Штатное расписание: как составить, ошибки, образец

• Что такое штатное расписание
• Форма штатного расписания
• Кто должен составлять штатное расписание на предприятии
• Чем грозит отсутствие штатного расписания
• Требования к штатному расписанию
• Ошибки при составлении штатного расписания
• Как утвердить штатное расписание
• Как внести изменения в штатное расписание
• Периодичность составления документа и сроки хранения
• Образец заполнения штатного расписания на 2021 год

Точного определения этому понятию в нормативно-правовых документах нет. Однако Постановлением № 1 Госкомстата введена в действие форма Т-3 штатного расписания. В этом НПА дается перечень обязательных сведений, которые должны быть указаны во внутреннем документе. Обратите внимание, что в постановлении приведены лишь рекомендации по составлению ШР. Использовать их предприятию не обязательно, ответственность за выбор собственной формы не предусмотрена.

Кроме того, необходимость сам термин и, как следствие, необходимость составления-изменения штатного расписания указаны в таких нормативно-правовых актах:

• ТК РФ в статье 15;
• ТК РФ в статье 57;
• Постановлении Министерства труда № 69, которым регламентирован порядок ведения трудовых книжек сотрудников.

Какие сведения в штатном расписании должны быть?

• Данные о структуре компании, штатном составе предприятия и численности наемных сотрудников;
• Данные о структуре компании, если она имеется;
• Названия должностей и специальностей, которые введены на предприятии, а также указание квалификации сотрудников, которые могут их занимать;
• Размер заработной платы по каждой из должности в виде твердого оклада или тарифной ставки при сдельной оплате;
• Наличие и размеры надбавок за выполнение наемными работниками своих обязанностей на конкретных должностях;
• Иные сведения.

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

• Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
• Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
• Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
• Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

Если в компании отсутствует документ, который регламентирует организационную структуру субъекта предпринимательства, виновные несут ответственность в рамках административного законодательства.

Санкции статьи 5.27 предусматривают:

• Наложение штрафа на компанию в размере до 50 тыс. рублей;
• Наложение штрафа на должностное лицо или предпринимателя в размере до 5 тыс. рублей.

• Если компания не предоставляет ШР по запросу налоговой, ИФНС может взыскать штраф в 200 рублей согласно Налоговому кодексу.
• Если из-за отсутствия «штатки» нельзя подтвердить правильность начисления налогов, платежи могут быть доначислены с сопутствующими пенями и штрафами.

Постановлением № 1 введены в действие такие рекомендации по составлению штатного расписания:

• Документ должен иметь название и название компании, которая его принимает;
• В документе рекомендуется указать его номер по ОКУД;
• Нужно указать сведения о структуре компании;
• Необходимо перечислить должности и специальности, квалификацию сотрудников;
• В документе указываются данные о количестве единиц на конкретной должности и их заработную плату.

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа:

• В документе указываются фамилии и имена работников. Нужны только названия должностей и численность по каждой из них;
• В расписание не включены надбавки, которые обязательны согласно действующему законодательству. Например, за работу в условиях Крайнего Севера;
• Нет необходимости менять ШР каждый год, если за прошедшее время структура компании и зарплата не менялись;
• Необязательно использовать названия должностей в таком же написании, как в действующем классификаторе профессий;
• Оклад указывается не в твердой сумме или тарифе, а в виде вилки (например, ЗП от 20 до 40 тыс. рублей). Так делать нельзя.
• В ШР указаны условия по отдельным должностям, которые дискриминируют сотрудников или ухудшают условия их работы, установленные ТК.

Порядок составления штатного расписания предусматривает необходимость его утверждения. Для этого нужно издать приказ, подписанный руководителем юридического лица. Форма приказа не регламентируется, однако в нем явно указывается, что он утверждает конкретное ШР.

Обратите внимание, что утверждать новое ШР каждый год необязательно. Исключение делается лишь в том случае, если дата составления штатного расписания на следующий год установлена внутренней инструкцией. Во всех остальных случаях документ принимается только в случае, если в структуре произошли изменения.

После подписания приказа его реквизиты указываются в верхней части «штатки». Для этого на унифицированном бланке Т-3 предусмотрено отдельное место.

Другие особенности утверждения:

• Дата введения в действие новой версии «штатки» указывается в приказе;
• Если даты нет, «штатка» считается введенной в действие с момента принятия приказа;
• Ставить печать на ШР не нужно;
• Знакомить работников с новой версией документа под роспись нет необходимости.

Правила составления штатного расписания требуют внесения изменений в документ в следующих случаях:

• Появились новые или были упразднены старые должности;
• Названия должностей изменились;
• Претерпела изменения внутренняя структура компании;
• Поменялся размер заработной платы или тарифы при сдельной оплате труда;
• Изменилось количество сотрудников для конкретной должности.

1. Составляется новое расписание и вводится в действие в обычном порядке. Для этого составляется отдельный приказ.
2. Вносятся изменения в действующее расписание. Для этого также издается внутренний приказ по предприятию.

Рассмотрим наиболее важные моменты:

• Название компании, по которой составляется «штатка» указывается точно так, как записано в регистрационных документах, отправленных в налоговую службу;
• В графе код ОКПО указывается 8 цифр, которые можно посмотреть в информационном письме, полученном из подразделения госстатистики, где проходила регистрация;
• Первому Ш Р присваивается цифра 1, после чего обычно применяется сквозная операция документов по мере принятия новых версий;
• В графе Дата указывается дата составления документа. Обратите внимание, что оно может быть введено в действие не в тот же день, когда составлено. Дата ввода в действие соответствует дате принятия приказа (либо отдельной дате, указанной в самом приказе);
• В графе На период можно указать промежуток времени, в течение которого действует документ. Но так как законодательством предельный срок действия ШР не предусмотрен, графу можно не заполнять.
• В графе Утверждено указываются реквизиты приказа руководителя, которым введет в действие текущий документ. Обратите внимание, что в этом же разделе документа у3казывается общее количество штатных единиц на предприятии.

После заполнения шапки вносятся сведения в таблицу. Особенности следующие:

• В колонке 1 и 2 указывается название подразделения, а рядом — его код. Рекомендуется присваивать коды подразделениям так, чтобы по ним можно было понять порядок подчинения и составить представление о структуре организации.
• В колонке 3 указывается название должности. Также нужно написать требуемый разряд, категорию сотрудника, уровень его квалификации. Нельзя применять сокращения при написании названий должностей.
• В колонке 4 указывается количество единиц, предусмотренных штатом. Обратите внимание, что в некоторых случаях указываются неполные единицы. Например, когда работник будет работать на полставки и т. п.
• В колонках 5−8 указывается размер оплаты труда с учетом надбавок.
• В графе 9 указывается общая сумма оплаты труда, если указаны надбавки.