24.09.2020 (проверено на актуальность 21.07.2023)
Оформление премирования работников
Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»
Трудовое законодательство РФ предусматривает возможность начисления и выдачи премий работникам за хорошие результаты работы по итогам месяца, квартала, года. Во избежание проблем с налоговыми органами из-за неправильного налогообложения необходимо четко придерживаться порядка оформления премирования. Рассмотрим этот процесс подробнее.
Виды премий
Наемный работник знакомится с порядком премирования сотрудников при оформлении трудового договора. Ему предоставляется информация о периодических премиях за результаты работы, а также разовых поощрительных выплатах на праздники, дни рождения и другие торжественные события.
Необходимость ознакомления с порядком премирования закреплена статьей 68 ТК. В ней указано, что при приеме сотрудника на работу его нужно ознакомить с правилами внутреннего распорядка и иными документами компании, которые регулируют условия и оплату труда.
Обратите внимание, если лицо работает на основании гражданско-правового соглашения, с ним не заключается трудовой договор. Следовательно, он не имеет права на гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, среди которых упомянуты и премия. Даже если гражданским договором предусмотрены поощрительные выплаты, их нельзя называть, словом премия. Это является одним из оснований для переквалификации договора в трудовой и доначисления обязательных платежей в государственные фонды.
Трудовой кодекс предусматривает требование об информировании работника о том, что он должен сделать, чтобы получить премию. Если возможность премирования не будет указана в трудовом соглашении или коллективном договоре с руководителем предприятия, затраты на премирование нельзя будет указать в расходах и уменьшить на них доходы компании. А это отражается на размере налога на прибыль.
Необходимость ознакомления с порядком премирования закреплена статьей 68 ТК. В ней указано, что при приеме сотрудника на работу его нужно ознакомить с правилами внутреннего распорядка и иными документами компании, которые регулируют условия и оплату труда.
Обратите внимание, если лицо работает на основании гражданско-правового соглашения, с ним не заключается трудовой договор. Следовательно, он не имеет права на гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, среди которых упомянуты и премия. Даже если гражданским договором предусмотрены поощрительные выплаты, их нельзя называть, словом премия. Это является одним из оснований для переквалификации договора в трудовой и доначисления обязательных платежей в государственные фонды.
Трудовой кодекс предусматривает требование об информировании работника о том, что он должен сделать, чтобы получить премию. Если возможность премирования не будет указана в трудовом соглашении или коллективном договоре с руководителем предприятия, затраты на премирование нельзя будет указать в расходах и уменьшить на них доходы компании. А это отражается на размере налога на прибыль.
Таким образом, чтобы иметь возможность отразить премию в расходной части, нужно описать ее одним из следующих способов:
- Непосредственно в трудовом соглашении с работником;
- Сослаться в трудовом соглашении на соответствующие статьи коллективного договора;
- Сослаться в трудовом соглашении на нормы отдельного документа — Положении о начислении и выплате премий;
- Сослаться в трудовом соглашении на коллективный договор, в котором есть ссылка на положение о премиях.
В любом случае в одном из внутренних документов компании должен быть подробно описан порядок начисления премиальных выплат и обстоятельства, при которых нужно их выплачивать.
Трудовым и налоговым законодательством предусмотрены два вида премий:
- Поощрительные периодические. Они предусмотрены в системе оплаты труда на предприятии. Сумма зависит от результатов работы каждого сотрудника, подразделения или юридического лица в целом. Размер премий устанавливается в твердой сумме или процентах, а затраты включаются в себестоимость бизнес-процессов.
- Разовые. Они не входят в систему оплаты труда и выплачиваются к праздникам, за особые достижения, длительную добросовестную работу. Источником денежных средств для этих премий является прибыль компании. Они не относятся на себестоимость продукции.
Приказ на премию
Выдача премии производится на основании приказа директора компании или руководителя подразделения, если это право предоставлено ему должностной инструкцией. Форма приказа регламентирована в постановлении № 1 от 2004 года, принятом Госкомстатом. Документ составляется по форме Т-11, если премия выдается одному работнику и по форме Т-11А, если премируется сразу несколько сотрудников.
Особенности применяемых форм:
- Они являются основанием для отражения в учете операций по выдаче премий;
- Информация в них вносится на основании представлений руководителей подразделений, где работает премируемый человек;
- Подписывается форма руководителем или лицом, которое его заменяет;
- С приказом о премировании сотрудники знакомятся под роспись.
