• /
24.09.2020

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП): как выпустить и пользоваться

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора
Электронный документооборот позволяет обмениваться документами между контрагентами, отправлять отчетность в налоговую службу и государственные органы, заказывать и получать услуги в цифровом формате. Но для придания юридической силы электронным документам нужна цифровая подпись. Ее наличие в документе придает последнему такую же юридическую силу, что и обычная подпись с печатью на бумажном аналоге.

Рассмотрим, что такое ЭЦП, как работает электронная подпись и что необходимо сделать для ее получения.

Понятие электронной подписи

ЭЦП — это цифровой аналог собственноручной подписи, которая ставится на бумажном документе. Наличие электронной подписи придает документу юридическую силу, удостоверяет авторство и подтверждает, что с момента подписания в него не вносились изменения и корректировки.

Электронная подпись на документе не имеет видимого представления. Ее можно «увидеть» только с помощью специальных утилит или встроенных в текстовые редакторы инструментов. Она формируется с помощью особых криптографических алгоритмов на основе личных ключей, выпущенных удостоверяющими центрами.

Порядок выпуска и использования ЭЦП регламентирован законом 63-ФЗ, а действующие государственные стандарты закреплены в ГОСТ Р под номером 34.10−2012.

В Российской федерации действуют три вида подписей:

  • Простая — удостоверяет авторство документа, но не придает ему юридическую силу;
  • Неквалифицированная — идентифицирует автора документа и позволяет удостовериться в том, что в него не вносились документы;
  • Квалифицированная — придает подписанному документу юридическую силу. Она аналогична собственноручной подписи. Она формируется с помощью лицензированного ПО на основе защищенных криптографических процессов и выдается удостоверяющими центрами с лицензией ФСБ.
Как работает электронная подпись

Рассмотрим, как работать с электронной подписью. Для использования ЭЦП необходимо три компонента:

  1. Провайдер криптографических алгоритмов. Это утилита, которая устанавливается на компьютер. С ее помощью производится подписание документа, шифровка и расшифровка данных, проверка целостности подписей. Пример такой программы — КриптоПро CSP.
  2. Сертификат подписи с ключом. Они оформляются в удостоверяющим центе и записываются на защищенный внешний носитель. Он похож на обычную флэшку, но играет роль токена, на основе которого производится шифрование. Такие ключи выпускает, например, компания «Актив» (Рутокен).
  3. Настройка рабочего места. Для использования электронной подписи необходимо правильно настроить коневые сертификаты и установить кросс-сертификаты Министерства коммуникаций и связи. Они позволяют проверить, аккредитован ли удостоверяющий центр, который обслуживает электронную подпись.

Также необходимо выполнить:

  • Настройку браузера для работы с сайтами, на которых используется электронная подпись;
  • Установку дополнительных надстроек для плагинов и браузеров.

Как подписывать документы

Как использовать ЭЦП для подписания документов? Все файлы, которые можно удостоверять подписью, условно делятся на два вида:

  • Документы особого формата, в которые можно встраивать подпись. К ним относятся файлы, подготовленные в редакторе Word, pdf-документы. В этом случае подписать файл можно в самом редакторе (иногда нужно установить дополнительные плагины и надстройки). Проверка наличия подписи также производится внутри программы.
  • Неформализованные документы. В них отсутствую штатные возможности для встраивания подписи. В этом случае ЭЦП прилагается отдельно и называется «отсоединенной». Для подписания используются различные утилиты, можно ставить подпись в браузере.

Проверка электронной подписи производится двумя способами:

  • В штатной программе, например Word или Acrobat Reader.
  • С помощью отдельной утилиты, например КриптоАРМ. Для этого в нее закгружается документ и сертификат, при помощи которого создавалась подпись. После этого программа проверяет, действует ли сертификат, выпущен ли он лицензированным удостоверяющим центром и соответствует ли подпись подписанному документу.
Получить консультацию эксперта

Для чего может понадобиться электронная подпись

Квалифицированная Э П является полным аналогом собственноручной. Поэтому ее можно использовать во всех случаях, когда документ требует подписания для придания ему юридической силы. Но, по понятным причинам. ЭЦП применяется только для цифровых документов.

С ее помощью можно:

  • Участвовать в электронных торгах на государственных и иных электронных площадках в интернете, в том числе согласно законам 44-ФЗ и 223-ФЗ;
  • Подавать процессуальные документы в суд дистанционно;
  • Заказывать и получать государственные услуги на сайтах госучреждений;
  • Подавать отчетность в государственные органы;
  • Обмениваться документами в различных сферах, в том числе жилищно-коммунальной, банковской.

Физическое лицо с помощью ЭЦП может оформить кредит, подать документы для вступления в ВУЗ, зарегистрировать сделки с недвижимостью.

Как выпустить электронную подпись

Выпустить сертификат ЭЦП может только лицензированный удостоверяющий центр. Это компания, которая прошла аккредитацию и имеет специализированное криптографическое ПО для формирования ключей.

Процедура занимает около 3 дней, но до ее начала необходимо определиться, для чего планируется использовать электронную подпись. В каждом удостоверяющем центре на выбор предоставят несколько вариантов, среди которых следует выбрать подходящий. Например, если вам нужно выпустить ЭЦП для налоговой, оформляется квалифицированная подпись.

Сама заявка подается на сайте выбранного удостоверяющего центра. Заказчиком может быть физическое лицо, тогда ЭЦП можно использовать для личных целей, или предприниматель (компания).

В зависимости от субъекта, на которого оформляется подпись, нужно подавать следующий набор документов:

  • Паспорт будущего владельца подписи (если иностранец, то документ нужно перевести на русский язык с нотариальным заверением);
  • СНИЛС и ИНН физического лица;
  • ОГРН и ИНН предпринимателя или юридического лица;
  • Данные на человека, от чьего имени будут подписываться документы компании (приказ о назначении, доверенность, паспорт);
  • Номер свидетельства о постановке на учет.

Электронная подпись оформляется лично владельцем, который несет ответственность за правильность ее использования. В период самоизоляции из-за пандемии COVID-19 некоторые удостоверяющие центры предлагали услугу удаленной идентификации личности, то эта мера используется как временная и является исключением.

После верификации личности выпускается токен, который выдается владельцу подписи. Для этого необходимо посетить выбранный удостоверяющий центр или заказать приезд его представителя по указанному вами адресу. Обратите внимание, что при получении токена нужно отдать оригинал заявления о его оформлении.
Бухгалтерские услуги для ИП
Хотите получить консультации и помощь в оформлении электронной цифровой подписи? Выпустить ключ ЭЦП? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Контактные телефоны для связи со специалистами указаны на сайте.
Подписаться на нашу рассылку