29.04.2021 (проверено на актуальность 21.07.2023)
Бухгалтерский учет для интернет-магазина: как вести
Дарья Грецкая, генеральный директор «Мегаконсалт»
Планируя бизнес в сфере интернет-торговли, важно правильно организовать бухгалтерский учет.
Часто у предпринимателей возникают вопросы — как вести бухгалтерию интернет-магазина? какой налоговый режим выбрать? какими документами оформляются торговые сделки с покупателями?
Специалисты из Мегаконсалт подготовили для вас подробный обзор, который поможет найти ответы на все вопросы.
Часто у предпринимателей возникают вопросы — как вести бухгалтерию интернет-магазина? какой налоговый режим выбрать? какими документами оформляются торговые сделки с покупателями?
Специалисты из Мегаконсалт подготовили для вас подробный обзор, который поможет найти ответы на все вопросы.
ООО или ИП: минусы и плюсы
Порядок ведения бухгалтерского учета интернет-магазина во многом зависит от выбранной организационно-правовой формы.
В России большее распространение получили следующие два варианта: ООО (общество с ограниченной ответственностью) и ИП (индивидуальное предпринимательство).
Деятельность ООО описана в ФЗ РФ от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ. Согласно п. 1 ст. 2 обществом с ограниченной ответственностью признается юридическое лицо, созданное единолично или несколькими участниками.
Условия использования статуса ИП прописаны в ст. 23 ГК РФ и главе VII ФЗ РФ от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ. Индивидуальным предпринимателем является гражданин, занимающийся ведением бизнеса без образования юридического лица. Предварительно он должен пройти государственную регистрацию в установленном порядке.
Чтобы принять правильное решение и разобраться в вопросе ведения бухгалтерии интернет-магазина, необходимо взвесить плюсы и минусы обоих форм организации бизнеса.
В России большее распространение получили следующие два варианта: ООО (общество с ограниченной ответственностью) и ИП (индивидуальное предпринимательство).
Деятельность ООО описана в ФЗ РФ от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ. Согласно п. 1 ст. 2 обществом с ограниченной ответственностью признается юридическое лицо, созданное единолично или несколькими участниками.
Условия использования статуса ИП прописаны в ст. 23 ГК РФ и главе VII ФЗ РФ от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ. Индивидуальным предпринимателем является гражданин, занимающийся ведением бизнеса без образования юридического лица. Предварительно он должен пройти государственную регистрацию в установленном порядке.
Чтобы принять правильное решение и разобраться в вопросе ведения бухгалтерии интернет-магазина, необходимо взвесить плюсы и минусы обоих форм организации бизнеса.
Основные преимущества открытия ООО
- Бизнес можно организовать самостоятельно или совместно с другими деловыми партнерами (согласно п. 1 ст. 88 ГК РФ общее количество учредителей должно быть не более 50 человек).
- Участники ООО несут риск убытков только в пределах своей доли (за исключением случаев, когда встает вопрос о субсидиарной ответственности).
- Учредители такой организации не несут ответственность по ее обязательствам перед другими контрагентами.
- В бизнес, созданный в форме ООО, легче привлечь крупных инвесторов и деловых партнеров.
- Если учредитель не числится в штате компании, то за него не уплачиваются взносы в ПФР.
Основные недостатки открытия ООО
Несмотря на большое количество положительных сторон открытия интернет-магазина в форме ООО, здесь также есть ряд отрицательных моментов. Один из главных минусов — сложная и более длительная процедура регистрации (в сравнении ИП). Кроме того, учредителю потребуется собрать широкий перечень документов, что создает дополнительные неудобства.
Прочие недостатки ООО:
- Если создатель бизнеса захочет уйти с рынка, то сделать это можно будет только через процедуру ликвидации (сложный процесс, занимающий от 2 месяцев).
- Необходимость организовать в интернет-магазине бухгалтерский и налоговый учет.
