• /
02.07.2020

Передача дел при смене главного бухгалтера: пошаговая инструкция

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора
Главбух является должностным лицом предприятия и имеет возможность распоряжаться материальными ценностями, деньгами на счету и в кассе. Кроме того, он владеет всей информацией о хозяйственной деятельности компании и несет ответственность за сохранность ТМЦ, правильность ведения учета, начисления и уплаты налогов.

При увольнении и найме нового сотрудника на эту должность необходимо правильно организовать прием-передачу дел при смене главного бухгалтера.
Содержание

    Как подготовиться к передаче дел должностному лицу

    Спонтанный или неконтролируемый процесс передачи дела новому сотруднику может повлечь наступление серьезных последствий для компании и нового главбуха. Законодательством эта процедура не регламентирована, поэтому каждый из руководителей самостоятельно принимает решение о том, как происходит этот процесс.

    Ниже приведена пошаговая инструкция передачи дел главного бухгалтера. Рассмотрим каждый из шагов максимально подробно.
    Аннулирование доверенностей
    Для исполнения служебных обязанностей главбуху необходимы полномочия представлять интересы компании в различных государственных органах, банках и перед контрагентами. Поэтому перед тем как будет произведена передача дел при смене главного бухгалтера, необходимо аннулировать все выданные документы.

    Для этого можно использовать типовой документ для отзыва доверенности и разослать уведомления в банки и всем государственным структурам. Они должны знать о том, что конкретный главбух не представляет интересы вашей компании.
    Аннулирование доступа к расчетному счету
    Если увольняемый бухгалтер имел право самостоятельно подписывать платежные документы для банка (в том числе электронные), необходимо аннулировать эту возможность. Это нужно и для того, чтобы руководитель мог самостоятельно распоряжаться деньгами, если в банках оформляются взаимозависимые подписи.

    Обратите внимание, что процесс смены подписи может занять определенное время. Поэтому о нем рекомендуется побеспокоиться заранее, чтобы избежать задержек в отправке средств контрагентам. Больше всего времени требуется на замену электронного сертификата, которым удостоверяются цифровые платежные поручения.
    Проверка фактического наличия ТМЦ и денежных средств
    Перед передачей дел и увольнением должностного лица необходимо инвентаризировать имущество компании и обязательства перед контрагентами. Главный бухгалтер не несет ответственности за сохранность товаров на складе. Однако проверка позволит определить, правильно ли были отражены в учете все операции.

    Дебиторская и кредиторская задолженности юридического лица — сфера ответственности главбуха. Поэтому проверка этого участка бухгалтерии является обязательной, чтобы не иметь проблем в будущем.
    Контроль бухучета и отчетов
    Порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера предусматривает проведение проверочных мероприятий. Рекомендуется произвести сплошной контроль с привлечением сторонних специалистов. Но он может занять долгое время. В экстренных ситуациях рекомендуется убедиться в наличии следующих бумаг:

    • Отчеты, наличие которой является обязательным согласно налоговому кодексу и закону о бухучете.
    • Документация, отражающей выбор учетной политики и внутренняя документация компании;
    • Запросы от налоговой инспекции и ответы на них, а также переписка с другими государственными контролирующими органами.
    • Компьютерная база и первичная документация, отражающая хозяйственные операции.

    Обратите внимание, что факт сдачи обязательных отчетов можно проверить в самой налоговой, если компания сдает их в электронной форме. Кроме того, можно проверить наличие ответов на все запросы о предоставлении объяснений и документов. Они также отправляются в электронной форме и видны в специализированном приложении.

    Как происходит передача дел новому сотруднику

    После подготовки, которая может проходить до найма нового сотрудника, можно переходить непосредственно к процедуре. Она также условно делится на несколько этапов.
    Ознакомление с должностной инструкцией
    Перед приемом на работу новый сотрудник должен понимать, какие функции он должен исполнять и какую ответственность он несет за нарушения. Кроме того, предварительное знакомство со своими обязанности позволит ему понять, какие документы нужно принять у предшественника.
    Издание приказа о принятии бухгалтера и передаче дел

    В случае когда после увольнения главбуха не предусмотрена иная схема организации учета, то после принятия нового сотрудника издается дополнительный приказ, по которому производится передача документации.

