• /
3.12.2020

Представительские расходы: учет, оформление, налоги

Грецкая Дарья, заместитель генерального директора
Представительские расходы — это затраты, которые несет компания на организацию бизнес-встреч с целью знакомства с клиентами, подписания договоров, увеличения известности своей торговой марки. Ввиду особого характера этих затрат редко какая организация ведет учет представительных расходов в бухгалтерском учете из-за риска неправильного начисления единого налога или налога на прибыль.

Но законодательство разрешает включать их в состав расходов и уменьшать налогооблагаемую базу. Рассмотрим, каким образом отражаются представительные расходы в налоговом учете в 2020 году.

Что подпадает под эту категорию затрат

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

  • Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
  • Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
  • Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

  • Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
  • Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
  • Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

  • Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
  • Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

Во избежание проблем при проверке учета представительских расходов рекомендуется не включать сувениры в их состав или тщательно документировать их. Документы могут понадобиться как доказательства в судебном разбирательстве.

Какие расходы можно отнести к представительским

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

  • Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
  • Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Расходы на питание списываются независимо от того, как организован прием пищи и когда он проходит. Это могут быть деловые завтраки, обеды или ужины в ресторане, а также организация буфета прямо в офисе во время переговоров.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

  • НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
  • Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
  • Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Оформление понесенных представительских расходов

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

  • Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
  • Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
  • Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.
Это перечень приведен согласно Письма Министерства финансов № 03−03−06/1/675.

Форма приказа официально не регламентируется, но в нем должны быть обязательно отражены следующие сведения:

  • Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
  • Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
  • Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
  • Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
  • Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
  • Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

  • Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
  • Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
  • Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
  • Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
  • Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута

Вопрос о том, можно ли относить представительские расходы в расходную часть, если договор с контрагентом не заключен, законодательством не урегулирован. Поэтому здесь необходимо руководствоваться практикой применения законодательства.

Согласно решениям высших судебных органов, достижение цели делового мероприятия не является обязательным для списания расходов. Но во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами в этом случае рекомендуется более тщательно составить отчет, в котором указать, какие действия предпринимались для заключения договора и какие вопросы обсуждались с контрагентами. А также причины, по которым договор не был заключен или пролонгирован.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Отражение в регламентированном учете

Теперь рассмотрим, как производится учет представительских расходов в 2020 году. Согласно требованиям статьи 264 максимальный размер расходов по этому пункту может составлять не более 4% от суммы, которая была потрачена на оплату труда сотрудников.

Рассмотрим на примере:

  • В текущем отчетном периоде (квартале) на выплату зарплаты и отчислений было потрачено 2 млн рублей;
  • Списать на представительские расходы можно не более 80 тыс. рублей, то есть 2 млн * 0,04.

Если на организацию банкетов и встреч было потрачено больше, все суммы сверх лимита списываются за счет прибыли.

Счет учета представительских расходов зависит от специфики деятельности предприятия. Наиболее распространены такие варианты:

  • 26 Общие хозяйственные расходы;
  • 44 Расходы на продажу.

Они могут корреспондировать со счетами 60, 71 или 76 в зависимости от того, каким образом был организован банкет и какие компании были для этого привлечены.

Рассмотрим подробно, как распределить представительские расходы по счетам бухгалтерского учета. Для примера возьмем такую ситуацию:

  • Общие затраты на организацию мероприятия составили 50 тыс. рублей;
  • Оплата услуг по перевозке делегатов составили 10 тыс. рублей;
  • Затраты на оплату услуг переводчика составили 10 тыс. рублей;
  • Остальные деньги ушли на организацию банкета.