- Все активы и доходы являются собственностью общества. Это означает, что учредители не могут ими свободно распоряжаться. Они вправе рассчитывать только на дивиденды, предварительно уплатив с них 13% НДФЛ.
- Для ООО предусмотрены более высокие штрафы, чем для индивидуальных предпринимателей.
- Участники общества сразу должны внести уставной капитал в размере не менее 10 000 рублей (п. 1 ст. 14 Закон Р Ф № 14-ФЗ).
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Основные преимущества открытия ИП
Предпринимателям, начинающим интернет-торговлю с небольших оборотов, рекомендуется сначала открыть ИП. В этом случае будет в разы легче вести бухгалтерский учет интернет-магазина. Также здесь более простой документооборот. По мере расширения бизнеса и роста доходов можно будет задуматься об открытии ООО.
Плюсы получения статуса ИП:
- Простая и быстрая процедура регистрации и ухода с рынка.
- Отсутствие сложностей с учетной работой, так как вести бухгалтерский учет интернет-магазина не обязательно.
- Для ИП предусмотрено менее суровое наказание за нарушения. Выражается это в небольших штрафах (по сравнению с ООО).
- Есть возможность свободно распоряжаться заработанными деньгами (после проведения необходимых отчислений в бюджет).
- При регистрации не нужно вносить уставной капитал.
Недостатки открытия ИП
Несмотря на очевидную выгоду получения статуса ИП, здесь также немало минусов. Один из наиболее существенных недостатков — обязанность предпринимателя делать за себя взносы в пользу пенсионного и медицинского страхования (независимо от полученной прибыли).
Другие минусы:
- При возникновении каких-либо обязательств или открытии дела о банкротстве, ИП будет отвечать всем своим имуществом (за исключением активов, перечисленных в ст. 446 ГПК РФ).
- Для индивидуального предпринимателя действует ряд ограничений по отдельным видам деятельности. Например, он не сможет торговать в своем интернет-магазине алкоголем, пиротехникой (4, 5 класса) и т. д.
- Крупные инвесторы редко проявляют интерес к бизнесу в форме ИП.
- Иногда индивидуальные предприниматели сталкиваются со сложностями при получении банковского кредита.
Как выбрать систему налогообложения
В налоговом законодательстве РФ предусмотрено 4 способа перечисления обязательных платежей в бюджет: общая система (ОСНО), по упрощенной схеме (УСН), по патенту (ПСН) и режим налогообложения для сельскохозяйственных организаций (ЕСХН).
До недавнего времени также действовал пятый режим налогообложения — налог на вмененный доход (ЕНВД). Однако он отменен с 1 января 2021 года.
В силу специфики торговли через интернет, по такому виду деятельности нельзя выбрать ПСН. Дело в том, что продажа товаров через интернет не признается розничной торговлей (пп. 1 п. 3 ст. 346.43 НК РФ).
В связи с этим для интернет-магазинов остаются доступными всего две системы налогообложения — ОСНО или УСН.
До недавнего времени также действовал пятый режим налогообложения — налог на вмененный доход (ЕНВД). Однако он отменен с 1 января 2021 года.
В силу специфики торговли через интернет, по такому виду деятельности нельзя выбрать ПСН. Дело в том, что продажа товаров через интернет не признается розничной торговлей (пп. 1 п. 3 ст. 346.43 НК РФ).
В связи с этим для интернет-магазинов остаются доступными всего две системы налогообложения — ОСНО или УСН.
ОСНО
Бухучет продаж через интернет-магазин по системе ОСНО следует выбирать в том случае, когда есть весомые основания полагать, что оборот за отчетный период превысит 200 млн рублей (п. 4 ст. 346.13 НК РФ). Чаще всего это актуально для крупных интернет-магазинов, осуществляющих обширные поставки товаров по всей России.
Для мелких и средних торговых точек, работающих в режиме онлайн, больше подходит упрощенная система. Правила ее применения подробно описаны в гл. 26.2 НК РФ.