    В этом приказе указываются:

    • Причина передачи. Чаще всего речь идет об увольнении предыдущего сотрудника.
    • Сроки передачи. Если главбух уходит с работы по соглашению с работодателем и участвует в комиссии, нельзя устанавливать срок передачи больше двух недель, иначе будет нарушена статья 80 ТК РФ.
    • Лицо, которое отвечает за процесс. Как правило, указываются фамилии старого и нового сотрудников.
    • Список людей, которые входят в комиссию. Она необходима, когда предстоит передать много документации. Для передачи назначаются бухгалтера или работники отдела внутреннего контроля, другие сотрудники. Возглавляет комиссию председатель.
    Получение объяснений со старого бухгалтера

    Если новому бухгалтеру для исполнения своих обязанностей требуются пояснения, он берет их у прежнего должностного лица. Объяснения даются по таким вопросам:

    • Особенностей бухучета на конкретном предприятии;
    • Особенностей организации налогового учета;
    • Внутреннего порядка работы со структурными подразделениями;
    • Организации взаимодействия с контрагентами;
    • Особенностей взаимодействия с контролирующими органами и внешними аудиторами, которые проверяют работу бухгалтерии.

    Подготовка акта передачи

    Завершающей стадией передачи является составление документа, в котором отражается вся проделанная работа. Чем больше информации будет включено в акт, тем лучше для нового должностного лица.

    Форма акта строго не регламентируется. Но в нем рекомендуется упомянуть такую информацию:

    • ФИО работников, которые передают и принимают дела, время и дату составления документа;
    • Период передачи документации от одного должностного лица к другому;
    • Реквизиты кадровых приказов, по которым наняты и увольняются работники, реквизиты приказа, согласно которому производится процедура передачи;
    • Перечень документации, которые передаются по акту. Если их количество велико, указываются только папки с количеством прошитых страниц;
    • Реквизиты БСО, передаваемых новому должностному лицу;
    • Список первички и отчетов, которых нет в бухгалтерии, но они упоминаются в учете;
    • Перечень ошибок, обнаруженных в период работы комиссии и при анализе передаваемой документации;
    • Список печатей, которые передаются новому работнику.
    Получить консультацию эксперта

    Описание бухучета в акте

    Одним из разделов акта является характеристика налогового учета. Она состоит из следующих разделов:

    1. Организация работы. Указывается, каким образом организована структура бухгалтерии, насколько укомплектован ее штат, как распределены обязанности между бухгалтерами. Также можно описать, какими средствами и в каком объеме автоматизирован учет с помощью программных средств.

    2. Финансы. Здесь указывается, есть ли на предприятии кассир и заключен ли с ним договор о материальной ответственности, имеется ли контрольно-кассовый аппарат или другое оборудование. Указываются результаты проведенной инвентаризации и наличия бланков строгой отчетности, а также правильность хранения документов. В этом разделе перечисляются, в каких банках открыты счета (с реквизитами) и остаток денежных средств на них (с документальным подтверждением).

    3. Основные средства. В разделе указывается фактическое наличие ОС, выявленное после инвентаризации, а также правильность организации документального учета, начисления амортизационных платежей.
    4. Товарно-материальные ценности. В разделе описывается фактическое наличие товаров на складах или торговых точках, а также их соответствие учетным документам. Если обнаружены отклонения, то в разделе указываются дальнейшие действия по их устранению. Кроме того, перечисляются работники складов, с которыми у компании заключены договора о материальной ответственности.

    5. Дебиторская и кредиторская задолженность, платежи по налогам и в государственные фонды. В этом разделе описывается размер задолженности по купленным и проданным товарам и услугам, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатки сумм, выданных в подотчет, наличие актов сверки по налоговым платежам. Необходимо указать, как организована работа по истребованию задолженности, как ведется кадровый учет и имеются ли задолженности по оплате труда.

    6. Отчетность. В этом разделе указываются недостатки и расхождения в отчетах. Старый бухгалтер дает пояснения по выявленным расхождениям и причинам их появления.

    Список разделов может быть увеличен по желанию комиссии. Например, в характеристике бухучета может указываться порядок хранения бухгалтерских документов, процедура их сдачи в архив и уничтожения.
    Мегаконсалт поможет законно

    Как избежать передачи дел

    Передача дел при смене главного бухгалтера — сложная и длительная процедура, во время которой бухгалтерский учет в компании не будет вестись, у руководителя не будет возможности оперативно получать необходимую информацию, совершать платежи контрагентам и т. п.

    Избежать этого можно, если передать ведение бухгалтерии в аутсорсинговую компанию. В этом случае само явление передачи дел будет исключено. При обращении в профессиональное консалтинговое агентство благодаря четкой организации работы ведение бухгалтерии не зависит от здоровья, присутствия на работе и других обстоятельств отдельного человека. Вы будете уверены в том, что бухгалтерия ведется правильно и в полном объеме.

    Компания «Мегаконсалт» предоставляет услуги по ведению бухгалтерского учета. Вы можете заказать полный пакет услуг и отказаться от найма главного бухгалтера. Если во время работы из-за ошибок в ведении документации к юридическому лицу будут применены санкции, ущерб полностью возмещается согласно условиям договора.

    Для получения дополнительных консультаций и заказа услуги обращайтесь к нашим менеджерам по указанным на сайте телефонам.

    Подписаться на нашу рассылку