Делаем такие проводки

  • Дт 71 Кт 50 на сумму 30 тыс. Из кассы компании выданы деньги работнику для оплаты обеда в заведении общественного питания.
  • Дт 26 Кт 71 на сумму 30 тыс. Работник компании оплатил услуги ресторана и эти расходы были отнесены на субсчет «Представительские расходы» счета 26.
  • Дт 76 Кт 51 на сумму 10 тыс. С расчетного счета компания заплатила транспортной организации, которая перевозила участников делового мероприятия. Для целей аналитического учета эта сумма проводится по субсчету «Расчеты с транспортными организациями».
  • Дт 26 Кт 76 на сумму 10 тыс. Эти расходы были списаны на представительские расходы.
  • Дт 76 Кт 51 на сумму 10 тыс. С расчетного счета была оплачена услуга переводчика.
  • Дт 26 Кт 76 на сумму 10 тыс. Потраченные деньги были отнесены на общехозяйственные расходы по субсчету «Представительские».

Налог на прибыль и представительские расходы

Как было указано выше в течение отчетного периода — квартала — можно списать на затраты расходы в размере 4% от фонда оплаты труда. Обратите внимание, что речь идет не просто о заработной плате, но и дополнительных платежах, которые делает компания. То есть, сюда включается:

  • Заработная плата;
  • Компенсационные выплаты работникам;
  • Премии и другие стимулирующие выплаты.

Кроме того, в эту сумму включаются также выплаты сотрудникам, которые выполняют работы на основании гражданско-правовых соглашений, а также другие расходы, предусмотренные статьей 255 НК.

Размер представительских расходов и суммы, которая была потрачена на оплату труда, берется нарастающим итогом с начала отчетного периода и рассчитывается на конец года. То есть, если в какой-то месяц компания потратила больше, а в другой меньше, но общий размер не превышает 4%, все затраты можно списать, так как они укладываются в норматив.

Все, что превышает 4% списать на расходы нельзя. На их погашение идет прибыль предприятия. Нельзя также переносить расходы на следующий период (год).

Рассмотрим на примере:

  • В 1 квартале компания потратила на представительские расходы 400 тыс. рублей, а фонд оплаты труда составил 8 млн рублей;
  • Во 2 квартале расходы на организацию встреч с партнерами составили 100 тыс. рублей, а фонд оплаты труда за полгода вырос до 15 млн рублей.
  • При начислении и уплате налога на прибыль за первые 3 месяца года можно отнести на представительские только 320 тыс. рублей из 400 тыс. (4% от 8 млн.);
  • При начислении и уплате налога на полгода максимальная сумма, которую можно списать на представительские расходы составит 600 тыс. рублей (4% от 15 млн). То есть можно списать и текущие 100 тыс. и 80 тыс., которые остались за предыдущий период.

Однако такая же схема не подойдет для 4 квартала и 1 квартала следующего года. Переносить излишек с 4 квартала на новый отчетный период нельзя.

Налог на добавленную стоимость и представительские расходы

Статья 171 Налогового кодекса говорит о том, что предъявить к вычету суммы налога на добавленную стоимость можно в том случае, если были оплачены представительские расходы, которые учитывались и для расчета налога на прибыль.

То есть, списать НДС тоже можно только в пределах норматива 4% от размера фонда оплаты труда. Эти суммы отражаются в счетах фактурах и книге учета покупок, но только в пределах указанной суммы.

Так как норматив в 4% рассчитывается с начала года и до конца отчетного периода, может возникнуть ситуация, когда в следующем отчетном периоде излишек представительских расходов будет учтен в расходной части. В этом случае НДС по этой сумме также может быть предъявлен к вычету в следующем отчетном периоде.

Но при этом нужно помнить, что предъявлять к вычету НДС по расходам за прошлый год нельзя.

Рассмотрим пример начисления НДС по суммам, описанным в предыдущем разделе:

  • За 1 квартал НДС по представительским расходам составил 80 тыс. рублей (400 тыс. * 0,2), а за 2 квартал — 20 тыс. рублей (100 тыс. * 0,2);
  • В 1 квартале с учетом предельной суммы можно учесть в составе расходов только 320 тыс., соответственно и предъявить к вычету НДС можно в размере 64 тыс. рублей (320 тыс. * 0,2);
  • Однако в следующем квартале остаток также был отнесен на расходы, то есть сумма списания составила 100 тыс. + 80 тыс. = 180 тыс. А НДС к вычету будет равен 20 тыс. + 16 тыс.= 36 тыс. рублей.

Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового, отсутствует предельный норматив списания расходов. Поэтому они признаются как расходы по основным видам деятельности без ограничений и учитываются на счетах 26 или 44.

Дата проведения операции может быть разной:

  • Дата предоставления авансового отчета по деньгам, выданным сотруднику компании. Этот вариант принимается в случае, если для организации банкета были использованы наличные деньги из кассы.
  • Дата утверждения отчета о проведенном мероприятии. Этот вариант принимается в том случае, если работник отдал авансовый отчет раньше.

Учитывая требования налогового законодательства могут возникать ситуации, когда часть расходов не вписывается в установленный норматив. Поэтому их нужно будет учитывать на отдельном счете — 09, который называется Отложенные налоговые активы. Он будет корреспондировать со счетами 68, а именно — субсчету «Налог на прибыль».

Если в следующих налоговых периодах в течение года появится возможность списать расход в пределах норматива, то делаются обратные проводки и отложенные налоговые активы уменьшаются.
Однако в конце года переносить расход на следующий период нельзя. Потому нужно выполнить одно из действий:

1. Погасить остаток на счете 09 за счет доначисления налога на прибыль. Кредит этого счета будет корреспондировать с дебетом 68. Одновременно с этим делается проводка: дебет счета 99 и кредит 68, как в случае обычного начисления налогового обязательства.

2. Списать остаток за счет счета 99 Прибыли и убытки. Этот способ не является на 100% правильным, так как имитирует выбытие актива, при котором не возникает налогового обязательства. Но фактически этого выбытия не происходит. Однако налоговая служба не обращает внимание на подобную ситуацию, так как размер налогового обязательства при этом получается правильным.

Обратите внимание, что если директор лично встречался с представителями партнеров и эти расходы невозможно признать представительскими, то выплата со стороны компании ему будет признана доходом руководителя. Следовательно, с нее нужно взыскать налог на доходы физических лиц, начислить и перечислить обязательные взносы в государственные фонды.

Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров

Ввиду того, что приведенный в законе перечень является закрытым, контролирующие органы склоняются к тому, что расходы, связанные с оплатой гостиницы (номера в отеле) партнёров по бизнесу, не могут быть учтены в составе категории представительских затрат. Подтверждением такому выводу служат письма МФ РФ № 03−03−06/1/796 и № 03−03−06/1/235.

Вместе с тем, в практике арбитражных судов можно найти прецеденты, когда судьи относили затраты на проживание деловых партнёров к категории «обслуживание». В этом случае они признавались представительскими. К примеру, Постановление ФАС ВСО по делу № А58−1363/2012, изданное от 16 мая 2013 года.

Подтверждающие документы

В качестве подтверждающих документов могут выступать следующие бумаги:

  • приказ, изданный директором компании о расходовании средств на соответствующие цели,
  • смета планируемых представительских расходов,
  • первичные документы (чеки, квитанции и т. д.),
  • отчет о расходах, понесенных в ходе реализации тех или иных представительских мероприятий.
Отдайте на аутсорсинг в «Мегаконсалт»
Хотите правильно рассчитать налоги при представительских расходах? Обращайтесь за помощью в компанию «Мегаконсалт». Мы предоставляем услуги по ведению бухгалтерского учета на условиях аутсорсинга. У нас работают квалифицированные бухгалтера, которые гарантированно правильно отразят операции и начислят налоговые платежи. Мы компенсируем финансовые потери, которые несет наш клиент в результате доначисления налоговых платежей, уплаты штрафов и пеней из-за недоимок.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Подписаться на нашу рассылку