Для мелких и средних торговых точек, работающих в режиме онлайн, больше подходит упрощенная система. Правила ее применения подробно описаны в гл. 26.2 НК РФ.
УСН
Особенности ведения бухучета интернет-магазина на УСН:
1. Такая схема доступна как ООО, так и ИП (при выполнении условий, предусмотренных законом).
2. Для ООО заменяет собой три налога: на добавленную стоимость (за исключением случаев, когда товар ввозится в РФ из другой страны), на прибыль, на имущество.
Для И П упрощенная система также заменяет 3 налога: на доходы физических лиц, на имущество граждан и НДС (за исключением ввоза товара).
3. Есть возможность выбрать между двумя способами уплаты налога: 6% от общей суммы, полученного дохода, или 15% (уплачивается с разницы между доходом и расходами).
4. Ограничения (п. 4.1 ст. 346.13 НК РФ): размер дохода в отчетном периоде не более 200 млн рублей, доля других участников в уставном капитале ООО должна быть не более 25%, количество работников до 130 человек (с учетом допустимого превышения численности, введенного в 2021 году), остаточная стоимость основных фондов ООО — не более 150 млн рублей.
1. Такая схема доступна как ООО, так и ИП (при выполнении условий, предусмотренных законом).
2. Для ООО заменяет собой три налога: на добавленную стоимость (за исключением случаев, когда товар ввозится в РФ из другой страны), на прибыль, на имущество.
Для И П упрощенная система также заменяет 3 налога: на доходы физических лиц, на имущество граждан и НДС (за исключением ввоза товара).
3. Есть возможность выбрать между двумя способами уплаты налога: 6% от общей суммы, полученного дохода, или 15% (уплачивается с разницы между доходом и расходами).
4. Ограничения (п. 4.1 ст. 346.13 НК РФ): размер дохода в отчетном периоде не более 200 млн рублей, доля других участников в уставном капитале ООО должна быть не более 25%, количество работников до 130 человек (с учетом допустимого превышения численности, введенного в 2021 году), остаточная стоимость основных фондов ООО — не более 150 млн рублей.
Таким образом, особенности бухгалтерского учета интернет-магазина напрямую связаны с выбранным режимом уплаты налогов. Чтобы принять верное решение, нужно учитывать следующие факторы: вид товара, который планируется продавать в интернет-магазине, планируемый годовой оборот, наличие/отсутствие партнеров по бизнесу, необходимость привлечения наемных работников (например, менеджера по обработке заказов, курьеров и т.д.).
Также нужно принимать во внимание возможную приостановку деятельности торговой точки. Если это будет ИП, то владелец бизнеса понесет дополнительные потери. Он должен будет продолжать выплачивать взносы на пенсионное и медицинское страхование.
Также нужно принимать во внимание возможную приостановку деятельности торговой точки. Если это будет ИП, то владелец бизнеса понесет дополнительные потери. Он должен будет продолжать выплачивать взносы на пенсионное и медицинское страхование.
Документы для покупателей
Бухучет в интернет-магазине у ООО и ИП также предполагает правильное оформление кассовых операций. Одним из важных условий является выдача клиентам документов, подтверждающих факт совершения покупки. Всего их три.
Письмо
Письмо с подтверждением заказа (покупки) — оно должно быть сформировано и отправлено покупателю сразу после проведения оплаты.
Направляется на электронную почту клиента. Какие-либо специальные требования к его содержанию не предъявляются. Компания вправе использовать свой шаблон такого документа, в том числе фирменный бланк.
В содержании такого письма обязательно должны быть отражены следующие сведения:
Во многих интернет-магазинах используются специальные программы и сервисы, которые автоматически генерируют такие письма и отправляют покупателям.
Направляется на электронную почту клиента. Какие-либо специальные требования к его содержанию не предъявляются. Компания вправе использовать свой шаблон такого документа, в том числе фирменный бланк.