После этого информация о выдаче премии вносится в карточку сотрудника и трудовую книжку.
В унифицированной форме отражается следующая информация:
- Фамилия и имя работника, которому выплачивается премия, а также подразделение, где он работает;
- Вид поощрения. Премия может выдаваться деньгами или в виде благодарности, грамоты, подарка.
Обратите внимание, что материальная помощь в размере до 4 тыс. рублей в год не облагается налогом на доходы физлиц. Также не облагаются налогом ценные подарки на сумму до 4 тыс. рублей. Иногда ИФНС расценивает как ценный подарок деньги, то есть необлагаемая сумма может вырасти до 8 тыс. рублей. Однако такой подход не является правилом.
Алгоритм премирования сотрудников
Если работник работает в компании на основании трудового соглашения, премировать его можно с соблюдением требований, предусмотренных статьей 57 ТК. Суть ее заключается в том, что любые поощрительные выплаты, как и сама зарплата, должны быть указаны в заключенном договоре.
Рассмотрим наиболее распространенные способы указания информации о премиях в договоре.
1. Упоминание непосредственно в самом документе. Этот вариант практически не используется. Связано это с тем, что при указании премий в договоре их нельзя будет изменить без перезаключения самого договора. А если премия уменьшается, нет гарантии, что наемный сотрудник согласиться подписать новую версию документа.
Если премия упоминается в трудовом договоре, нужно указать ее размер в определенной сумме или описать формулу расчета. Премирование может зависеть от показателей работы, характера выполняемых обязанностей, места работы и других факторов.
Обратите внимание, что упомянутые в трудовом соглашении премии выплачиваются в любом случае согласно описанным условиям. Если их не заплатить, работник может обратиться в суд с требованием о возмещении.
Рассмотрим наиболее распространенные способы указания информации о премиях в договоре.
1. Упоминание непосредственно в самом документе. Этот вариант практически не используется. Связано это с тем, что при указании премий в договоре их нельзя будет изменить без перезаключения самого договора. А если премия уменьшается, нет гарантии, что наемный сотрудник согласиться подписать новую версию документа.
Если премия упоминается в трудовом договоре, нужно указать ее размер в определенной сумме или описать формулу расчета. Премирование может зависеть от показателей работы, характера выполняемых обязанностей, места работы и других факторов.
Обратите внимание, что упомянутые в трудовом соглашении премии выплачиваются в любом случае согласно описанным условиям. Если их не заплатить, работник может обратиться в суд с требованием о возмещении.
2. Упоминание в коллективном договоре. В этом случае в трудовом соглашении делается пометка, что премирование производится согласно коллективному договору.
Этот вариант используется еще реже, чем первый. Связано это с тем, что внести изменения в коллективный договор, особенности они ухудшают положение работников, еще сложнее, чем в трудовое соглашение.
3. Премирование согласно отдельному Положению. Это наиболее распространенный вариант. Его преимущество заключается в том, что Положение разрабатывается работодателем и принимается в одностороннем порядке. Его не нужно согласовывать с работником или представителями трудового коллектива.
Для того, чтобы Положение можно было использовать для начисления премий, отсылка на него должна быть в трудовом соглашении или коллективном договоре.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Положение о премировании
Этот документ принимается работодателем и его положение распространяется на всех сотрудников компании. Однако законодательство позволяет разрабатывать Положения для подразделений компании. В этом случае они будут действовать только в том филиале, где приняты.
В документе обязательно указывается следующая информация:
- Основания, которые дают право на получение прибыли и алгоритмы, согласно которым принимается решение о выдаче денежных средств или ценных подарков;
- Как формируется фонд на выплату премий. Премии могут относится на себестоимость продукции или выплачиваться за счет отдельного фонда. В зависимости от того, какой вариант выбран, изменяется порядок отнесения премиальных выплат на расходы, то есть меняется сумма налога на прибыль.
- Показатели, которые учитываются при расчете премии.
- Перечень сотрудников компании (без указания фамилий), которые могут быть премированы. Например, только работники бухгалтерии или сотрудники филиала, работающие во Владивостоке.
- Периодичность выплаты премий. Они могут выдаваться ежемесячно, каждый квартал или по итогам года.
- Размер премии. Может указываться в виде конкретной суммы или процента от определенных показателей (зарплаты, размера прибыли и т. п.);
- Условия, при которых сумма премиальных выплат сотруднику может быть снижена или не выплачена. Например, лишение премии за невыполнение должностных обязанностей или систематические опоздания на работу.
