18.06.2020 (проверено на актуальность 20.07.2023)
Порядок проверки первичных бухгалтерских документов
Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»
Внесение изменений в регистры бухгалтерского учета осуществляется только на основе первичных документов. От того, насколько достоверной будет информация в них, зависит правильность учета и начисления налоговых платежей. Поэтому для бухгалтера важно правильно производить прием первички и ее проверку. Рассмотрим порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов у юридических лиц и предпринимателей, которые ведут бухгалтерию.
Понятие и особенности работы с первичными документами
Хозяйственные операции, которые проводит компания во время своей работы, подтверждаются договорами, счетами, накладными, актами и другими бумагами. Они и называются первичными документами. Отсутствие первички по операции запрещает вносить ее в бухгалтерский учет.
Вся документация компании условно делится на две группы:
- Типовая. Первичные документы, чья форма и порядок заполнения строго регламентирована. К ним относятся документы строгой отчетности, на основе которых проводятся финансовые операции и начисляется НДС. Например, кассовый ордер, банковская платежка.
- Свободная. Бумаги, форму которых разрабатывает сама компания для удобства ведения учета. В документах должны быть обязательные реквизиты: название, дата выписки, суть. Право разрабатывать собственные формы первички предоставлено статьей 9 закона 402-ФЗ.
Обработка первичных бухгалтерских документов и проверка правильности их составления начинается с момента выписки или приемки от контрагента. Делает это руководитель или иное ответственное лицо, которое заверяет его своей подписью или печатью. В дальнейшем он несет ответственность за достоверность внесенных сведений.
Основная проверка проводится в бухгалтерии. Она условно делится на два вида.
Проверка по существу
Бухгалтер контролирует правильность составления документа так же, как лицо, которое его подписало. Повторная проверка выявляет ошибки, которые не заметил руководитель из-за недостатка знаний в бухгалтерском учете.
Контролируются такие параметры:
- Соответствие документа требованиям нормативно-правовых актов;
- Соблюдение при составлении внутренних правил компании;
- Целесообразность финансово-хозяйственной операции.
Если по одному из признаков установлено несоответствие, бухгалтерия информирует об этом генерального директора или главного бухгалтера. Если руководитель требует внесения изменений в учет, но бухгалтер с ним не согласен, он может потребовать письменного указания. Это снимает ответственность с работника.
Проверка по форме
Проводится для документов, которые прошли предыдущий этап. Необходимо установить:
- Соответствие установленной форме для регламентированных документов;
- Соответствие внутренним требованиям для первички, форму которой разработало само предприятие.
Бухгалтер контролирует правильность цифр в каждой из граф. Суммы проверяются по документу отдельно и по группам документов, на основе которых формируются ведомости. В учетных приложениях предусмотрены специальные инструменты, облегчающие контроль первички.
Проверка первички проводится не только работниками компании, но и контролирующими органами или внешними аудиторами. Чаще всего период проверки не превышает 3 лет, так как в течение этого срока действует исковая давность.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Типичные ошибки в бухгалтерских документах
Практика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях и проведения аудиторских проверок показывает, что при оформлении первички чаще всего допускаются такие ошибки:
- Отсутствие документации. В этом случае операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, соответствующая статья расходов отнимается от дохода и не учитывается при налогообложении.
- Отсутствие электронной подписи. Нормативно-правовые акты разрешают вносить изменения в бухучет на основе электронных документов, но они должны быть заверены квалифицированной электронной подписи.
- Факсимиле подписи. Факсимильное подписание документов согласно действующим нормам не допускается при формировании первички. Нужна настоящая подпись руководителя.
Как исправляются ошибки в первичных документах
Если во время проверок в первичке были выявлены ошибки, их необходимо исправить. Порядок действий зависит от типа ошибки. Возможны такие варианты:
Не допускается внесение исправлений в документы, подтверждающие движение денежных средств. Необходимо выписывать новые. Также нельзя вносить исправления путем затирания или корректировки записей без заверения подписями.
Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.
Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:
В некоторых случаях приходится корректировать отчетные документы, которые отправляются в государственные органы.
- Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
- Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.
Не допускается внесение исправлений в документы, подтверждающие движение денежных средств. Необходимо выписывать новые. Также нельзя вносить исправления путем затирания или корректировки записей без заверения подписями.
Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.
Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:
- Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
- Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.
В некоторых случаях приходится корректировать отчетные документы, которые отправляются в государственные органы.
Ответственность за ошибки в первичной документации
Согласно действующему законодательству ответственность за правильность заполнения первички несет руководитель компании. Причем независимо от того, имеет ли он познания в бухучете и участвовал ли он в заполнении документа.
Исключением из этого правила являются случаи, когда рядовой работник или бухгалтер умышленно составляли подложные документы и вводили в заблуждение директора с целью совершения противоправных действий.
Исключением из этого правила являются случаи, когда рядовой работник или бухгалтер умышленно составляли подложные документы и вводили в заблуждение директора с целью совершения противоправных действий.
Признаки фальсификации документа
Из-за многообразия форм бухгалтерской документации и отсутствия на большинстве из бумаг защиты от подделок возможны случаи подделки документов. О возможной фальсификации или недостоверных сведениях в документации обычно свидетельствуют такие внешние признаки:
- Очевидные орфографические и математические ошибки;
- Заметное механическое воздействие. Например, стирание текста ластиком или умышленное «состаривание» бумаги;
- Дописывание части текста другими чернилами или почерком;
- Отличия между листами документа (их цвет, состояние, качество бумаги);
- Наличие записей, сделанных карандашом или чернилами другого цвета.
Наличие этих признаков не говорит о том, что документ подделан или в него внесены недостоверные сведения. Однако они вызывают повышенный интерес при проверках налоговых служб и других контролирующих органов. Поэтому подобных ситуаций рекомендуется избегать. Особенно в том случае, если они касаются налога на добавленную стоимость.
Как избежать ошибок при заполнении первичной документации
Предотвратить искажения бухгалтерского учета из-за неправильно оформленной первички можно только в случае, если досконально знать все нюансы оформления и иметь большой опыт работы в различных отраслях экономики.
Во избежание ответственности руководителя за ошибки в бухучете и неправильное начисление документов рекомендуется передавать ведение бухгалтерии на аутсорс.
Во избежание ответственности руководителя за ошибки в бухучете и неправильное начисление документов рекомендуется передавать ведение бухгалтерии на аутсорс.
Компания «Мегаконсалт» предоставляет услуги по ведению бухгалтерского учета и гарантирует правильность составления документации. Профильное образование и опыт сотрудников дает возможность исключить ошибки по форме или по существу. А в случае выявления таковых мы компенсируем потери, связанные с доначислением налоговых платежей и применением финансовых санкций со стороны контролирующих органов.
Для получения консультаций и заказа услуги свяжитесь с менеджерами удобным для вас способом.
Для получения консультаций и заказа услуги свяжитесь с менеджерами удобным для вас способом.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Остались вопросы? Напишите нам!