В содержании такого письма обязательно должны быть отражены следующие сведения:
- наименование продавца, его контактные данные,
- информация о покупателе (ФИО, контакты),
- название купленного товара, его объем и общая стоимость.
Во многих интернет-магазинах используются специальные программы и сервисы, которые автоматически генерируют такие письма и отправляют покупателям.
Накладная
Накладная (также используется название инвойс) — второй документ, который должен выдаваться при продажах через интернет-магазин. В бухгалтерском учете она является первичным документом, подтверждающим передачу ТМЦ (в данном случае товара) от одного лица (продавца) к другому (покупателю).
В накладной дублируется информация, изложенная ранее в письме, подтверждающем заказ. При этом обязательно прописывается номер документа, дата отпуска товара, его количество, цена и т. д.
Стоит учесть, что некоторые перевозчики имеют свои бланки накладных (например, Почта России). Следует заранее уточнить, какую форму использовать. Также нужно проверить, возможна ли генерация конкретного документа, избранной системой электронной коммерции.
При совершении покупок в интернет-магазине накладные могут быть предоставлены клиенту одним из следующих способов:
Согласно положениям ФЗ РФ от 22 мая 2005 года № 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели должны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Отсюда вытекает обязанность по формированию чека.
В накладной дублируется информация, изложенная ранее в письме, подтверждающем заказ. При этом обязательно прописывается номер документа, дата отпуска товара, его количество, цена и т. д.
Стоит учесть, что некоторые перевозчики имеют свои бланки накладных (например, Почта России). Следует заранее уточнить, какую форму использовать. Также нужно проверить, возможна ли генерация конкретного документа, избранной системой электронной коммерции.
При совершении покупок в интернет-магазине накладные могут быть предоставлены клиенту одним из следующих способов:
- онлайн — формирование документа происходит в личном кабинете покупателя, откуда его можно в любой момент скачать. Такой вариант можно использовать в случае торговли электронными товарами (например, программное обеспечение, электронные книги и т. д.),
- вложение накладной в товар сотрудниками бухгалтерии, работающими в пункте выдачи заказов интернет-магазинов. В этом случае покупатель получит инвойс вместе с заказом.
Согласно положениям ФЗ РФ от 22 мая 2005 года № 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели должны использовать контрольно-кассовую технику (ККТ). Отсюда вытекает обязанность по формированию чека.
Кассовый чек
Кассовый чек — фискальный документ, который может быть подготовлен в электронном (при покупке товара онлайн) или бумажном варианте (если оплата производится наличными). В последнем случае его печатает на специальной ленте кассовая машина.
Общие требования, которым должен соответствовать кассовый чек, приведены в ст. 4.7 Закона Р Ф № 54-ФЗ. В его содержание включается следующая информация:
- название документа,
- номер,
- дата, место и точное время проведения расчетов,
- название интернет-магазина,
- ИНН продавца,
- характер операции,
- название товара и его стоимость,
- форма расчета и прочие сведения.
Таким образом, при организации бухгалтерского учета в интернет-магазине с нуля, также нужно учесть необходимость подготовки и выдачи документов покупателю.
К примеру, чтобы выдавать чеки следует сразу побеспокоиться о покупке и подключении онлайн-кассы. Сегодня на выбор предпринимателей и ООО представлено много разных решений.
Организация налогового и бухгалтерского учета
Чтобы правильно организовать бухгалтерию для интернет-магазина, важно знать основные операции и процессы, характерные для онлайн-торговли.
Типовые хозяйственные операции интернет-магазина:
1. Создание онлайн-площадки для продажи товаров – сайт можно создать самостоятельно или с привлечением сторонней организации (с переходом и без перехода исключительного права к интернет-магазину).
2. Приобретение и последующая продажа товара – вначале продавец должен купить товар по меньшей цене для того, чтобы в дальнейшем перепродать через свой сайт по более высокой стоимости.
