Представительские расходы: учет, оформление, налоги

• Что подпадает под эту категорию затрат
• Какие расходы можно отнести к представительским
• Оформление понесенных представительских расходов
• Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута
• Отражение в регламентированном учете
• Налог на прибыль и представительские расходы
• Налог на добавленную стоимость и представительские расходы
• Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете
• Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров
• Подтверждающие документы

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

• Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
• Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
• Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

• Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
• Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
• Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

• Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
• Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

• Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
• Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

• НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
• Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
• Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

• Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
• Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
• Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.

• Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
• Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
• Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
• Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
• Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
• Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

• Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
• Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
• Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
• Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
• Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Теперь рассмотрим, как производится учет представительских расходов в 2020 году. Согласно требованиям статьи 264 максимальный размер расходов по этому пункту может составлять не более 4% от суммы, которая была потрачена на оплату труда сотрудников.

Рассмотрим на примере:

• В текущем отчетном периоде (квартале) на выплату зарплаты и отчислений было потрачено 2 млн рублей;

• Списать на представительские расходы можно не более 80 тыс. рублей, то есть 2 млн * 0,04.

• 26 Общие хозяйственные расходы;
• 44 Расходы на продажу.

Они могут корреспондировать со счетами 60, 71 или 76 в зависимости от того, каким образом был организован банкет и какие компании были для этого привлечены.

Рассмотрим подробно, как распределить представительские расходы по счетам бухгалтерского учета. Для примера возьмем такую ситуацию:

• Общие затраты на организацию мероприятия составили 50 тыс. рублей;
• Оплата услуг по перевозке делегатов составили 10 тыс. рублей;
• Затраты на оплату услуг переводчика составили 10 тыс. рублей;
• Остальные деньги ушли на организацию банкета.

Делаем такие проводки

• Дт 71 Кт 50 на сумму 30 тыс. Из кассы компании выданы деньги работнику для оплаты обеда в заведении общественного питания.
• Дт 26 Кт 71 на сумму 30 тыс. Работник компании оплатил услуги ресторана и эти расходы были отнесены на субсчет «Представительские расходы» счета 26.
• Дт 76 Кт 51 на сумму 10 тыс. С расчетного счета компания заплатила транспортной организации, которая перевозила участников делового мероприятия. Для целей аналитического учета эта сумма проводится по субсчету «Расчеты с транспортными организациями».
• Дт 26 Кт 76 на сумму 10 тыс. Эти расходы были списаны на представительские расходы.
• Дт 76 Кт 51 на сумму 10 тыс. С расчетного счета была оплачена услуга переводчика.
• Дт 26 Кт 76 на сумму 10 тыс. Потраченные деньги были отнесены на общехозяйственные расходы по субсчету «Представительские».

Как было указано выше в течение отчетного периода — квартала — можно списать на затраты расходы в размере 4% от фонда оплаты труда. Обратите внимание, что речь идет не просто о заработной плате, но и дополнительных платежах, которые делает компания. То есть, сюда включается:

• Заработная плата;
• Компенсационные выплаты работникам;
• Премии и другие стимулирующие выплаты.

Все, что превышает 4% списать на расходы нельзя. На их погашение идет прибыль предприятия. Нельзя также переносить расходы на следующий период (год).

Рассмотрим на примере:

• В 1 квартале компания потратила на представительские расходы 400 тыс. рублей, а фонд оплаты труда составил 8 млн рублей;
• Во 2 квартале расходы на организацию встреч с партнерами составили 100 тыс. рублей, а фонд оплаты труда за полгода вырос до 15 млн рублей.
• При начислении и уплате налога на прибыль за первые 3 месяца года можно отнести на представительские только 320 тыс. рублей из 400 тыс. (4% от 8 млн.);
• При начислении и уплате налога на полгода максимальная сумма, которую можно списать на представительские расходы составит 600 тыс. рублей (4% от 15 млн). То есть можно списать и текущие 100 тыс. и 80 тыс., которые остались за предыдущий период.

Но при этом нужно помнить, что предъявлять к вычету НДС по расходам за прошлый год нельзя.

Рассмотрим пример начисления НДС по суммам, описанным в предыдущем разделе:

• За 1 квартал НДС по представительским расходам составил 80 тыс. рублей (400 тыс. * 0,2), а за 2 квартал — 20 тыс. рублей (100 тыс. * 0,2);
• В 1 квартале с учетом предельной суммы можно учесть в составе расходов только 320 тыс., соответственно и предъявить к вычету НДС можно в размере 64 тыс. рублей (320 тыс. * 0,2);
• Однако в следующем квартале остаток также был отнесен на расходы, то есть сумма списания составила 100 тыс. + 80 тыс. = 180 тыс. А НДС к вычету будет равен 20 тыс. + 16 тыс.= 36 тыс. рублей.

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, отсутствует предельный норматив списания расходов. Поэтому они признаются как расходы по основным видам деятельности без ограничений и учитываются на счетах 26 или 44.

Дата проведения операции может быть разной:

• Дата предоставления авансового отчета по деньгам, выданным сотруднику компании. Этот вариант принимается в случае, если для организации банкета были использованы наличные деньги из кассы.
• Дата утверждения отчета о проведенном мероприятии. Этот вариант принимается в том случае, если работник отдал авансовый отчет раньше.

В качестве подтверждающих документов могут выступать следующие бумаги:

• приказ, изданный директором компании о расходовании средств на соответствующие цели,
• смета планируемых представительских расходов,
• первичные документы (чеки, квитанции и т. д.),
• отчет о расходах, понесенных в ходе реализации тех или иных представительских мероприятий.