Воинский учет в организации: виды, особенности, ведение, штрафы

Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»

Корректное осуществление воинского учёта сотрудников ещё никогда не было так актуально для собственников бизнеса. Кроме того, с 2024 года размер штрафов для организаций, которые не предоставляют сведения о воинском учёте, увеличились.

Можно изучить законодательную базу и организовать необходимые процессы самостоятельно или доверить эту задачу «Мегаконсалт». Стоимость сопровождения для организаций с численностью до 5 сотрудников — от 15 тысяч рублей.

В соответствии с ФЗ «Об обороне» от 31.05.1996 г. все организации должны осуществлять воинский учёт своего персонала — собирать, систематизировать и передавать в военные комиссариаты информацию о военнообязанных сотрудниках. Эти сведения используются, чтобы планировать мероприятия, поддерживающие обороноспособность страны: призыв, сборы и т. д.

Есть два вида воинского учёта — специальный и общий. Специальный применяется для сотрудников, которые:

1. Имеют бронь на периоды мобилизации, военного положения и военного времени. Перечень подлежащих бронированию специальностей определяет комиссия по бронированию.
2. Проходят службу в органах внутренних дел, войсках нацгвардии, Государственной противопожарной службы, в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах принудительного исполнения, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ.

Все остальные сотрудники подлежат общему воинскому учёту.

Воинскому учёту в организации не подлежат женщины без военно-учётных специальностей, а также сотрудники мужского пола:

• проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу;
• освобождённые от воинской обязанности по состоянию здоровья;
• постоянно проживающие за границей;
• отбывающие наказание в виде лишения свободы;
• имеющие офицерские звания и пребывающие в запасе ФСБ и СВР.

Важно: организация должна вести воинский учёт, даже если в данный момент в составе персонала нет ни одного военнообязанного сотрудника или сотрудника призывного возраста.

Воинскому учету в России подлежат все граждане мужского пола призывного возраста (от 18 до 30 лет) и граждане в запасе, включая женщин с военно-учетными специальностями.

Призывники: мужчины от 18 до 30 лет, которые не пребывают в запасе.

Военнообязанные (граждане в запасе):

• мужчины, уволенные с военной службы или прошедшие ее;
• те, кто прошел обучение на военных кафедрах или в военных вузах;
• граждане, освобожденные от призыва или получившие отсрочку;
• мужчины, не прошедшие службу до 30 лет в связи с отсрочками или по другим причинам.

Женщины: только те, которые имеют военно-учетную специальность (например, медицинские работники, связисты).

Это правило касается и иностранцев, получивших российское гражданство, а также россиян с двойным гражданством.

При приёме на работу новых сотрудников работодатель обязан проверить их документы воинского учёта.

Для призывников это приписное свидетельство — удостоверение подлежащего призыву на военную службу. В нём указываются категория годности и дата отсрочки, ставится отметка о постановке на учёт в военкомате.

Военнообязанные предоставляют военный билет. Заменить его может справка взамен военного билета (для граждан, не прошедших службу по призыву без законных оснований) или временное удостоверение (при оформлении документа или установлении личности).

В военном билете должна стоять отметка о постановке на воинский учёт по месту жительства — в соответствии со сведениями, указанными в паспорте.

Временное удостоверение воинского учета выдается военкоматом на время, пока оформляется сам военный билет или проверяются данные гражданина.

Справка взамен военного билета выдается тем, кто достиг 27 лет (или 30 лет с учетом новых норм призыва), но не служил в армии без законных оснований (отсрочек или освобождений).

Если в документах воинского учёта есть исправления или неточности, работодатель обязан отправить сотрудника в военкомат для уточнения/исправления или замены документа, так как исправление записей в самом военном билете — зона ответственности ведомств и направить информацию об обнаруженных неточностях или исправлениях в военный комиссариат по месту жительства или пребывания сотрудника в течении 5 рабочих дней со дня выявления.

Какие компании должны вести воинский учёт? Обязанность вести воинский учет возлагается на все компании, независимо от их организационно-правовой формы (пп.6 п.1 ст.8 Закона от 31.05.1996 г. №61-ФЗ, п.7 ст.8 Закона от 28.03.1998 г. №53-ФЗ). Исключения не предусмотрены ни для малого бизнеса, ни для социально-значимых компаний.

Ответственным за воинский учёт в компании является руководитель. Он также может назначить на эту роль другого сотрудника или сотрудников. Их количество зависит от численности персонала:

• до 500 работников — достаточно одного сотрудника, выполняющего задачи воинского учёта по совместительству;
• 500 — 2000 — требуется один ответственный, полностью освобождённый от других задач, с фиксацией обязанностей по воинскому учёту в трудовом договоре и должностной инструкции;
• 2000 — 4000 — два ответственных;
• от 4000 — по одному дополнительному ответственному на каждые 3000 сотрудников.