Платежи от покупателей могут приниматься следующими способами: наличными, через банковскую карту, перечисление денег на расчетный счет магазина, с использованием электронного кошелька.
3. Доставка заказа к покупателю – здесь также есть некоторые особенности, которые должны найти отражение в бухгалтерском учете интернет-магазина.
Итак, на практике встречаются два основных варианта отправки товара к покупателям – через собственную курьерскую службу или с привлечением сторонних служб доставки. В последнем случае между сторонами заключается договор оказания услуг или договор комиссии.
4. Возврат товара – согласно Закону РФ «О защите прав потребителей» покупатель имеет право вернуть некачественный товар или же продукт надлежащего качества (при соблюдении ряда условий). Поэтому при необходимости продавец должен будет произвести соответствующие корректировки в бухгалтерских записях.
Типовые хозяйственные операции интернет-магазина:
1. Создание онлайн-площадки для продажи товаров – сайт можно создать самостоятельно или с привлечением сторонней организации (с переходом и без перехода исключительного права к интернет-магазину).
2. Приобретение и последующая продажа товара – вначале продавец должен купить товар по меньшей цене для того, чтобы в дальнейшем перепродать через свой сайт по более высокой стоимости.
Платежи от покупателей могут приниматься следующими способами: наличными, через банковскую карту, перечисление денег на расчетный счет магазина, с использованием электронного кошелька.
3. Доставка заказа к покупателю – здесь также есть некоторые особенности, которые должны найти отражение в бухгалтерском учете интернет-магазина.
Итак, на практике встречаются два основных варианта отправки товара к покупателям – через собственную курьерскую службу или с привлечением сторонних служб доставки. В последнем случае между сторонами заключается договор оказания услуг или договор комиссии.
4. Возврат товара – согласно Закону РФ «О защите прав потребителей» покупатель имеет право вернуть некачественный товар или же продукт надлежащего качества (при соблюдении ряда условий). Поэтому при необходимости продавец должен будет произвести соответствующие корректировки в бухгалтерских записях.
5. Коммерческие и иные расходы — при открытии интернет-магазина также следует учитывать сопутствующие расходы. В эту категорию попадают такие виды затрат: обслуживание транспорта (например, если предприниматель самостоятельно развозит заказы), оплата труда наемных работников (менеджеров, курьеров, и т. д.), аренда складских помещений (при больших оборотах), расходы на оплату банковских комиссий по РКО (расчетно-кассовому обслуживанию) и т. д.
В конце месяца коммерческие расходы должны быть списаны на основные затраты, после чего отнесены на финансовый результат.
Следующий вопрос, волнующий большинство начинающих бизнесменов — как создать бухгалтерию интернет-магазина? С чего начать?
Если магазин открыт в форме ИП, то необходимость в ведении учета отпадает. Однако обязанность вести налоговый учет никто не отменял. Конечно, эту задачу можно взять на себя. Однако это не самый лучший вариант. Особенно при отсутствии специальных знаний.
В конце месяца коммерческие расходы должны быть списаны на основные затраты, после чего отнесены на финансовый результат.
Следующий вопрос, волнующий большинство начинающих бизнесменов — как создать бухгалтерию интернет-магазина? С чего начать?
Если магазин открыт в форме ИП, то необходимость в ведении учета отпадает. Однако обязанность вести налоговый учет никто не отменял. Конечно, эту задачу можно взять на себя. Однако это не самый лучший вариант. Особенно при отсутствии специальных знаний.
Лучше пойти другим путем, воспользовавшись услугами профессионала. Существует три основных способа, подходящих для ведения бухгалтерского и налогового учета в сфере интернет-торговли. Каждый из них имеет свои преимущества и недочеты:
1. Прием в штат постоянного бухгалтера — к очевидным преимуществам можно отнести ведение учетной работы одним человеком в течение длительного времени, возможность постоянного контроля, больше доверия к «своему» человеку.
