должны принять решение о форме ведения документа.
Компания «Мегаконсалт» готова оказать помощь в организации процесса перехода согласно действующему законодательству и обеспечить ведение кадрового учета на условиях аутсорсинга. Для получения консультаций по этому вопросу и оформления заявки обращайтесь к нашим менеджерам.
Компания «Мегаконсалт» готова оказать помощь в организации процесса перехода согласно действующему законодательству и обеспечить ведение кадрового учета на условиях аутсорсинга. Для получения консультаций по этому вопросу и оформления заявки обращайтесь к нашим менеджерам.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Остались вопросы? Напишите нам!