Обратите внимание, что в Положении нельзя описывать штрафы, которые компания взыскивает с работника за плохую работу. Однако можно ввести в действие так называемый понижающий коэффициент, который применяется при невыполнении сотрудником определенных показателей или в случае выявления нарушений.
Как учитываются премии при расчете среднего заработка
Премиальная выплата учитывается при расчете средней заработной платы, которая выступает в качестве базового показателя при начислении определенных выплат (отпускных, выходного пособия). Это требование закреплено в п. 15 Постановления № 922 и ст. 139 ТК.
Однако для целей расчета заработной платы берутся не все премии, выплаченные за расчетный период, а одна из них. Например, сотрудникам компании начисляются такие премиальные платежи:
- 1% от объема реализованной продукции;
- 0,5% за перевыполнение плана продаж;
- 5% из фонда поощрительных выплат.
Однако из правила есть исключение. Если основанием для выплаты премии является не один показатель, а несколько, можно учитывать 2 и более премий. Например, если сотрудник премирован за выполнение плана продаж и работу вне графика и в выходные дни.
Также при расчете средней зарплаты нужно учитывать премиальные выплаты, которые начисляются по итогам работы за период, больший месяца. В том числе:
- Премии за квартал или больший период, не превышающий года. В этом случае при расчете учитывается одна выплата за каждый показатель. Например, если работник получил деньги по итогам хорошей работы за квартал и премиальную выплату за то, что брался за выполнение срочных заданий.
- Премия за период, который превышает год. Например, когда сотрудник получил премию за завершение проекта, который длился 2−3 года. В этом случае в расчет берется только месячная часть всей премии.
Выплата годовых премий
Особый порядок оформления премирования необходимо применять при выплате годовых премий. Чаще всего такие выплаты начисляются и выплачиваются после окончания календарного года. Например, в январе или феврале. Каким образом начисляется премия работнику, если он проработал год, но уволился до получения премии?
Так как в законодательстве этот случай не описан, применяется два варианта:
Однако суды часто становятся на сторону наемных работников и начисляют премии по итогам года. Причем даже в том случае, если работник, например, уволился в ноябре-декабре. Согласно постановлению Апелляционного суда Республики Карелия по одному из судебных дел лишение премии уволившегося сотрудника ухудшает его положение по сравнению с другими и является дискриминацией. Поэтому денежные средства должны быть выплачены.
Так как в законодательстве этот случай не описан, применяется два варианта:
- Премия выдается работнику, если эта возможность прописана во внутренних документах компании.
- Премирование бывшему сотруднику не положено, если оно не предусмотрено в Положении, принятом компанией.
Однако суды часто становятся на сторону наемных работников и начисляют премии по итогам года. Причем даже в том случае, если работник, например, уволился в ноябре-декабре. Согласно постановлению Апелляционного суда Республики Карелия по одному из судебных дел лишение премии уволившегося сотрудника ухудшает его положение по сравнению с другими и является дискриминацией. Поэтому денежные средства должны быть выплачены.
Как организовать правильное начисление премий и зарплаты
Хотите освободить себя от хлопот, связанных с контролем правильности оформления премирования и выплаты заработной платы? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Мы оказываем услуги по ведению бухгалтерского, налогового и кадрового учета на условиях аутсорсинга.
В нашей компании работают специалисты, которые имеют профильное бухгалтерское образование и опыт работы по начислению зарплаты и премий наемным сотрудникам. Мы гарантируем правильность учета и компенсируем ущерб, который был причинен клиенту вследствие ошибок при сдаче отчетности в налоговые органы.
Для получения консультаций и оформления заказа обращайтесь к менеджерам по работе с клиентами ООО «Мегаконсалт» по телефону или электронной почте, через форму обратной связи на сайте.
В нашей компании работают специалисты, которые имеют профильное бухгалтерское образование и опыт работы по начислению зарплаты и премий наемным сотрудникам. Мы гарантируем правильность учета и компенсируем ущерб, который был причинен клиенту вследствие ошибок при сдаче отчетности в налоговые органы.
Для получения консультаций и оформления заказа обращайтесь к менеджерам по работе с клиентами ООО «Мегаконсалт» по телефону или электронной почте, через форму обратной связи на сайте.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Остались вопросы? Напишите нам!