Однако здесь есть и свои минусы: неравномерная загрузка при одинаковой зарплате, присутствует человеческий фактор в виде болезней, декретов и т. д., возникает необходимость выделения и оборудования рабочего места.
Также неактуально создание штатной бухгалтерии для интернет-магазина (для ИП/ООО). Это сложно и экономически нецелесообразно.
2. Наем приходящего бухгалтера — как правило, здесь заключается договор ГПХ, на основании которого специалист выполняет свои функциональные задачи.
Основные недостатки — низкая заинтересованность в результате, одновременное ведение нескольких компаний, что увеличивает шанс допущения ошибок, за которые в конечном итоге придется отвечать руководителю бизнеса.
1. Прием в штат постоянного бухгалтера — к очевидным преимуществам можно отнести ведение учетной работы одним человеком в течение длительного времени, возможность постоянного контроля, больше доверия к «своему» человеку.
Однако здесь есть и свои минусы: неравномерная загрузка при одинаковой зарплате, присутствует человеческий фактор в виде болезней, декретов и т. д., возникает необходимость выделения и оборудования рабочего места.
Также неактуально создание штатной бухгалтерии для интернет-магазина (для ИП/ООО). Это сложно и экономически нецелесообразно.
2. Наем приходящего бухгалтера — как правило, здесь заключается договор ГПХ, на основании которого специалист выполняет свои функциональные задачи.
Основные недостатки — низкая заинтересованность в результате, одновременное ведение нескольких компаний, что увеличивает шанс допущения ошибок, за которые в конечном итоге придется отвечать руководителю бизнеса.
3. Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг — сегодня на рынке консалтинга существует много специализированных организаций, оказывающих бухгалтерские услуги для интернет-магазинов.
К основным преимуществам такого варианта можно отнести: дополнительную экономию денег (на оплате труда штатного специалиста, отчислениях в различные фонды и т. д.), возможность для руководителя сосредоточиться на более важных стратегических задачах, ведение учета профессионалами, страхование рисков, связанных с допущенными ошибками в учете (многие компании обязуются их исправить за свой счет).
4. Решение учетных задач через программы — такой вариант предполагает самостоятельное ведение бухгалтерии через специальные утилиты. Здесь автоматически формируется необходимая отчетность и направляется в контролирующие органы.
Однако такой способ нельзя рассматривать, как равнозначную альтернативу «живому» специалисту. В ходе ведения предпринимательской деятельности часто возникают спорные вопросы, решить которые не получится без помощи настоящего профессионала.
К основным преимуществам такого варианта можно отнести: дополнительную экономию денег (на оплате труда штатного специалиста, отчислениях в различные фонды и т. д.), возможность для руководителя сосредоточиться на более важных стратегических задачах, ведение учета профессионалами, страхование рисков, связанных с допущенными ошибками в учете (многие компании обязуются их исправить за свой счет).
4. Решение учетных задач через программы — такой вариант предполагает самостоятельное ведение бухгалтерии через специальные утилиты. Здесь автоматически формируется необходимая отчетность и направляется в контролирующие органы.
Однако такой способ нельзя рассматривать, как равнозначную альтернативу «живому» специалисту. В ходе ведения предпринимательской деятельности часто возникают спорные вопросы, решить которые не получится без помощи настоящего профессионала.
Если вы мечтаете открыть свой интернет-магазин, но не знаете, как наладить учетную работу, то опытные специалисты из «Мегаконсалт» смогут решить за вас эту задачу.
Аутсорсинг бухгалтерии для интернет-магазинов — одно из основных направлений деятельности нашей компании. Окажем профессиональную помощь. Обращайтесь!
Аутсорсинг бухгалтерии для интернет-магазинов — одно из основных направлений деятельности нашей компании. Окажем профессиональную помощь. Обращайтесь!
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Остались вопросы? Напишите нам!