Перечень ответственных закрепляется приказом, который при сдаче ежегодной отчетности направляется в военкомат.

ИП не обязаны вести воинский учет (постановление Президиума РФ от 28.04.2009 г. № 13 798/08). Однако есть случаи требования военкоматами сдачи отчетности по воинскому учету у ИП. ИП через суды доказывают отсутствие у них данной обязанности.

При первичной постановке на воинский учёт организация должна предоставить в военкомат Карточку учёта организации (форму № 18), выписку из ЕГРЮЛ, приказ об ответственных лицах за ведение воинского учета. Также ответственный заполняет все Карточки военнообязанных (форма № 10), организовывает последующую их обработку и хранение. Для этой задачи выделяются специально оборудованное помещение и железные шкафы.

Порядок организации воинского учёта предполагает составление плана работы, который согласовывается с военкоматом и ежегодно обновляется.

Обязательно осуществляется информирование сотрудников компании по вопросам воинского учёта и ответственности за уклонение.

Ведение воинского учёта в организации регламентируется правилами, которые установлены в Положении № 719 от 27.11.2006 г., Методических рекомендациях Минобороны от 11.07.2017 г. и Инструкции № 700 от 22.11.2021 г.

Ответственный за воинский учёт в компании должен выполнять следующие задачи:

1. Проверять документы воинского учёта при приёме на работу новых сотрудников. Если документы отсутствуют, информировать военкомат и выдавать сотруднику направление для постановки на воинский учёт.
2. Заполнять Карточки учёта военнообязанных (форма № 10), своевременно актуализировать информацию о получении дипломов, изменении должности, места жительства, семейного положения сотрудников.
3. Информировать сотрудников об их обязанностях по воинскому учёту.
4. Оповещать сотрудников о вызове в военкомат по повестке — незамедлительно, но не позднее чем за 3 дня до назначенной даты. Выходные дни тоже учитываются.
5. Ежегодно проводить сверки карточек учёта военнообязанных с документами воинского учёта и данными военкомата.
6. Ежегодно согласовывать план работы по ведению воинского учёта с военкоматом.
7. Участвовать в проверках.
8. Своевременно предоставлять в военкомат требуемую отчётность:

— списки принятых и уволенных сотрудников, подлежащих воинскому учёту, сведения об изменениях семейного положения, структурного подразделения организации, места жительства или состояния здоровья — в течение 5 календарных дней;
— списки сотрудников, которые не состоят, но обязаны состоять на воинском учёте — в течение 3 рабочих дней после выявления;
— сведения о сотрудниках по запросу военкомата – в течение 2 недель с даты получения запроса;
— списки несовершеннолетних сотрудников для первичной постановки на воинский учёт — ежегодно до 1 ноября.

Карточка военнообязанного работника — основной документ воинского учёта в организации.

При первичной постановке организации на воинский учёт карточки по форме № 10 заполняются для всех призывников и военнообязанных.

Карточка оформляется сразу и в электронном, и в бумажном виде. В ней указываются должность и место работы, информация об образовании, месте жительства или пребывания, семейном положении. Для призывников — сведения из приписного свидетельства. Для военнообязанных — сведения из военного билета.

За нарушения правил воинского учёта предусмотрена административная ответственность в виде штрафа. Выписывать штрафы могут военные комиссары. Срок привлечения к ответственности — три года с момента нарушения. Суммы зафиксированы в 21 главе КоАП РФ:

• Если организация в течение 2 недель не сообщает в военкомат о приёме или увольнении сотрудника, подлежащего воинскому учёту — должностное лицо от 40 000 до 50 000 рублей за одно нарушение, на юридическое лицо – от 50 000 руб.;
• Если до 1 ноября текущего года не предоставляет списки сотрудников, которые первично ставятся на воинский учёт — должностное лицо от 40 000 до 50 000 рублей за одно нарушение, на юридическое лицо – 350 000 – 400 000 (для малого бизнеса: 175 000 – 200 000 руб.);
• Если не оповещает сотрудника о получении повестки за 3 дня до даты, когда он должен явиться в военкомат, или препятствует посещению (необеспечение возможности своевременной явки в военкомат)— должностное лицо от 40 000 до 50 000 рублей за одно нарушение, на юридическое лицо – 350 000 – 400 000 (для малого бизнеса: 175 000 – 200 000 руб.).

Важно: если организация не ведёт воинский учёт, но получает повестку на одного из сотрудников, работодатель обязан лично вручить её под роспись.

Сотрудник может отказаться от получения повестки. В этом случае работодатель должен зафиксировать отказ и проинформировать военкомат.

Если сотрудник находится в командировке или работает дистанционно и личное вручение повестки невозможно, необходимо оперативно проинформировать его о повестке, а также уведомить военкомат, предоставив все подтверждающие документы.